高校基建檔案信息化建設的總體架構與策略的研究

摘 要 本文利用文獻研究的方法，分析了當前高校基建檔案信息化建設的研究現狀與趨勢。設計了高校基建檔案信息化建設的總體架構，分析了其系統構成、形態特征與建設目標，并提出與分析了開放與共享、融合與服務的建設策略。

關鍵詞 高校基建檔案 檔案管理 信息化 建設策略 總體架構

中圖分類號：G635.1 文獻標識碼：A

隨著新時期我國高校基建的快速發展，給高校基建檔案管理帶來了諸如移動化、數據化、智能化、便捷性、開放性、協同機制等方面的新挑戰。如何應對這些挑戰，推進高校基建檔案信息化發展，發揮高校基建檔案應有的作用，是當前高校檔案管理工作者面臨的重要問題，但目前這些問題的理論研究與實踐創新的成果不多。

由于高校基建檔案信息化涉及信息技術、檔案管理、體制機制等復雜因素，因此研究必然涉及到這些因素有機融合與路徑及其策略的選擇問題，本文以下對總體架構與建設策略進行分析討論。

1發展現狀分析

1.1研究現狀分析

以《中國學術期刊（網絡版）》（CNKI）為檢索數據庫，以主題詞=“高校基建檔案信息化”為條件檢索，檢索日期為2018年3月25日，共得到16篇文獻。

在這些文獻中，來源于核心期刊的文獻有3篇，其合計被引次數為30，占總被引次數的55.56%。在這三篇文獻中，韋贏提出了總體規劃、管理制度、業務標準、歸檔自動化、館藏數字化、隊伍建設、人員培訓、信息共享與輔助決策系統建設的思路；李瓊嚴提出了“互聯網+”背景下設計檔案無紙化、及時采集工程材料、建立統一數據平臺等措施；許德斌提出了辦公系統與檔案管理系統對接的對策。

在其它文獻中，陳淑香提出了提高思想認識、建立管理制度與業務標準的措施。薛愛榮提出了基礎設施、信息資源、管理應用系統、標準規范、人才隊伍、安全保障體系共六個方面的建設內容。

此外，牛小娜認為我國高校基建檔案信息化管理與建設落后，體現在竣工材料未實現信息化、信息化管理系統未實現信息化、管理人員思想跟不上信息化等方面，因此信息化建設步伐需要加快。陳婧曙的文獻研究表明，高校基建檔案信息化管理盡管取得了一定成績，但是還缺乏更深層次的研究成果。

1.2發展趨勢分析——基于檔案管理信息化的視角分析

當前檔案管理信息化的一個重要發展趨勢是融合與創新，從以互聯網為平臺，以檔案信息管理系統為支撐，以檔案目錄中心、基礎數據庫、檔案利用平臺、檔案網站信息發布為基礎的檔案信息化體系，進入到了一個以“融合、共享、服務、創新”為特征的深化轉型階段，具有系統性、統籌性與差異性的建設特點。

在“互聯網+”的背景下，轉型階段應具有四重境界：檔案資源的數據化與充分檢索；智能化檢索與個性化服務；授權下的遠程利用；信息系統之間充分的信息交互。

在劉永的智慧城市檔案管理云平臺建設的案例中，跨界融合創新成為新的建設模式，平臺呈現出中心性、嵌入性、體系化、融合性、共享性與協同性等特征。

1.3發展環境分析

當前在移動互聯網、大數據、物聯網等技術的支持下，高校檔案信息化發展的基礎條件正得到不斷優化，高校智慧校園建設成果顯著，大數據成為智慧校園的核心大腦，教育云的發展會朝著校園內外云融合的方向發展，出現了協同創新的組織形態。

此外，體系還體現出了以“數據技術”為核心的新數據形態，以“云網端”為核心的新技術形態，以“實時協同分工網絡”為核心的新組織形態，高校“開放化”的新關系形態。

1.4關于目前理論研究與實踐現狀的基本判斷

基于以上的綜合分析得出，目前高校基建檔案信息化建設的研究成果還不多，多數還停留在概念層的內容分析、提出工作思路與對策措施的階段，缺乏信息技術與檔案管理融合的多形態特征展示與分析，缺乏創新性的成果。

2總體架構設計

高校基建檔案信息化作為高校智慧檔案館的一個重要子系統，是高校智慧校園建設的重要組成部分。目前一些工作只是分析了智慧檔案館體系架構建設問題。我們在這里從全局與戰略的視角出發，運用系統集成的方法來進行總體的架構設計。

2.1系統組成

系統組成由業務、數據、組織、關系、技術等因素組成，并構成了基礎設施、信息資源、技術系統、管理應用系統、應用服務系統、標準規范、人才隊伍、安全保障、管理制度、數據管理、組織建設、體制機制、內外關系構建、文化建設等共14個系統。后五個系統體現了轉型階段的發展要求。

數據管理是大數據背景下的建設內容，包括資源的數據化，基礎業務數據管理，大數據管理平臺建設，大數據分析與應用支持服務，數據安全與隱私保護等。

組織建設是把利益相關者組織起來，形成一個知識型組織。傳統的人才隊伍建設模式，無法解決建設過程中的跨機構人員管理與知識共享的問題。

體制機制的構建給高校基建檔案信息建設提供體制與機制方面的保障，體制機制的改革與創新以有利用建設、管理、服務與創新作為導向，進一步構建良好的軟環境。

關系構建是重視大學與外部單位，內部部門之間，建設體系與發展環境之間的關系建設，使系統與環境之間形成一個良好的生態圈。

2.2建設目標

高校基建檔案信息化的建設目標應為建立一個開放、共享、融合、服務與創新的體系，具有數據、技術、組織、關系等多種形態特征，并能夠與發展環境形成良好的互動關系，能夠為高校發展戰略提供強有力的支撐，形成與高校新時期發展相適應的能力，體現出高校檔案的文化價值。

2.3形態特征

體系應該具有開放、共享、融合、服務、創新的發展特征。技術特征體現在智能化、泛在化、移動化、云端化、平臺化、安全可靠等方面，這些特征反映了新技術融合應用所帶來的變化。數據形態特征表現為數字檔案信息資源、管理與服務的數據化，平臺可實施數據化管理。

服務內容與形式具有知識化、規模化、個性化、智能化、自助化、精細化的特征。組織形態具有開放性、共享性、網絡化與知識化的特征，并在大學與其它機構之間形成一個開放與協同創新的組織形態。

體系具有平臺性、中心性、嵌入性、體系化、融合性、共享性、交互性、關聯性、標準化等特征。跨界融合、統籌發展、協調發展成為了建設方式的特征。

2.4總體架構分析

總體架構的組成因素是系統，而系統的有機結合形成了體系。由基礎設施、技術系統、標準規范、人才隊伍、安全保障組成了體系的基礎層，信息資源、管理應用系統、管理制度、數據管理、組織建設、體制機制、內外關系構建組成了支撐層，而應用服務系統與檔案文化建設則是體系的核心層。體系具有相應的形態特征與發展特征，從而形成了一個面向服務的總體架構。

3核心建設策略

3.1開放與共享策略

開放與共享相互促進，開放是共享的前提，共享促進開放，兩者不僅體現在體系的各個層面，而且在體系系統與外部環境的關系中也有所體現。借助大學與外部機構組成的開放協同創新聯盟的關系，把組織系統建設成為一個開放的知識網絡，所有參與者都成為其中的一個知識開放與共享的網絡節點，共建共享。

在體系與環境之間和體系內部子系統之間的技術平臺、業務數據、管理業務、業務流程等方面相互開放，在統一的建設原則下，基礎層、支撐層、核心層的建設均以開放與共享為基本約束條件。

3.2融合與服務策略

推進在技術、系統、平臺、管理、服務、數據、流程與發展環境之間的多重融合。技術需要融合混合云、社交工具、APP、HTML5、微服務、大數據分析等技術，應用系統需要往學校混合云與移動應用平臺上遷移，與校園信息基礎設施、應用支撐平臺、應用服務平臺融合在一起。引入目前軟件開發的DevOps模式，建立由技術人員、業務管理人員與服務人員組成的一個開放的協同建設組織，堅持以用戶為中心的理念，把業務需求、流程優化、系統功能、管理業務、用戶服務、應用數據融合在一起。

檔案服務需要嵌入到智慧校園的服務架構中，成為一站式服務中的一個應用，一些諸如在線收費、統一通信、網上預約等非檔案核心業務，通過公共平臺的服務來提供。服務的融合體現在管理流程的優化與技術應用方面，能夠通過技術應用來及時響應用戶需求，不斷拓展服務內容與形式，能夠為用戶提供全過程的支持服務，體系化的融合使服務能夠表現出個性化、多樣化、平臺化、移動化、數據化、便捷、快速等技術與服務特征。

4總結語

在“互聯網+教育”的背景下，探討高校基建檔案信息化建設的總體架構與建設策略，可以幫助我們更好地理解其體系建設所應包含的開放、共享、融合、服務、創新的內容與特征，以及選擇良好的建設途徑。

作者簡介：馬宏正，女，（1971-3），山東青州人，檔案學館員。研究方向：檔案管理。

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