論流程優化對采購效率提升的影響

文/何佳，重慶理工大學

1 引言

財務流程的優化是指在對企業財務流程進行分析的基礎上，對其進行完善和調整以獲得更大的績效的工作。進行財務流程優化就是要調整設計企業的財務相關運作流程，使得這些流程的產出最大化，同時成本費用最小化，從而得到績效的提升。對流程的優化可以對單一的流程進行，也可以對整個組織的流程進行系統的優化。而對整個企業系統的優化可以幫助企業進行革命性的變革。

2 采購流程簡介

采購是指企業在一定的條件下，從供應市場獲取產品或服務作為企業資源， 以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。而采購流程企業運營管理中非常重要的一部分，通常包括從業務部門申請采購，倉管部門查詢庫存到采購部門制定采購計劃，CEO審批及放款和安排采購等一系列過程。詳細的采購流程還包括具體的采購制度，供應商管理計劃.而優化前的采購流程在倉庫與財務部之間并無信息傳遞，比如采購部在選定采購計劃后并沒有與倉庫對比庫存，往往導致貨不對庫的現象。

3 采購流程優化

3.1 確定優化目標

（1）采購流程標準化

衡量方法：是否有標準的流程和制度。

（2）提高采購效率

衡量方法：整個流程運行的時間是否縮短。

（3）降低采購風險

衡量方法：采購流程中有效控制環節是否有改善。

（4）提高員工滿意度

衡量方法：填寫員工滿意度調查問卷，重點關注流程改善前后，采購流程對員工本身的工作效率是否有益。

3.2 流程問題診斷

根據ASME表格分析，把原有的采購流程各步驟進行相應的分類，對其是否增值及性質進行劃分，我們可以清晰地看出每個步驟對于整個采購流程是否真實創造價值。

序號 活動描述 增值活動非增值活動檢輸耽儲查 送 擱 存 操作者1. 填寫采購申請 ● 申購部門2. 業務部門主管簽字 ● ● ● 申購部門3. 對比庫存 ● ● 倉庫4. 選定采購計劃 ● 采購部門5. 采購部門主管簽字 ● ● ● 采購部門6. 采購審批 ● ● ● 財務部門7. 用款審批 ● ● CEO 8. 采購放款 ● 財務部門9. 安排采購 ● 采購部門10.驗收入庫填寫憑證 ● ● ● 倉庫11.采購資料歸檔 ● ● 財務部門

我們可以看到，從ASME表中，分析得出，整個采購流程中大部分都是增值活動，不增值部分存在于業務部門主管簽字，采購部門主管簽字和采購審批，而且這幾部門都存在耽擱的狀態，尤其是采購審批，采購部門提出采購計劃，是否需要財務部門和CEO同時同意，這是一個疑問點。而且整個流程都是走單行線，我們可以考慮把重復部分改成并行線。

3.3 流程優化結果

根據上述問題進行優化，流程優化具體表現在以下幾個方面：

3.3.1 采購部門確定采購計劃后，采購計劃不再由財務部門審批，而是直接跳過這個步驟，直接由CEO審批，財務部門的審批在整個流程中顯得不是很重要，直接由CEO就可以確定該方案是否通過。

3.3.2 在CEO審批后的決議不再走單行線，由財務部門再到采購部門，而是走并行線，由CEO同時到兩個部門，這樣，在產生決議后，財務部門可以安排放款，采購部門可以做采購前期準備，等到財務部門的款到位立刻采購，這樣就可以節約時間，提升整個流程的效率。

3.3.3 整個流程優化最重要的一部分就是與財務共享系統結合，以前的流程會涉及單據的傳遞，在此過程中會有單據遺失的現象，或者但據不規范的，但是一旦所有的操作在系統中運行，整個流程就會成為一個標準化的操作，而且效率大大提高，在結構優化的基礎上，僅僅就系統優化就能大大節省時間。

下面列出的ESIA優化表中，可以看出，整個優化后的流程時間節約接近一半。

序號責任人/部門活動描述 活動運行時間 備注說明優化前 優化后1 申購部門 業務部門申請采購 1 0.5 2 倉庫 對比庫存 1 0.5 3 采購部門 選定采購計劃 3 3 4 CEO 用款審批 2 0.5 5 財務部門 采購放款 1 0.5 6 采購部門 安排采購 1 7 倉庫 驗收入庫填寫憑證 1 0.5 8 財務部門 采購資料歸檔 1 0.5時間合計 11 6

4 企業流程優化建議

為了順利實施財務流程，實現流程的信息化管理，應該根據業務流程再造的理論，仔細研究流程的具體內容和各個環節，從原始流程的缺陷出發，重新構建財務流程，實現財務的集中管理，達到財務與業務一體化、預算的全面管理和資金的動態控制。據此，對于流程優化有以下幾點建議：

4.1 與現代信息技術高度融合，實現數據共享

隨著互聯網的不斷發展，只有充分利用現代信息技術，才能適應瞬息萬變的管理要求。以現代信息技術為依托，同目前社會、經濟和技術環境相適應的嶄新系統，是真正意義上實現數據共享。即在原始數據的基礎上，對數據進行有關標準編碼等簡單加工，形成源數據，以滿足企業內部和外部所有信息使用者的要求，使企業數據真正做到同出一源，實現共享。

4.2 強化系統處理能力

充分運用計算機系統的自動處理能力，通過人為的程序設定，實現業務自動生成單據憑證、財務數據的及時自動上報，強化數據匯總、合并和分析的能力，解放了勞動力，提高了工作效率。

4.3 減少審批程序、強化控制體系

減少相關的審批程序，省略不必要的審批過程，縮短業務流程運行的時間，通過強化控制機制，實現對內部流程的管理和控制。

5 結論

隨著社會與經濟的發展，企業財務流程優化趨勢已成必然。進行企業財務流程優化不只是管理水平的提升，更是傳統思維方式的轉變。要真正優化財務管理流程，企業必須對財務流程更深入的認識，對財務管理內容進一步研究，對財務流程進行重構，才能保證企業財務管理體現出無限的生機和活力，適應現代化競爭的要求。