提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

毛英女

摘要：新世紀(jì)是信息爆炸的世紀(jì)，各種信息交互在一起。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，檔案信息已經(jīng)成為一種十分重要的信息資源，對(duì)于公司而言，檔案信息里面有著公司的人員信息和公司重要而秘密的內(nèi)部信息；對(duì)于政府而言，檔案信息內(nèi)儲(chǔ)存著關(guān)乎國(guó)家大計(jì)的至關(guān)重要信息。由此可得之提高檔案管理科學(xué)化水平是當(dāng)今首當(dāng)其沖要完成的大事，本研究就現(xiàn)今檔案管理存在的瑕疵展開(kāi)討論，并就存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的解決措施來(lái)提高檔案管理科學(xué)化水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化水平；路徑選擇

檔案管理無(wú)論對(duì)于事業(yè)單位還是相關(guān)政府而言都是他們工作的主要內(nèi)容，為能夠有效地提高檔案管理科學(xué)化水平，就要順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求，擺正對(duì)于檔案管理的態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待檔案管理這關(guān)乎到國(guó)家和企業(yè)命脈的工作，然后要規(guī)范管理單位內(nèi)部的管理體系，加大監(jiān)管力度，提高工作人員的綜合素質(zhì)是順利進(jìn)行檔案管理的關(guān)鍵。

一、現(xiàn)階段檔案管理存在的瑕疵

（一）政府和事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的重視程度不夠

就檔案管理工作而言，我們國(guó)家大部分的單位和企業(yè)在檔案上管理工作上呈現(xiàn)出相對(duì)混亂的問(wèn)題，琢磨其中的原因后發(fā)現(xiàn)，我國(guó)現(xiàn)在處于飛速發(fā)展時(shí)期，國(guó)家的GDP在迅速提高，政府和事業(yè)單位順應(yīng)國(guó)家發(fā)展的趨勢(shì)，把主要的精力投入到如何提高國(guó)家和單位的經(jīng)濟(jì)上，對(duì)于其檔案信息的管理就相對(duì)比較放松。檔案信息的管理需要消耗大量的人力、物力和精力，還容易管理不得當(dāng)，所以，對(duì)于部分管理人員而言，認(rèn)為不必要投入較多的人力和時(shí)間，就是這樣錯(cuò)誤的觀(guān)念造成了政府和事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的重視程度不夠。

（二）檔案管理單位內(nèi)部混亂

檔案管理工作順利進(jìn)行和組建一個(gè)嚴(yán)密、工作分配合理的檔案管理組織密不可分。要想讓一個(gè)管理組織長(zhǎng)期發(fā)展下去，進(jìn)行合理的內(nèi)部控制是十分必要的，因?yàn)閮?nèi)部控制是企業(yè)管理的核心，對(duì)確保企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)和實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用。但是隨著經(jīng)濟(jì)全球化、資本全球化、信息全球化的潮流，社會(huì)環(huán)境越來(lái)越復(fù)雜，大數(shù)據(jù)在不斷地?cái)U(kuò)大，需要管理的檔案信息日益增加，檔案管理的組織內(nèi)部出現(xiàn)流程不清晰，人員分配不合理，內(nèi)部控制力下降，在財(cái)務(wù)方面出現(xiàn)貪污腐敗的現(xiàn)象，很多管理人員收到外界的干擾，利欲熏心，制造虛假的檔案，泄露檔案。因?yàn)檫@種不良現(xiàn)象的存在，造成了企業(yè)和政府內(nèi)部信息泄露，對(duì)于企業(yè)而言，這樣會(huì)導(dǎo)致他們和其它企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)的過(guò)程中存在著不公平的現(xiàn)象；對(duì)于政府而言，檔案信息的泄露很有可能會(huì)泄露國(guó)家的機(jī)密，很有可能造成社會(huì)的動(dòng)蕩不安。

（三）管理人員管理素質(zhì)低下，能力不足

就檔案管理工作而言，需要各個(gè)部門(mén)之間密切配合，充分交流來(lái)整合信息，保證檔案管理工作能夠有序開(kāi)展。而有效地進(jìn)行檔案管理需要專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行整理，專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員能夠高效地整理檔案信息，確保管理的檔案沒(méi)有差錯(cuò)。而中國(guó)改革開(kāi)放較晚，跟其它發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)發(fā)展起步較晚，但是中國(guó)發(fā)展迅速，大量的檔案信息涌現(xiàn)而出，以前老舊的檔案管理方法已經(jīng)沒(méi)有辦法符合現(xiàn)代的需求，但現(xiàn)代檔案管理方法的創(chuàng)新尚未完成，需要大量的人員進(jìn)行管理，對(duì)人員綜合素質(zhì)要求不高，導(dǎo)致和檔案管理有關(guān)單位的員工水平參差不齊，很多檔案管理人員不是和檔案管理有關(guān)專(zhuān)業(yè)出身，切身參與檔案管理的經(jīng)驗(yàn)不足，理論知識(shí)掌握的也不多，企業(yè)布置下去的任務(wù)很難按時(shí)按量完成，也不容易被管理，容易降低管理的效率，同時(shí)工作的質(zhì)量也沒(méi)有辦法保證。

二、現(xiàn)階段檔案管理的發(fā)展思路

（一）提高政府和相關(guān)單位對(duì)于檔案管理的重視程度

提高現(xiàn)階段檔案管理水平的第一步就是要提高政府和相關(guān)單位對(duì)于檔案管理的重視程度，摒除以前只顧經(jīng)濟(jì)發(fā)展的錯(cuò)誤思想，用一個(gè)端正的態(tài)度面對(duì)檔案管理，才能夠順利地進(jìn)行以后的管理工作。有了端正的態(tài)度后要順利進(jìn)行檔案管理，就要進(jìn)行科學(xué)化管理，針對(duì)其實(shí)際工作制定明確的管理目標(biāo)。其定位可以針對(duì)本單位檔案管理，也可以針對(duì)整個(gè)社會(huì)工作有序運(yùn)行提供高效檔案信息服務(wù)。

（二）規(guī)范管理單位內(nèi)部的管理體系，加大監(jiān)管力度

高素質(zhì)的員工好比是軍隊(duì)中的士兵和槍支彈藥，而單位內(nèi)部的管理人員就是久經(jīng)沙場(chǎng)的將軍，企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有完善的管理體系，整個(gè)單位就是一堆無(wú)法成型的散沙，因此規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的管理體系的重要性不言而喻。要規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的管理體系，第一步就是要對(duì)管理人員自身嚴(yán)格要求，公司在招聘管理人員的過(guò)程中，應(yīng)該嚴(yán)格地對(duì)人員進(jìn)行層層選報(bào)，選拔出能為公司做出更大貢獻(xiàn)的高水平人才。選拔人員后，公司應(yīng)該加大對(duì)于檔案管理的重要性的宜傳力度，讓管理人員意識(shí)到自己工作的重要性，高度重視自己現(xiàn)在從事的工作。人是在不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程中成長(zhǎng)，因此公司要多為管理人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，聘請(qǐng)一些高端的管理人員參加公司的管理工作，對(duì)不熟悉業(yè)務(wù)的員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓公司擁有更多高端的管理人員。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

只要社會(huì)在不斷發(fā)展，信息就會(huì)不斷涌現(xiàn)，檔案管理也就是一個(gè)永恒而全新的內(nèi)容。為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，檔案管理有關(guān)單位要與時(shí)俱進(jìn)，國(guó)外的檔案管理水平就目前而言，要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出我國(guó)現(xiàn)有水平，所以檔案管理單位需要多于國(guó)外相關(guān)的單位多進(jìn)行交流，多安排一些素質(zhì)較高的人員到國(guó)外學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，然后引進(jìn)到國(guó)內(nèi)，增強(qiáng)我國(guó)檔案管理人員的管理素質(zhì)。同時(shí)檔案管理單位也需要加大薪酬聘請(qǐng)一些專(zhuān)業(yè)的管理人員參與工作，讓專(zhuān)業(yè)的管理人員在工作的時(shí)候?qū)τ谄渌皇煜げ僮鞯娜藛T多加以指導(dǎo)，進(jìn)而讓檔案管理人員在檔案管理的過(guò)程中，不僅要有豐富的檔案管理學(xué)知識(shí)，還要能運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。提高檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的操作能力，讓他們熟練地運(yùn)動(dòng)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔和分類(lèi)處理，來(lái)幫助企業(yè)更好更快地發(fā)展，同時(shí)制定相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)員工學(xué)習(xí)和工作的積極性，而且企業(yè)也要根據(jù)自身的發(fā)展情況，結(jié)合國(guó)家的規(guī)定和市場(chǎng)的實(shí)際情形制定相應(yīng)的人員考察制度和人員管理規(guī)章制度，讓企業(yè)的員工明白自己在企業(yè)中要遵守的規(guī)章制度，讓企業(yè)走得更高更遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

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