論流程優(yōu)化對采購效率提升的影響

文/何佳，重慶理工大學(xué)

1 引言

財(cái)務(wù)流程的優(yōu)化是指在對企業(yè)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對其進(jìn)行完善和調(diào)整以獲得更大的績效的工作。進(jìn)行財(cái)務(wù)流程優(yōu)化就是要調(diào)整設(shè)計(jì)企業(yè)的財(cái)務(wù)相關(guān)運(yùn)作流程，使得這些流程的產(chǎn)出最大化，同時(shí)成本費(fèi)用最小化，從而得到績效的提升。對流程的優(yōu)化可以對單一的流程進(jìn)行，也可以對整個(gè)組織的流程進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化。而對整個(gè)企業(yè)系統(tǒng)的優(yōu)化可以幫助企業(yè)進(jìn)行革命性的變革。

2 采購流程簡介

采購是指企業(yè)在一定的條件下，從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源， 以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)。而采購流程企業(yè)運(yùn)營管理中非常重要的一部分，通常包括從業(yè)務(wù)部門申請采購，倉管部門查詢庫存到采購部門制定采購計(jì)劃，CEO審批及放款和安排采購等一系列過程。詳細(xì)的采購流程還包括具體的采購制度，供應(yīng)商管理計(jì)劃.而優(yōu)化前的采購流程在倉庫與財(cái)務(wù)部之間并無信息傳遞，比如采購部在選定采購計(jì)劃后并沒有與倉庫對比庫存，往往導(dǎo)致貨不對庫的現(xiàn)象。

3 采購流程優(yōu)化

3.1 確定優(yōu)化目標(biāo)

（1）采購流程標(biāo)準(zhǔn)化

衡量方法：是否有標(biāo)準(zhǔn)的流程和制度。

（2）提高采購效率

衡量方法：整個(gè)流程運(yùn)行的時(shí)間是否縮短。

（3）降低采購風(fēng)險(xiǎn)

衡量方法：采購流程中有效控制環(huán)節(jié)是否有改善。

（4）提高員工滿意度

衡量方法：填寫員工滿意度調(diào)查問卷，重點(diǎn)關(guān)注流程改善前后，采購流程對員工本身的工作效率是否有益。

3.2 流程問題診斷

根據(jù)ASME表格分析，把原有的采購流程各步驟進(jìn)行相應(yīng)的分類，對其是否增值及性質(zhì)進(jìn)行劃分，我們可以清晰地看出每個(gè)步驟對于整個(gè)采購流程是否真實(shí)創(chuàng)造價(jià)值。

序號 活動(dòng)描述 增值活動(dòng)非增值活動(dòng)檢輸?shù)Σ?送 擱 存 操作者1. 填寫采購申請 ● 申購部門2. 業(yè)務(wù)部門主管簽字 ● ● ● 申購部門3. 對比庫存 ● ● 倉庫4. 選定采購計(jì)劃 ● 采購部門5. 采購部門主管簽字 ● ● ● 采購部門6. 采購審批 ● ● ● 財(cái)務(wù)部門7. 用款審批 ● ● CEO 8. 采購放款 ● 財(cái)務(wù)部門9. 安排采購 ● 采購部門10.驗(yàn)收入庫填寫憑證 ● ● ● 倉庫11.采購資料歸檔 ● ● 財(cái)務(wù)部門

我們可以看到，從ASME表中，分析得出，整個(gè)采購流程中大部分都是增值活動(dòng)，不增值部分存在于業(yè)務(wù)部門主管簽字，采購部門主管簽字和采購審批，而且這幾部門都存在耽擱的狀態(tài)，尤其是采購審批，采購部門提出采購計(jì)劃，是否需要財(cái)務(wù)部門和CEO同時(shí)同意，這是一個(gè)疑問點(diǎn)。而且整個(gè)流程都是走單行線，我們可以考慮把重復(fù)部分改成并行線。

3.3 流程優(yōu)化結(jié)果

根據(jù)上述問題進(jìn)行優(yōu)化，流程優(yōu)化具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.3.1 采購部門確定采購計(jì)劃后，采購計(jì)劃不再由財(cái)務(wù)部門審批，而是直接跳過這個(gè)步驟，直接由CEO審批，財(cái)務(wù)部門的審批在整個(gè)流程中顯得不是很重要，直接由CEO就可以確定該方案是否通過。

3.3.2 在CEO審批后的決議不再走單行線，由財(cái)務(wù)部門再到采購部門，而是走并行線，由CEO同時(shí)到兩個(gè)部門，這樣，在產(chǎn)生決議后，財(cái)務(wù)部門可以安排放款，采購部門可以做采購前期準(zhǔn)備，等到財(cái)務(wù)部門的款到位立刻采購，這樣就可以節(jié)約時(shí)間，提升整個(gè)流程的效率。

3.3.3 整個(gè)流程優(yōu)化最重要的一部分就是與財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)結(jié)合，以前的流程會(huì)涉及單據(jù)的傳遞，在此過程中會(huì)有單據(jù)遺失的現(xiàn)象，或者但據(jù)不規(guī)范的，但是一旦所有的操作在系統(tǒng)中運(yùn)行，整個(gè)流程就會(huì)成為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的操作，而且效率大大提高，在結(jié)構(gòu)優(yōu)化的基礎(chǔ)上，僅僅就系統(tǒng)優(yōu)化就能大大節(jié)省時(shí)間。

下面列出的ESIA優(yōu)化表中，可以看出，整個(gè)優(yōu)化后的流程時(shí)間節(jié)約接近一半。

序號責(zé)任人/部門活動(dòng)描述 活動(dòng)運(yùn)行時(shí)間 備注說明優(yōu)化前 優(yōu)化后1 申購部門 業(yè)務(wù)部門申請采購 1 0.5 2 倉庫 對比庫存 1 0.5 3 采購部門 選定采購計(jì)劃 3 3 4 CEO 用款審批 2 0.5 5 財(cái)務(wù)部門 采購放款 1 0.5 6 采購部門 安排采購 1 7 倉庫 驗(yàn)收入庫填寫憑證 1 0.5 8 財(cái)務(wù)部門 采購資料歸檔 1 0.5時(shí)間合計(jì) 11 6

4 企業(yè)流程優(yōu)化建議

為了順利實(shí)施財(cái)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)流程的信息化管理，應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)流程再造的理論，仔細(xì)研究流程的具體內(nèi)容和各個(gè)環(huán)節(jié)，從原始流程的缺陷出發(fā)，重新構(gòu)建財(cái)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的集中管理，達(dá)到財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化、預(yù)算的全面管理和資金的動(dòng)態(tài)控制。據(jù)此，對于流程優(yōu)化有以下幾點(diǎn)建議：

4.1 與現(xiàn)代信息技術(shù)高度融合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，只有充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，才能適應(yīng)瞬息萬變的管理要求。以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，同目前社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和技術(shù)環(huán)境相適應(yīng)的嶄新系統(tǒng)，是真正意義上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。即在原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，對數(shù)據(jù)進(jìn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)編碼等簡單加工，形成源數(shù)據(jù)，以滿足企業(yè)內(nèi)部和外部所有信息使用者的要求，使企業(yè)數(shù)據(jù)真正做到同出一源，實(shí)現(xiàn)共享。

4.2 強(qiáng)化系統(tǒng)處理能力

充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自動(dòng)處理能力，通過人為的程序設(shè)定，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)自動(dòng)生成單據(jù)憑證、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)自動(dòng)上報(bào)，強(qiáng)化數(shù)據(jù)匯總、合并和分析的能力，解放了勞動(dòng)力，提高了工作效率。

4.3 減少審批程序、強(qiáng)化控制體系

減少相關(guān)的審批程序，省略不必要的審批過程，縮短業(yè)務(wù)流程運(yùn)行的時(shí)間，通過強(qiáng)化控制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對內(nèi)部流程的管理和控制。

5 結(jié)論

隨著社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)財(cái)務(wù)流程優(yōu)化趨勢已成必然。進(jìn)行企業(yè)財(cái)務(wù)流程優(yōu)化不只是管理水平的提升，更是傳統(tǒng)思維方式的轉(zhuǎn)變。要真正優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程，企業(yè)必須對財(cái)務(wù)流程更深入的認(rèn)識，對財(cái)務(wù)管理內(nèi)容進(jìn)一步研究，對財(cái)務(wù)流程進(jìn)行重構(gòu)，才能保證企業(yè)財(cái)務(wù)管理體現(xiàn)出無限的生機(jī)和活力，適應(yīng)現(xiàn)代化競爭的要求。