大數據時代高校人事檔案信息化建設研究

文/張海秀，哈爾濱學院

人事檔案記錄著高校教職工的個人經歷和社會實踐，可以反映出個人的思想品德、工作能力和業績，對人才的選拔具有重要的指導意義，其信息化建設包括電子檔案管理制度建設和充分發揮其在管理中的作用兩個方面。

1 大數據時代人事檔案管理面臨的挑戰

當前，信息收集、整理和保存是人事檔案管理常見模式和內容。大數據時代和國家人事制度的深化發展，對人事檔案管理的收集、管理和利用等環節建設提出了新的要求。大數據人事檔案信息管理系統，主要包括：大數據信息管理平臺、數字化數據（含信息化采集）、大數據交換和開放式（或辦開放式）應用平臺。

1.1 人事檔案信息分類面臨的挑戰

大數據和“云計算”信息管理，對信息分類，要求標準定制前提下的信息模塊化，信息量越大越好，才能體現出對數字化信息的高效優勢、分析優勢和利用優勢。依據信息管理系統數據統計與分析、管理模塊、數據庫以及信息采集軟件的數據格式，對信息的數字化、信息化格式及歸類模塊劃分提出了定制要求。傳統的條目式或概要性表格內容和形式都需修改和完善，以適應大數據信息管理的要求。

1.2 人事檔案開放與服務面臨的挑戰

大數據時代，開放式檔案管理、多層面遠程時時瀏覽和數據分析與備份等是發揮和體現人事檔案服務與利用效能的表現形式。我國人事檔案“集中統一，歸口管理”原則、紙質借閱管理和低效利用價值“靜態檔案”存檔模式，嚴重限制了效能的發揮，在觀念、管理模式和技術實現等方面面臨著挑戰。當然，開放式檔案管理面臨安全保密方面的挑戰。

1.3 人事檔案管理面臨的挑戰

在大數據時代，檔案管理采取的是對數字化大數據信息高速定量分析處理形式，以數據庫、計算機管理系統、云平臺存儲，高效計算和分析信息數據；對管理人員知識結構、數字化信息搜集和分類及存儲、信息的開放式瀏覽等信息化管理、技術實現手段等提出了新的要求，對傳統人工、半人工“收、發、借”管理模式和紙質與簡單電子化為主的信息存儲方式提出了挑戰。

2 高校人事檔案管理信息化的著力點

2.1 整理基礎材料，抓好數據庫建設

高校人事檔案信息化建設不能一墩而就，必須循序漸進，穩步推進。信息化建設的基礎在于準確可靠的原始數據，這就要求檔案管理工作人員在收集整理材料時要認真負責，嚴格審核與鑒別材料的真偽。確定了信息的準確性之后，要以部門為單位建立基礎數據庫，并錄人每個人員的基本信息，包括編號、姓名、性別、民族、籍貫、出生日期、政治面貌、學歷信息、職稱等。

2.2 提高管檔人員業務水平，強化科學管理手段

在高校人事檔案管理建設中，檔案管理人員的業務水平和素質也是一項重要因素之一，人事檔案管理工作需要專業知識過硬”技術水平高”安全可靠的檔案管理人員，因此管理者不僅要有豐富的專業技能知識，而且還要具有良好的思想政治素質，能夠運用現代信息化技術促進人事檔案管理，因此需要不斷加強這些管理人員對人事檔案管理業務知識的培訓，提高檔案管理人員的業務水平和整體素質，同時積極引進一些檔案管理人才和網絡信息人才，提高人事檔案信息管理的整體質量和水平。高素質的管理人才和科學的管理方法是高校人事檔案信息化的關鍵。

3 高校人事檔案信息化建設中的對策

3.1 實現人事信息與檔案管理系統融合

將高校人事檔案與人事信息管理兩個系統開展無縫融合，可以使兩套系統形成優勢互補。兩套系統可以實現單點登錄，人事檔案管理系統的用戶權限可以在登錄人事信息系統后，立刻完成分配。人事檔案管理系統可以查閱人事基礎信息，并可執行檔案接收、借閱等管理方面業務。通過與人事信息管理的無縫融合，可實現人事報表打印、人員分析統計、數據接收等應用功能。通過兩個系統的融合，可以保持檔案和人事信息管理系統內容一致，提升管理人員水平和效率。

3.2 人事檔案管理系統運行安全性

系統安全是人事檔案管理系統安全防護最重要的關卡，在系統登錄方面，高校可以根據實際應用的需求，通過建立規范化的身份標識和綁定的密碼對登錄的用戶進行認證，同時采用等級或密級設定對查詢或調閱權限進行分配；在資源訪問方面，通過對文件加載數字水印或采用數字版權保護技術，保證文件內容不被惡意篡改，為電子文檔提供的安全保護；在日志管理方面，通過對用戶訪問、讀寫、存取干部人事檔案信息的時間、終端用戶、終端計算機信息、訪問類型、訪問內容、訪問結果等操作信息形成日志記錄，及時發現系統安全隱患以及非法操作。

3.3 實現檔案管理人員隊伍的知識化、專業化

高校擁有一支專業化和高知識的專業化檔案管理隊伍，是檔案信息化建設的基礎條件。隊伍建設重點在于管理人員培養，包括個人政治和業務素質。政治素質方面，通過定期召開會議或交流活動，提高其思想覺悟。業務能力方面，檔案管理的上級主管部門應大力鼓勵或支持相關研討會或技術培訓會，提升自身能力。另外，在隊伍梯隊建設方面，要關注或積極培養成具有計算機、應用信息化、檔案管理等基礎的復合型人才。