新形勢下檔案管理現代化問題及相應對策

白獻陽

摘要：目前，計算機技術發展日新月異，對傳統檔案工作進行根本性改革已迫在眉睫。隨著微型計算機技術、大容量信息存儲技術和網絡技術的迅速發展，利用計算機技術進行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標準化不斷取得進展，從而與網絡技術結合，實現檔案管理現代化。為此，本文在充分了解檔案管理現代化概況的基礎上，對新形勢下檔案管理現代化常見問題進行了分析，并提出了幾點相應對策。

關鍵詞：檔案管理；常見問題；對策

一、檔案管理現代化的概況

隨著科學技術的進步，檔案管理由傳統手工操作向以計算機管理轉變，目前檔案管理現代化是檔案管理者必須面對的課題。只有實現現代化才能使檔案管理跟上時代步伐，從而為社會提供更好的服務。檔案管理現代化是指以現代管理科學為指導，通過應用現代管理的理論和方法，采用計算機信息技術，互聯網技術以及數據庫技術進行檔案的收集、錄入、保存、傳輸與共享等，從而使檔案管理達到無紙化、數字化、網絡化、多元化、智能化、市場化以及社會化，從而發揮出檔案的最大利用價值。

檔案的宏觀管理和微觀管理采用的是傳統的手工管理方法，在新的形勢下產生了一系列問題，檔案管理的現代化已成為一種必然趨勢。檔案現代化管理需要達到以下的幾個基本條件：

1.科學的管理理念和機制，具體包括先進的管理理念、合理的管理體制及其作為兩者間橋梁的協調銜接工作。

2.數據準備，具體包括檔案著錄標引工作、檔案標準化工作。

3.設備技術條件，一是要選擇適用的計算機技術裝置，二是檔案現代化管理專業人員的配備。

二、新形勢下檔案管理現代化常見問題

（一）檔案管理現代化重視程度不夠

目前檔案管理現代化觀念不強，首先是領導對檔案管理現代化工作認識不清楚，其次是有的檔案管理人員還沒有從傳統檔案管理的思維中轉變過來，依舊存在部分工作使用傳統的工作手段，阻礙檔案管理現代化的實現與普及。許多人以為在檔案管理工作過程中已使用了計算機技術進行檢索，也采用了縮微技術與光盤等，但這并不能證明已實現了檔案管理現代化。

（二）檔案管理人才少，素質不高

檔案管理現代化不僅需要掌握先進科學技術知識，熟練操作日常設備，對計算機進行升級與維護，而且具備先進管理才能與高素質文化素養的人才。但現階段即有檔案管理知識，又掌握現代科技知識的檔案管理人員不僅數量不多，分布不均，而且隊伍整體素質不夠高，影響檔案管理現代化的推進。

（三）檔案管理投入不足，設備落后

要實現檔案管理現代化必須有先進硬件設備和先進技術。而這些都需要投入大批資金。由于人們對檔案管理現代化的認識不足、重視不夠，投入資金與技術太少，導致檔案管理的基礎設備與技術相對落后，信息化程度不夠高。

（四）檔案管理標準化程度低

現階段我國檔案管理基礎工作不到位，缺乏標準化與規范化。很多部門的立卷、編目、檢索與保管等工作沒有按照檔案局制定標準進行規范操作，使得許多案卷質量不夠高，整理規格不統一，檔號與案卷標題不規范，卷內目錄內容不全面，頁碼與組卷混亂等。

三、推進檔案管理現代化的對策分析

（一）重視檔案管理的現代化

從檔案管理自身發展的角度來看，檔案管理的現代化是我國檔案事業當前及未來較長一段時間的必然趨勢和實現檔案事業持續健康發展的需求；從組織發展的角度來看，檔案管理的現代化不僅大大拓寬了檔案工作原有的服務領域，信息存儲量得以大大提升，對全面有效把握國際國內變化情況，了解過去、現在及有效預測未來能夠提供更為及時、全面、真實及準確的信息資料。同時，也更有助于檔案信息的開發和綜合利用，為組織的發展提供良好的信息支持。因此，在重新審視檔案工作的同時，要提高對檔案管理現代化建設的重視程度。

（二）夯實檔案管理基礎性工作

檔案管理現代化的集中表現為現代檔案管理手段與工具的科學與廣泛應用。但另一方面信息技術在檔案管理中的高效率是基于標準、規范的檔案管理的基礎性工作，只有進一步夯實基礎，實現檔案工作的標準化和規范化運作，才能為先進管理技術的應用奠定良好的基礎，從而真正地實現檔案管理現代化。參照國家檔案管理規定，結合組織內部實際情況，科學地制定、貫徹與修訂、完善檔案工作的各項標準，使檔案工作有科學的統一標準和依據。進一步完善檔案管理工作的一整套規范化和科學化的工作程序與方法的管理體系，保證檔案管理工作的開展有據可依、有章可循。

（三）檔案管理理念的現代化

檔案管理本身經歷了從簡單到復雜的過程，從其自身發展的規律來看，檔案管理的現代化既是管理技術的現代化，更是管理理念的現代化及管理機制的現代化。因此，要準確定位檔案管理的現代化建設目標，即以先進的管理理念、機制及技術為支持的管理環境，從而更能有效地發揮檔案管理的經濟效益與社會效益。

（四）檔案管理技術手段的現代化

檔案管理的自動化建設已經取得了一定的成效，但要特別關注幾個方面。

（五）檔案管理人員的現代化

檔案管理人員要積極承擔起促進檔案管理現代化工作的角色和責任，尤其是對于檔案管理新技術、手段的認識與掌握，努力創新提高工作質量。從組織層面來看，要更加重視檔案人員隊伍的建設，包括建立健全激勵機制；加大人才引進力度；加大培訓投入，做好培訓的整體規劃等。

（六）檔案保護的現代化

當前隨著檔案管理現代化，尤其是檔案管理的現代化和自動化的實現，對于檔案保護提出了新要求，除繼續加強檔案庫房、設施設備、檔案載體等的保護，要針對新型載體檔案的保護，檔案信息內容的安全性、完整性等的保護，加大研究與創新的力度，形成有效保護和保管檔案載體的方法與手段，進一步強化檔案管理現代化的成果。

四、結束語

綜上所述，在檔案管理現代化過程中，由于方方面面的原因，檔案現代化面臨著許多的問題。如檔案管理現代化意識淡薄；檔案管理人才少，素質不高；硬件投入少；檔案管理標準化低等。目前許多單位的檔案管理仍處在傳統的紙質檔案管理水平上，遠遠落后于形勢，不能適應需要，或不能與外界接軌。因此，要充分發揮檔案的功能，更好地提供利用，必須加快檔案管理現代化步伐。

參考文獻：

[1]李林，曲金玲.淺析檔案管理現代化[J].湖北經濟學院學報（人文社會科學版），2015（06）.