從事檔案的管理與保管方法探究

王潤玲

摘要：檔案整理與保管是企事業單位工作的重要內容，其對于工作、學習等方面具有重要的參考作用。而合理的人事檔案整理與保管對于人事管理具有重要意義，基于此，本文闡述了人事檔案的重要性以及人事檔案整理的主要作用，對人事檔案的整理與保管方法進行了探討分析。

關鍵詞：人事檔案；重要性；整理

一、人事檔案的重要性

人事檔案是組織人事等有關部門按照國家的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。人事檔案的整理，在整個檔案中占非常重要的地位。因此整理好人事檔案應做到：科學、真實、完整、規范。

二、人事檔案整理的主要作用

人事檔案整理的作用主要表現為：

（一）便于保管、保護

人事檔案整理完成后，還要采用專門的保管、保護措施，維護人事檔案的完整與安全，使人事檔案能夠長久地為社會提供服務。一味地追求方便利用，而忽視對檔案資料的保管和保護，會造成檔案原始資料的損害。如何保管和保護好人事檔案，首先應將檔案資料集中庫房保管，不能分散和隨便存放；其次將檔案進行編號登記，有序排列，科學存放，對收進、轉出、查閱、借用都要進行登記，并檢查核對，然后入檔、入柜，避免積壓。最后保持庫房的整潔衛生，合理布局，擺放整齊也非常重要。

（二）便于保密、查閱

保管人事檔案工作目的就是開發檔案信息源，提供人事檔案，為組織人事工作服務，所進行的收集、鑒別、整理、保管等環節的一系列基礎性工作。人事檔案整理后既便于工作，又要確保安全保密。對于已整理好的檔案按照制度，涉及到當事人入黨、任免、調動、政治審查、組織處理、復查或甄別歷史案件可查閱本人檔案，了解人事檔案有關情況時，確因工作需要，經領導同意，可提供有關部分，無關的部分可以不予提供，以利于保密。

（三）便于開發、利用

整理檔案的目的是便于開發和利用。如果整理得不合適，就會給檔案的開發和利用帶來許多困難。整理好的檔案裝訂成卷，經組織審批后辦理手續，無論借閱一份還是借閱某一類別的檔案，若整卷借出，利用就會受到很大程度上的影響，需等到前者借閱歸還后，后者才能利用，更重要的是不利于保密。實踐證明，采用活頁式的裝訂方法，可以根據查、借閱檔案人員的需要，提供所需的內容，與查、借閱無關的內容可以不提供。活頁式的裝訂法，還便于綜合或專題利用。

三、人事檔案的整理與保管方法分析

（一）人事檔案整理方法分析

主要表現為：一是檢查核對材料，對已歸檔的材料進行認真核實。二是歸類排序，按照檔案工作條例，干部人事檔案正本由十類材料構成。三是技術加工，為了便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規則、破損、卷角、折皺等不合歸檔要求的材料，在不損害文字內容，保持檔案歷史原貌的前提下，區別情況，對其外在形式進行技術處理。四是粘貼類角、編號，便于查找，給每類材料貼一個類角，不再使用隔頁紙。五是目錄登記，在干部人事檔案材料經過排列和加工之后，按照固定的欄目和要求逐份記載在目錄表上的工作。六是裝訂成冊，經過鑒別、分類、排列、登記目錄和技術加工之后的檔案材料裝訂成卷。七是復查驗收，檔案專業知識比較全面的人員，對整理好的檔案進行一次全面系統的技術驗收。

（二）人事檔案保管方法的分析

具體體現在：

1.明確人事檔案保管范圍。第一、分級管理的人員，其全套人事檔案應由主管部門保管，主要協管的部門只保管檔案副本，非主要協管和監管的單位不保管人事檔案，根據工作需要可以建立卡片。第二、軍隊和地方互兼職務的人員，主要職務在軍隊的，其人事檔案則由軍隊保管；主要職務在地方的，其人事檔案則由地方保管。第三、人員離休、退休和退職后，就地安置的，由原管理單位或工作單位保管；易地安置的，則可以轉至負責管理該人員的組織、人事部門保管。第四、人員被開除公職以后，其檔案轉至該人員所在地人事部門或管理部門保管，其中干部必須由當地縣或相當縣級的人事部門保管。第五、人員在受刑事處分或勞動教養期間，其檔案由原單位保管。刑滿釋放和解除勞教后，重新安置的，其檔案應當轉至主管單位保管。

2.明確人事檔案保管的期限。第一、看成就或貢獻。凡是對黨和國家或某一地區及某一學科研究作出了貢獻的人員，包括發明創造者、新學科的創始人、領導人、某運動的首倡者，發表過重要論文和著作、作品者，以及具有一技之長的人，或者某一著名建筑工程的設計者等作出了各種貢獻的人員，死亡之后，他們的檔案應當由原管理單位保存若干年以后移交本機關檔案部門，隨同到期的其他檔案移交給同級檔案館保存。第二、看影響力。影響力指的是某人在某一地區有重大影響。例如各個方面的領袖人物、轟動一時的新聞人物、重大事件或案件的主要涉及者、重要討論的發起者等，這些人的檔案材料在其死亡后由原單位保存若干年以后移交本機關檔案部門，隨同到期的其他檔案向同級檔案館移交。第三、看技術職稱、學位和學銜。技術職稱、學位和學銜是一個人在學術界的地位和專業上造詣的突出表現。一般地說，副教授、副研究員或博士以上的人員死亡后，其人事檔案由原單位保存若干年以后移交本機關檔案部門，隨同到期的其他檔案移交同級檔案館保存。

3.明確人事檔案保管設施與要求。根據安全保密、便于查找的原則要求。對人事檔案應嚴密、科學地保管。人事檔案部門應建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜。庫房內應設立空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查；要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫、濕度；人事檔案管理部門，要設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。

四、結束語

綜上所述，人事檔案管理工作是推動人才的合理配置、合理流動和合理使用。確保人才隊伍整體水平的重要舉措，可作為科學考察、正確評價、合理使用人才的一項重要依據。因此對人事檔案的整理與保管方法進行分析具有重要意義。

參考文獻：

[1]魯紅.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].時代教育，2016（12）.

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