供電系統區級供電局檔案分類研究

王曼玲

【摘要】區級供電局檔案管理工作的目的，就是文書檔案、配電及業擴工程檔案、供電設備檔案、營銷檔案、合同檔案、聲像檔案、實物檔案及資料檔案的規范管理，從而提升保管和利用的價值，為區級供電局精益化管理提供幫助，為供電企業創建一流創造必要的條件。

【關鍵詞】區級供電局 檔案 分類 研究

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

根據國家《企業檔案工作規范》要求及廣東電網公司檔案業務有關規定、標準，為了做好企業檔案工作規范化工作，結合南方電網公司辦公廳《關于推進公司系統檔案評估工作的通知》等電力行業實際的相關要求，我們對如何開展區級供電企業的企業檔案規范管理工作進行了部署，并對區級供電企業的企業檔案分類問題進行了深入的探討和研究，以便實現區級供電企業的檔案分類、整理、編目、檢索的標準化和規范化，更好提升檔案信息資源的開發利用，更好地為供電事業的各項營業管理工作服務。

一、分類原則

（一）檔案的分類是以本單位所形成的全部檔案為對象，根據本單位的業務，結合檔案的內容和載體的形態特點，遵循文件材料的自然形成規律，以及從總到分，從一般到具體的邏輯規律。分類體系的設置具有可包容性、嚴整性、相對穩定性，便于科學管理和開發利用。

（二）分類后的檔案，除文書檔案用“A”表示外，其他分別用拼音字母編大類代字，其中聲像、實物檔案用第二個拼音字母編大類代字。

二、分類方法

（一）文書檔案按年度一期限分類；

（二）工程檔案按電壓等級設置一級屬類，按工程性質設置二級屬類，按批次設置三級屬類，四級屬類按配網工程設置；

（三）設備檔案按工程項目設置；

（四）營銷檔案的一級屬類，按高壓、低壓三相、低壓單相設置；

（五）合同檔案大類設置；

（六）聲像檔案一級屬類，按存儲介質分為照片、光盤、磁帶設置；

（七）實物檔案一級屬類，按獎牌、獎杯、錦旗，紀念品，證書，印章設置。

（八）資料分為圖書資料、匯編資料、編研資料；

三、編號方法

本單位檔案的編號由大寫英文字母與阿拉伯數字相結合組成，即大類采用大寫英文字母編制代字，一級屬類及其以下屬類、保管期限代號、目錄號和案卷號等用阿拉伯數字編制，編制檔案號時，屬類號之間、目錄號與屬類號之間、案卷號、分類號之間用連接符號“一”相連。保管期限代號中，1表示永久，2表示定期30年，3表示定期10年。

（一）文書檔案檔案的編號，按單份文件歸檔，其結構由大類代字+保管期限+年度+件號組成。

（二）工程檔案的編號，新建、改建、擴建項目其結構由大類代字+分類號+案卷號組成。

大修技改項目其結構由大類代字+分類號+案卷號組成。

（三）設備檔案的編號，按單份文件歸檔，其結構由大類代字+年度+件號組成。

（四）營銷檔案的編號，其結構由大類代字+分類號+目錄號+案卷號組成。

（五）合同檔案的編號，按單份文件歸檔，其結構由大類代字+合同類別號+年度+案卷號組成。

（六）聲像檔案的編號，按年度排列。其結構由大類代字+分類號+案卷號組成。

（七）實物檔案的編號，按時間順序單件歸檔的方式，其結構由大類代字+分類號+件號組成。

資料案卷編號方法大類代字（Z）+分類號+年度+冊號。

四、主要存在的問題

（一）區局檔案管理缺乏相關的標準體系

目前，各縣局的檔案管理達標工作參照的各地方檔案館及電力部門的相關規范，這是因為各縣局的檔案管理有其歷史的淵源、歷史的積累和沉淀。對于汕頭局的區局來說，不僅體制上不同于縣局，業務的管理權限和范圍也不同，因此，區局無法、同時也不具備建立完整的（象縣局一樣）檔案管理體系。從這一角度來說，區局就應該在地方檔案館及電力部門的相關規范的基礎上，有所摒棄，有所創新，結合實際的工作情況來制訂出區局的《檔案分類及案卷編號方法》。在前一階段的工作中，我們也是依從這樣的原則，在摸索中來開展前期的一些工作的。但在工作中，發現相關的標準體系相當缺乏，希望省公司職能部門能夠專門對此進行統一規范和指導。

（二）區局檔案管理的定位未明晰

憑借本人二十多年來的基層工作經驗，深知一級職能部門和二級生產單位工作的性質差異。特別是對區局來說，主要管理對象是10KV生產設備（線路）和營銷客戶。其中10KV生產設備（線路）可以并入“電網建設項目檔案”管理的范疇，并且結合“登高”工作的具體要求，目前各方面已經有序開展。而對尤其重要的營銷客戶檔案的管理，目前似乎尚未引起上級應有的重視。

隨著省公司“業務管理專業化延伸和一體化管理不斷深化”的要求，隨著社會法律意識的提升，對規范管理好“營銷客戶檔案”愈發凸顯了它獨特的保存價值和利用價值。作為經營型的服務企業，客戶就是生命，客戶就是發展的資源。誰贏得了客戶就是贏得了勝利。雖然電力行業目前尚未進入競爭時代，沒有經歷中國移動和中國聯通那樣針鋒相對爭奪客戶的白刃戰，但我們從中也可以看出客戶資源對一個服務型企業的重要性。因此，對企業檔案的管理，特別是客戶檔案的管理，一方面要從經營策略的高度進行定位，一方面要從具體工作環節的細微處人手，從中進行規范管理。

五、結語

目前，各地市局、區局、縣局對客戶檔案的管理多未統一規范。就汕頭供電局的情況看，中心城區的三個區局目前擁有營銷客戶超過60萬戶，分別由各區局負責對服務屬地范圍內的營銷基礎資料檔案進行收集、整理、分類、建檔、保管、利用服務等綜合管理工作。他們利用的是“電力營銷管理信息系統”，跟現行的辦公自動化系統（OAK）未能并軌，致使營銷基礎資料檔案的管理未能納入辦公自動化系統中的“檔案管理”條目中來。建議省公司盡快規范現有客戶檔案的管理和應用模式。