論會計電子檔案對高校財務管理的促進作用

丁麗

【摘 要】 隨著現代信息技術的發展、高校外部環境的變化和內部管理需求的加強，高校財務管理面臨著新的機遇和挑戰，加快高校財務管理信息化建設已成為高校發展的客觀要求。會計電子檔案與財務信息化建設存在著必然的聯系，但其作為會計檔案的新生形式，目前尚未引起人們足夠的重視。文章基于新時代高校財務管理面臨的新機遇和新挑戰，從會計電子檔案的特性出發，分析了會計電子檔案的必要性和實施的可行性，論述了會計電子檔案對高校財務管理現代化的促進作用，以期提高人們對會計電子檔案的重視程度，并為進一步促進高校財務管理的現代化發展提供一定參考。

【關鍵詞】 高等學校； 會計檔案； 會計電子檔案； 財務管理； 信息化

【中圖分類號】 F235；G475 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）14-0136-03

會計檔案伴隨著會計業務活動產生并流轉，立卷歸檔是會計業務活動最后一個重要環節，但往往未能引起足夠的重視。現代網絡與信息技術的快速發展以及人們對大數據的使用需求，使得以往單純會計電算化核算亟需向全面財務信息化管理轉變。高等學校教學和科研事業的發展，建設“雙一流”高校的目標和定位，對高校財務管理提出了更高的要求。實現高水平的財務管理必將借助于信息化手段。本文基于新時代下高校財務管理面臨的新機遇和新挑戰，從會計電子檔案的特性出發，探討了會計電子檔案對高校財務管理現代化的促進作用，以期為進一步促進高校財務管理的現代化發展提供一定的參考。

一、新時代下高校財務管理面臨的新機遇和新挑戰

近年來，國家對教育尤其是高等教育的投入力度不斷加大，社會各界對高校的關注程度也越來越高。隨著高校教育和科研事業的發展，高校財務管理的外部和內部環境都發生了很大變化。外部環境方面，國家對高校的投入、社會對高校的關注以及主管部門對高校的監管力度紛紛加大；內部環境方面，高校自身加強了績效意識和風險意識，財務管理理念、管理手段和方法均發生了巨大變化。新時代下高校財務面臨著新的機遇和挑戰。

（一）信息化、精細化管理要求越來越高，應用愈加廣泛

高等學校財務核算的特點和難點是其資金規模大、資金來源渠道廣。作為高校主要收入來源的財政撥款，在政府精細化預算管理的理念下，對高校財政資金管理的要求越來越嚴格；另一重要收入組成部分的科研經費及其他各類資助項目經費，不僅資金總量增長迅速，而且各類項目管理辦法不同、核算要求不一，項目資助方亦愈加重視投入資金的跟蹤考核。此外，高校校辦企業轉變理念，加快市場化改革步伐，努力增加經營收益，其各項經營創收涉及項目管理、成本核算、效益評估等多項工作。近年來，國家各部門對行政事業單位財務監管更加嚴格，頒布實施了多項規章制度，各高等學校也積極響應，細化各項報銷規定。復雜、繁重的會計核算以及細致、嚴格的政策要求使得以人為主的審核模式不再能滿足管理需求。為了實現財務多層級多維度精細化管理目標，各高校紛紛加快財務信息化建設，通過先進的信息化軟件提高財務管理水平和效率。

（二）內部控制管理體系建設愈加規范

我國早期的內部控制理念和方法主要應用于會計核算領域，代表性制度為財政部2001年發布的《內部會計控制規范》。經濟的快速發展和企業規模的不斷擴大，使得企業內部控制理論和實踐均得以不斷豐富和發展。為了滿足企業發展需要以及與國際接軌，財政部于2010年制定了《企業內部控制規范》，各類上市公司于2011年起逐步施行，事業單位尚未提及。黨的十八大以來，在國家層面上全面推進依法治國，加大了對行政事業單位的監管力度，要求通過加強制度建設將權力關進制度的籠子。在行政事業單位實施內部控制規范就是發揮制度籠子的作用，通過內部控制加強監督，規范行政事業單位的經濟管理活動，提高財政資金使用效益。基于此，財政部于2012年制定了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，要求事業單位自2014年1月1日起實施內部控制規范。此后，為進一步推進行政事業單位內部控制建設，財政部又陸續出臺了《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24號）以及《行政事業單位內部控制報告管理制度（試行）》（財會〔2017〕1號）等文件。在國家政策指導以及財政、教育主管部門的推動下，各高校于2014年起陸續開展內部控制制度建設工作，內部控制管理體系不斷完善，內部控制管理理念愈加深入，內部控制管理體系建設愈加規范。

（三）績效管理理念愈加深入

政府對高等教育高投入的同時也更注重對投入資金的問責問效。進行科學的績效評價可以有效促進高校優化資源配置，提高資金使用效益，成為提高教學質量、提升科研水平、促進高校內涵式發展的重要手段之一。基于此，績效評價已成為高校近年來財務重點工作之一，并且不斷深入：一是績效評價范圍愈加廣泛，由過去部分項目績效評價逐漸過渡到現在全面預算績效評價，進而提出了績效預算的概念；二是績效評價的期間趨于完整，由過去事后的一次性考核評價轉化為現在的前期績效評估、中期目標跟蹤評價以及期末績效結果考核，不僅注重最終績效目標的實現情況，也更加注重預算實施過程的評價。

高校通過績效評價衡量投入產出效益，進行橫向對比，為今后的資金投入提供參考和指導；通過績效評價監督預算執行合規性問題以及執行進度情況，促進預算資金使用安全有效、促進項目績效目標的實現。

（四）監督管理更加精準，愈加嚴格

隨著我國經濟發展，政府對高等學校的投入不斷加大，極大地促進了高校教學、科研的發展。與此同時，面對紛繁復雜的社會環境以及各種外界誘惑，高校經費管理不嚴、使用效益不高，甚至腐敗、貪污挪用等違法違紀案件時有發生。黨的十八大以來，國家對教育經費的監管力度不斷加大，各級巡視或專項檢查組進駐高校，查找并“診治”高校腐敗問題。財政部門、審計部門以及教育主管部門都加大了監管力度，高校自身也通過各項措施加強自我監督。在政策宣傳及制度控制規范下，高等學校資金使用風險防控取得了顯著成效，學校和廣大教職工主動接受監督的意識進一步增強。

信息公開作為一種低成本、高效率的監督方式，越來越受到重視。教育部2010年公布了《高等學校信息公開法》，對高等學校信息公開提出了明確要求。2012年教育部針對高等學校財務信息公開發布了《教育部關于做好高等學校財務信息公開工作的通知》（教財〔2012〕4號），要求高校于限定時間內公開預決算有關報表。2013年教育部印發了《教育部關于進一步做好高等學校財務信息公開工作的通知》（教財函〔2013〕96號），要求高校進一步加大財務信息公開的工作力度，細化公開內容。2015年我國新《預算法》頒布實施，更是將預算公開明確寫入法律條文，足以顯示財務信息公開的重要性。高校財務信息公開已成為高校財務的一項常規性工作。

由此可見，新時代下高校財務管理工作面臨著新的機遇和挑戰，對會計檔案的整理和再利用提出了更高的要求。高校資金規模的大幅增長客觀上產生了大量的會計檔案；信息化、精細化管理使得會計檔案的類別和數量都大幅增加；高校內部管理意識增強使得各級領導和經費負責人對財務數據的使用需求進一步增加；多層次多渠道的監督、審計、檢查使得會計檔案的再利用頻率空前增長，同一檔案多次、反復甚至同時被利用已成常態。而傳統形式會計檔案的傳遞、整理、裝訂、立卷、歸檔、保管、借閱等工作過于耗費人力和物力，效率低下，既不利于進一步深化財務信息化工作，也不利于高校節支增效整體工作的推進。為滿足高校“雙一流”建設的需要，實施一流的財務管理和財務保障，推進會計檔案電子化已勢在必行。

二、會計電子檔案的特性及風險防范

（一）會計電子檔案的特點

會計電子檔案是指將會計業務所產生的憑證及其附件、會計賬簿、報表及其他具有保存價值的資料以數字形式存儲在磁性介質上形成的檔案。相對于傳統的紙質檔案，會計電子檔案具有以下主要特征：

（1）形式多樣，存儲靈活。會計電子檔案突破了紙質介質，將會計檔案以數字代碼的形式存儲在磁盤、磁帶、光盤等介質上，檔案內容可以是數字、文字形式，還可以是圖片、聲音、錄像等形式，全方位記載、反映經濟活動概貌。

（2）依賴設備，通用可讀。會計電子檔案數字化的形態決定了其對設備的依賴性，即電子檔案需要通過設備和軟件方能進行讀取和傳輸。由于電子設備和軟件更新換代的速度較快，因此電子檔案載體的格式更新也應保持相應的速度。同時在存儲時還應注重其通用性，即不論原會計核算軟件是何種產品，生成的電子檔案都采用統一標準和統一格式，以便于檔案后續再利用。

（3）傳輸方便，共享性強。傳統的紙質檔案傳輸受時間和空間的限制，而電子檔案可通過網絡技術進行遠程傳遞，檔案使用者可以在任意場所接收檔案信息，增加了檔案利用的便捷性。此外，高等學校面臨的各類審計、檢查較多，經常存在同時調用會計檔案發生沖突的情況，會計電子檔案可以打破這種局限，供多人同時共享。

（4）存儲高效，節能環保。會計電子檔案存儲體積小、容量大，不僅可以省去紙質檔案粘貼、裝訂等繁瑣工作，大大提高工作效率，還可以方便檔案搬運、節省存儲空間。同時，以電子形式存儲會計檔案，無需大量打印憑證、賬簿、報表等等，可以節省紙張，節約資源，綠色環保。

（二）會計電子檔案的必要性和可行性

長期以來，紙質會計檔案以其直觀性和穩定性而受到人們的青睞，更多的人習慣于使用紙質票據、查閱紙質資料，以紙質形式保存會計檔案。但隨著行政事業單位精細化、扁平化管理的深入，會計檔案的數量不斷增多。數量龐大的紙質檔案的整理、裝訂和保管工作，不僅占用了大量的人力資源，也耗費了大量紙張，與國家現行發展要求不相適應。特別是在信息時代，電子商務迅速發展，信息化無紙化辦公得以廣泛應用，電子發票的出現也使會計電子檔案更加成為可能[ 1 ]。同時，電子檔案管理技術日趨成熟，專業的電子檔案管理軟件易于操作，調閱迅速，管理簡便，安全性高。在制度建設方面，財政部和國家檔案局新修訂的《會計檔案管理辦法》已于2016年1月1日起施行，對電子檔案的范圍和保管做了明確的規定，為各單位實施電子檔案提供了政策依據。會計電子檔案產生的內部和外部條件均已具備并日趨成熟，推行會計電子檔案切實可行。

（三）會計電子檔案的風險防范

雖然會計電子檔案有諸多優點，也具備一定可行性，但其在實施時的安全性問題不可忽視。以電子形式保管的會計檔案存在被泄漏、篡改、損壞以及病毒侵害等風險，在推進會計電子檔案實施工作時須采取必要措施防范上述風險。首先，會計電子檔案的生成應在嚴格的內控制度下，確保真實；其次，會計電子檔案應當設置專人保管，并建立保密等級，對不同等級的檔案使用設定相應的審批權限[ 2 ]；再次，會計電子檔案應當設置為僅可閱讀不可修改格式，防止在存儲及借閱環節信息被篡改；最后，應當積極做好電子檔案的備份工作，保管好存儲介質，定期進行系統升級維護，注重網絡安全，預防病毒入侵，切實保障會計電子檔案的安全性。

三、會計電子檔案對高校財務管理的促進作用

（一）財務信息化程度更加深入

高等學校經費來源渠道廣泛，業務種類繁多，服務對象涉及全校師生，面對復雜繁重的工作任務，財務信息化是必然選擇。經過多年建設，目前高校財務信息化的水平普遍較高，無論是預算申報、執行情況統計分析還是經費日常報銷、學生繳費業務等工作，都可以通過信息化軟件并搭載銀行電子支付功能得以輕松實現。唯獨紙質票據和憑證以及賬簿等會計資料的收集、打印、整理存檔和借用調閱是信息化進程的“拖油瓶”。會計檔案電子化是財務信息化發展的必然要求，在高校中進行會計電子檔案建設，憑借電子發票和高校信息化辦公軟件將會計憑證及其附件以及會計賬簿等都以電子形式保管，將會大大提高信息化程度，真正實現辦公自動化、無紙化，進一步提高工作效率[ 3 ]。

（二）內部控制流程更加順暢

目前各高校內部控制建設工作都取得了一定成效，內部控制措施已運用到高校各項業務活動中。但在內部控制體系運行過程中，仍有一些環節不夠順暢。例如為了提交財務報銷的紙質憑證，部分內部控制流程中形成的文檔還需要打印紙質版或者進行手工簽批，既浪費資源又降低工作效率，并且手工簽批也存在著被冒簽的風險。

內部控制執行有效的有力措施之一就是將內部控制流程嵌入到學校信息化辦公系統中，并與財務管理系統相融合。傳統財務報銷的簽批模式必然會轉入內部控制辦公系統中以電子簽章的形式存在。電子簽章增加了被偽造冒用的技術難度，避免冒簽的風險；還可以在一定程度上保障內部控制流程實施完整，避免遺漏的風險。實行會計電子檔案可直接依據電子簽章及其他電子文檔生成會計憑證，減少重復工作，提高工作效率，使內部控制流程更加順暢。

（三）會計檔案利用更加便利

在大數據時代，人們對信息的使用需求空前加大。高校財務信息作為學校的核心數據之一，不但能反映高校經濟活動的來龍去脈，反映高校各項業務運行情況，而且可以分析財務形勢，監督資金使用是否合規，檢查經濟政策執行是否有力，對高校內部管理和外部監督均有非常重要的作用。因此，財務信息被再次利用的范圍和頻率都大大增多。這些被廣泛利用的財務信息幾乎都是會計檔案或者直接來源于會計檔案。以電子形式進行信息傳輸和再利用，既可減少會計檔案抽取、復印、整理的繁重工作，提高工作效率，又可使財務信息使用者方便快捷地獲取信息并進行數據歸納和分析，甚至深度挖掘開發，拓寬財務檔案共享范圍，打通財務檔案借用通道，實現財務數據的更大價值[ 4 ]。

（四）財務監督更加全面

目前，無論是財政、審計部門對高校的外部監督還是高校內部自身管理，都將財務信息公開作為一項非常重要的監督手段。從公開的內容看，公開的財務信息大多屬于會計檔案或者取自會計檔案的信息。從公開的目的看，隨著廣大教職工公民意識、維權意識的增強，對學校財務信息公開也提出了要求，信息公開已不再是高校管理的單項需求，更是教職工參與學校管理、監督學校用權的一種形式。從公開的實際效果看，財務信息的內容越來越廣泛、越細化，所公開的財務信息往往是具體的數字，廣大非專業人士很難理解數字背后真正的“含義”，存在信息使用者看不懂、看不透的難題。會計電子檔案的出現可以使這個問題迎刃而解。例如高校在公開“七公經費”信息時，可充分利用電子檔案的優勢，在公開各項數據的同時將有關電子檔案進行鏈接，并配以必要的文字說明，信息使用者即可以便捷地了解每一數字的具體組成，從而對相關業務進行有效監督或提出建議。

綜上所述，會計電子檔案以其高效、便捷等優勢對高校財務管理具有非常重要的促進作用，會計檔案電子化也是會計檔案未來必然的發展方向。高校應加以重視并組織力量逐步進行會計檔案電子化建設，盡早實現全面現代化管理目標。

【參考文獻】

[1] 鞏慧.電子會計檔案或將正式“登臺”：企業電子發票及電子會計檔案綜合試點取得階段性進展[J].中國檔案，2015（2）：22-24.

[2] 牟文華.會計“綠色檔案”的可行性分析[J].會計之友，2014（35）：58-60.

[3] 何飛.會計檔案電子化讓財務管理更高效[N].中國會計報，2015-07-17（001）.

[4] 楊茜雅.電子會計檔案實現機制研究：以中國聯通為例[J].檔案學研究，2015（2）：96-99.