淺議基層單位實體檔案安全管理問題

李通

摘要：檔案安全主要包含了實體檔案安全和檔案信息安全。實體檔案安全指檔案的保管利用安全，是保證檔案完整的最基本條件，亦是維護檔案保密性的最基本保障。基于此，本文闡述了實體檔案安全管理的必要性，對基層單位實體檔案安全管理存在的主要問題及其措施進行了論述分析。

關鍵詞：實體檔案；安全管理；必要性；基層單位；問題；措施

檔案安全管理是利用現有的條件，確保檔案的完整和保密，不會讓檔案被泄露和破壞，但是隨著科技的進步發展，在先進技術得到應用的同時也發生了很多的問題，有很多人會通過科技手段來獲取國家機密或者是一些信息，因此為了保障實體檔案安全，以下就基層單位實體檔案安全管理問題進行了探討分析。

一、實體檔案安全管理的必要性

實體檔案安全是檔案利用服務的前提，基層單位要逐步構建“目標明確、技術措施有效、組織管理有力”的檔案安全保障體系和長效機制，在基礎、制度、監督上為實體檔案安全提供有利保障，從而發揮實體檔案的作用。實體檔案安全管理主要就是對其進行日常維護和管理，讓實體檔案不會出現任何的損壞，因為實體檔案主要是紙質檔案，對檔案保管就有著嚴格的要求，檔案不能夠放在潮濕的地方，如果放在了潮濕的地方就會對檔案造成損壞，一定要注意檔案的保管工作，在進行檔案保管的過程中，除了需要對檔案自身進行關注外，還要對管理檔案的人員及時的培訓，增加檔案管理人員的安全意識，提高檔案工作人員的責任意識，檔案管理人員是直接接觸檔案的人員，只有將檔案工作人員的安全意識得到提高，檔案的保管工作才能夠順利進行。實體檔案安全管理還需要加強以下幾方面的管理：第一、加強檔案庫房安全管理。檔案庫房是保管檔案的地方，如果存放檔案的庫房出現了問題，就會影響檔案的安全，因此檔案庫房應該保持整潔和衛生，檔案庫房也不能夠出現在潮濕的地方，如果出現在潮濕的地方就會導致紙質檔案受潮，極容易發生損壞的現象。第二、加強檔案裝具安全管理。檔案裝具也會影響著檔案的安全，如果檔案裝具出現問題，就會導致檔案的壽命縮短，因此存放檔案的裝具一定要滿足經濟、耐用、美觀和方便，檔案裝具使用還要提高檔案的庫容量，檔案裝具是保護檔案的主要工具，也是檔案館中的主要設備，一定要注意裝具的存放。

二、基層單位實體檔案安全管理存在的主要問題分析

基層單位實體檔案安全管理存在的問題主要有：（1）管理問題。管理問題包括檔案保管的法律法規、標準制度和工作人員的素質、心理、責任心等問題。如果沒有建立健全的規章制度，如庫房管理制度、應急救援預案及檔案查借閱審批制度、工作人員的崗位職責等，將會給檔案安全帶來一定的損壞。（2）人為損毀問題。主要是由于人為的破壞、盜竊和工作人員在搬遷、包裝、整理、取放、查借閱過程中的粗心大意和疏忽所造成。（3）實體檔案的本身問題。實體檔案制成材料與字跡材料質量對檔案壽命有直接影響。影響檔案紙張材料耐久性的因素很多，紙張造紙纖維的主要化學成分一纖維素、半纖維素和木質素的含量，纖維的形態，紙張生產過程帶來的有害化學雜質等，這些都是容易使紙張發黃變脆，損壞檔案材料的本質因素。f4）自然環境問題。第一、自然問題。檔案存在和運用于自然界之中，自然界中的水災、火災、風災、地震等自然災害時常發生，直接危害著檔案的安全。第二、環境問題。環境條件不符合檔案保管的有關標準會對檔案的安全造成一定的危害。如不適宜的溫濕度和無防火、防水防有害氣體污染、防盜、防光等設施和措施，都會給檔案帶來不利的影響。

三、加強基層單位實體檔案安全管理的措施

（一）建立健全實體檔案安全管理制度

基層單位要建立檔案安全風險評估機制和檔案安全應急管理、崗位責任制、禁止吸煙、庫房衛生等制度，把制度建設貫穿于檔案接收、保管、保密、借閱、銷毀等各個安全環節，營造科學發展的檔案安全保護環境并保證各項制度落到實處；特別是要結合國家檔案局《檔案行政處罰暫行規定》《檔案管理違法違紀行為處分規定》等法律法規，制定本單位檔案損壞、丟失等處罰細則，完善檔案安全責任追究制。

（二）加強實體檔案安全管理的基礎設施

基礎設施是檔案安全管理工作的基礎，是保障檔案安全的基礎條件。基層單位要加大檔案硬件設施的投入、支持保障力度，建立“物防”這第一道安全屏障，特別是做好閉路監控、自動報警、自動滅火、自動溫控系統的建設工作，配齊配全密碼鎖、除濕機、溫濕度計等一系列硬件設施，進一步提高檔案庫房的安全及防災標準，改善實體檔案保管條件，增強自然災害抵抗力，保障實體在絕對安全的環境下保存。

（三）強化實體檔案安全的監督檢查

基層單位要按照“安全第一、預防為主、綜合治理”的原則，制定檔案安全檢查方案，對重點部位和可能存在的隱患開展安全檢查，重點檢查汛期、高溫等特殊時期檔案室的溫濕度、消防設施、監控、門窗、電力線路等，要把隱患消滅在萌芽中，及時堵塞危及實體檔案的安全漏洞，防止檔案安全事故的發生，使檔案安全工作不留死角，確保檔案庫房、設備、實體檔案的安全。

（四）加強實體檔案安全管理的宣傳教育

實體檔案安全離不開檔案從業人員的風險意識和危機意識，各單位要結合國際檔案宣傳日以及每年的“安全月”活動，切實加強檔案安全的宣傳教育，深化教育內容，創新培訓方式，提升檔案從業人員的綜合素質和工作能力，特別是提高單位內部人員的檔案保護意識；定期開展檔案安全應急演練，提升從業人員應急處置及反應水平，同時要嚴格落實安全責任制。

此外，異質、異地備份、檔案數字化也是保護實體檔案安全的有效輔助和補充，基層單位要完善檔案的數字化建設，使電子檔案能夠實現異地備份。

四、結束語

綜上所述，基層單位實體檔案的安全管理不僅影響著檔案事業發展，還對國家發展與建設起著至關重要的作用。基層單位在開展實體檔案安全管理工作過程中，相關工作人員不僅要根據各地區實際發展的情況制定妥善的管理方案，還要在原有管理體系的基礎上，加強檔案實體安全預防工作。

參考文獻：

[1]姜艷麗.實體檔案和電子檔案的安全管理思考[J].大慶社會科學，2016（02）.

[2]潘建宇.淺議基層單位實體檔案安全管理問題[J].辦公室業務，2016（01）.

[3]劉爽等.檔案安全制度建設研究[J].中國檔案，2017（08）.