房產電子檔案異地備份的必要性、可行性與實施模式初探

文/隋大鵬

房產檔案是房屋管理部門在從事房產管理活動中，直接形成的具有考察利用價值的歸檔集中保存的文字和圖表等文件材料，為維護居民合法權益、國家稅收、城鎮建設、解決糾紛等提供了重要的依據，其唯一性、憑證性、公正性在房產行政管理、司法協助、產權交易工作中發揮著不可替代的重要作用，一旦發生檔案損壞，將造成不可估量的影響。隨著辦公自動化的普及應用，房產檔案也形成了大量的電子文件。近年來，檔案異地備份工作在全國各地廣泛開展，這是一種為了避免檔案資源遭受損失，而在遠離檔案存儲地的安全地點進行備份的一種安全措施。探索房產電子檔案的異地備份，對加強房產檔案的安全管理、確保房產檔案信息的準確完整具有十分重要的意義。

一、房產電子檔案異地備份的必要性

（一）信息化社會對檔案工作的時代要求

隨著社會的高度信息化與電子政務的迅速發展，檔案數字化進程不斷加快，房產檔案部門接收的電子檔案、紙質檔案及音像檔案數量也不斷增加。國家檔案局局長李明華在2017年全國檔案局長館長會議上表示，截至2016年底，各級綜合檔案館館藏共計6.5億卷（件），比黨的十八大以前增長了84%，建設全國開放檔案信息資源共享平臺并面向社會開通運行，40多家檔案館上傳數據102萬條，全國數字化檔案資源達2243萬GB。這些檔案資源是國家的寶貴財富，具有不可再生性，一旦破壞，將無法挽回，電子檔案的同地存儲存在著極大的風險。房產電子檔案的異地備份，有效地避免了這些檔案資源的失真與損毀，確保了檔案資源的完整性、真實性和可用性，是確保信息化時代檔案資源安全的一種有效方法。

（二）自然災害的不可抗拒性對檔案安全的威脅

我國位于世界兩大地震帶——環太平洋地震帶與歐亞地震帶——之間，受太平洋板塊、印度洋板塊和歐亞板塊的擠壓，地震斷裂帶十分活躍。此外，我國還是世界上氣候災害最為嚴重的國家之一，自然災害發生的頻率高、范圍廣，造成的損失也比較嚴重。即使采取嚴密的安全防護措施和技術措施，也無法避免不可抗拒性的自然災害對檔案資源造成的威脅。據統計，在1976年的唐山大地震中，90%的檔案設施遭到破壞，23%的檔案人員傷亡，近30%的文書檔案損失，近25%的各類科學技術檔案損失；2008年汶川大地震中，各級綜合檔案館館藏檔案近10萬卷被埋，375萬卷檔案處于D級危房中，302萬卷檔案處于危險中。[1]把檔案數字化后進行異地備份，不但能彌補自然災害對檔案資源造成的損害，對受災地區的災后檔案信息恢復也具有重要作用。

（三）電子設備硬件及軟件存在的安全隱患

電子檔案的存儲需要一定的電子設備（包含電子硬件和軟件）進行支持，通過電子軟件對檔案進行編輯儲存及利用，對電子設備具有很強的依賴性。電子設備的損耗，勢必對電子檔案資源產生一定的安全威脅，保存電子檔案的硬盤、光盤、磁盤等一旦受到外界干擾，都會導致電子檔案數據無法讀出等問題，時間一長，這類數據將無法挽回。另外，由于電子檔案依賴于計算機系統，其安全性也受到電腦黑客、電腦病毒、軟件漏洞等威脅，電子信息在收發、保存、歸檔的過程中也面臨著泄密、被偽造和篡改的風險。因此，為避免電子檔案的丟失與失真，必須加強風險防范意識，未雨綢繆，對房產電子檔案進行異地備份。

二、房產電子檔案異地備份的可行性

（一）對檔案異地備份工作的重視

早在20世紀30年代初期，為了防止方案被敵人破壞，周總理就曾提出：“黨中央所有檔案均搞三套，一套送中央文庫保存，一套送中央特科，一套送共產國際?！彪S著社會發展，政府檔案部門與社會也對重要檔案的異地備份給予了高度重視。2009年全國檔案局長館長會議上，國家檔案局局長楊冬權指出：“省以上檔案館凡有后庫的都應恢復使用，存放檔案副本；沒有后庫的，應與其他省檔案館互在本館為對方建立備份檔案庫房，互為對方存放備份檔案?！弊》亢统青l建設部也在2009年發出通知，要求各地的建設主管部門對重要檔案的數字化、電子化載體進行異地備份。據統計，1999年至2010年間，通過《中文科技期刊數據庫》（全文版）和清華期刊全文數據庫相關檢索，有關電子檔案異地備份的研究論文與通訊報道有47項（詳見圖1）。[2]

圖1

如圖1所示，2008年汶川大地震之后，電子檔案的異地備份研究出現了高潮。通過查閱資料筆者了解到，目前不少省級檔案館已經開展館際互備工作，其中福建省已經實現全省綜合檔案館的電子數據在省館的集中備份，海南、山東、廈門等地正在研發電子檔案的備份管理系統，建設電子檔案的職能備份中心。截至2017年，全國有47家副省級以上檔案館以及一大批市縣級檔案館完成了結對異地備份工作。檔案安全意識特別是應對自然災害和突發事件的意識顯著增強，極大地推動了本地重要檔案電子化、數字化載體在異地備份的進程，為房產電子檔案的異地備份打下了基礎。

（二）電子檔案異地備份的技術支撐

隨著現今社會信息技術的飛速發展，電子信息技術手段融入各行各業，通過相互協作與促進，為各行各業的發展帶來了機遇。就房產電子檔案的異地備份來說，硬件方面如網絡存儲云服務器、超大容量TB級別的移動硬盤、磁盤陣列、BDR與BB-R大容量光盤等存儲介質的發展為長久保存電子檔案提供了載體。軟件方面，各種電子數據的備份系統也逐漸完善成熟，國內外許多公司的軟件系統都有跨平臺跨網絡備份、遠程異地備份、病毒警示、自動化備份與恢復等諸多功能。例如，國外CA Technologies公司的ARCserve Backup, 賽門鐵克的Backup Exec和NetBackup、IBM Tivoli軟件的TSM等，國內有重慶友恒公司的ADP2000等，都擁有成熟的數據備份、歸檔、空間管理及災難恢復管理等功能。技術方面，如遠程磁盤鏡像技術、網絡附加存儲（DAS）、同步復制技術、存儲區網絡（SAN）等也為電子檔案的異地備份提供了便捷。此外，檔案科學的應用技術如檔案保護技術、檔案建筑技術、現代管理技術等不斷進步，以及檔案管理研究中的計算機輔助檔案管理技術研究、電子文件管理系統設計研究、檔案微縮復制技術研究等深入開展，都為房產電子檔案的異地備份提供了堅實的技術保障。

（三）電子檔案工作的制度保障

電子檔案工作的開展總結了一系列工作經驗，也逐漸形成了大量的管理辦法與技術規范。早在1999年就頒布實施的《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.2-1999）指出，歸檔的電子文件必要時要復制第三套進行異地保存。國家檔案局在2003年發布《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第6號令），加強了對電子公文的歸檔管理。從2008年汶川大地震后，有關電子檔案保護的法規與技術規范緊密出臺：中央制定的有《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發〈電子文件管理暫行辦法〉的通知》（廳字〔2009〕39號）；針對電子檔案保護的技術規范有《基于xml的電子文件封裝規范》（DA/T48-2009）、《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46-2009)、《板式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47-2009）等；國家檔案局下發的有《地震受損檔案的搶救方法》、《〈檔案館防止災害工作指南〉的通知》（檔辦〔2009〕213號）、《〈檔案工作突發事件應急處置管理辦法〉的通知》（檔函〔2008〕207號）。2009年，住房和城鄉建設部發布《關于修訂〈房地產交易與權屬登記規范化管理考核標準〉的通知》，明確要求“對各類數據進行定期異地備份，并有電子和書面備份記錄”。2016年，我國發布《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）,規定了電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理、處置的一般方法，其中就對歸檔電子文件的備份處理提出了明確的要求：“統籌制定電子檔案備份方案和策略，實施電子檔案及其元數據、電子檔案管理系統及其配置數據、日志數據等備份管理?！边@些規定和技術規范為房產電子檔案的異地備份提供了科學的操作標準和制度上的有力保障。

三、房產電子檔案異地備份的實施模式

目前電子檔案異地備份的形式主要有館際相互備份、建立“檔案異地備份數據庫”、前館后庫形式備份、利用存儲技術備份等四種模式。房產電子檔案的異地備份模式，可根據不同地區視情況選擇。

（一）館際相互備份

館際相互備份即兄弟檔案館之間相互備份，也是目前公認的預防自然災害的最佳策略。其中遠程館際互備，應當選擇相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網、同一地震帶的地方為宜，把自然災害對檔案安全的威脅降到最低。據統計，自2009年10月30日全國檔案局長館長會議提出建立副省級檔案館重要檔案互備制度以來，北京市檔案館和陜西省檔案館、上海市檔案館與重慶市檔案館、湖北省檔案館和青海省檔案館、哈爾濱市檔案館與南京市檔案館、貴陽市檔案局與長沙市檔案局、海南省檔案館與江西省檔案館、貴州省檔案館與云南省檔案館、內蒙古檔案館和吉林省檔案館、天津市檔案館和廣州市國家檔案館、太原市檔案館與鄭州市檔案館、遼寧省檔案館與廣西壯族自治區檔案館、烏魯木齊市檔案局（館）與揚州市檔案局（館）等檔案館互結對子，互為對方的備份基地。[3]

（二）利用現代網絡信息技術建立“檔案異地備份數據庫”

借助于現代化手段實現檔案的實時備份、互為備份，在某些特定的緊急情況下，可以保證檔案信息的正常利用。需要注意的是，在電子數據備份中有四種不同的備份方法。

第一種是完全備份，就是將電子檔案進行完整的拷貝，全部備份。優點是需要時可以一次性快速恢復，不會遺漏。缺點是每次備份都是針對全部的電子檔案，備份時間長，占用空間大，并且會產生很多重復備份內容，增加了存儲成本，備份效率低。

第二種是增量備份，只備份上次備份節點后增加的部分。優點是可以避免完全備份中的重復備份情況。缺點是數據恢復過程比較復雜，要與之前的備份相互對比、逐個處理，才能恢復所需要的數據，恢復的效率低。

第三種是差額備份，在上一次備份的基礎上，針對增加的數據或修改的數據進行備份。這種備份避免了完全備份與增量備份的缺點，既不會出現重復備份的問題，節省了備份的時間與存儲空間，在數據恢復時也因基于完全備份而速度很快。

第四種是按需備份，這種備份往往是因為臨時的需要，對相關電子文件有選擇性地進行備份，方便快捷，但適用范圍有一定局限性。

（三）前館后庫形式備份

對重要檔案實行多套異地備份，建立單獨、專業、專門的檔案備份庫，也是一種重要形式。我國在60年代為許多檔案館建立了后庫，可積極利用后庫進行現代化改建，如陜西、河北等省檔案館都積極利用后庫改建檔案備份基地。很多高校因為生源擴招、校址搬遷或新校區建設等因素，出現新老校區多地辦公的情況，也可采取此種檔案異地備份形式。

（四）利用存儲技術備份

這種方式投入不多，可操作性強，機動靈活，分為冷備份與熱備份。冷備份，就是線下備份，備份期間服務器停止使用，把電子文件下載到本地載體，再將備份介質進行異地保存。這種方式下的文件數據更新具有一定的滯后性，但可以避免用戶在備份過程中因操作而造成數據不一致的情況，而且由于不聯網，安全性與穩定性較佳。熱備份，就是在線備份，通過網絡技術在電子設備上操作，實現備份地點備份保存。這種備份方式需要一定的網絡與硬件支持，并且由于是實時備份，用戶對檔案的更新操作與電子檔案的備份保存要實現同步，具有一定的復雜性，但優點是電子數據更新及時。

四、對房產檔案管理發展趨勢的思考

在大數據時代，電子信息技術在檔案管理中的作用將逐漸顯現，檔案管理的現代化已經成為一種必然趨勢。筆者通過對房產電子檔案異地備份的研究發現，未來房產檔案管理的發展將呈現以下幾個趨勢。

（一）房產檔案管理的現代信息化轉型升級將進一步加快

開展房產電子檔案異地備份工作，發達的電子信息化提供了有力的技術支持，這是順應時代潮流的必然趨勢。社會在不斷進步發展,信息化技術也在不斷更新，房產檔案的管理水平也必將應勢而動、乘勢而為，房產檔案工作也將在工作模式、基礎設施、法規政策、標準規范等方面與大數據、云計算、人工智能等對接，逐步實現以信息化為核心的房產檔案管理現代化。

（二）房產檔案管理標準化與規范化程度將進一步提高

隨著互聯網的發展，電子政務的普及應用，電子檔案的跨行業電子信息系統備份、大數據中心建設是大勢所趨。利用網絡技術構建的房產檔案管理系統，使檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都按照統一的程序和科學的方法進行，房產檔案管理的標準化與規范化必將進一步提高。

（三）房產檔案人才隊伍將進一步專業化

隨著房產檔案管理手段不斷信息化、科學化、多樣化，以及各學科、各行業的交叉融合，在知識爆炸的新時期，勢必要求房產檔案人才隊伍更加專業化、知識化。掌握現代化專業知識與設備操作技能的檔案人才，科學和優化的隊伍結構，是時代對于房產檔案高水平管理的要求。

房產檔案是國家的寶貴財富，具有社會意義，房產電子檔案的異地備份保存，是房產檔案安全的最后一道防線，能有效地防范各類風險和隱患，減輕對房產檔案的損害，實現房產檔案準確、完整、真實、可利用的目標。