省級科技管理中檔案管理的問題與對策

摘 要 省級科技檔案管理部門在記錄全省科技發展歷程，加強各項科技工作管理中發揮了重要作用，同時在新形勢下也顯現出一些問題，本文主要分析了科技管理工作中檔案管理的問題與應對措施。

關鍵詞 科技檔案 科技管理 問題 對策

隨著我國創新驅動發展戰略的實施，省級科技行政管理部門工作任務愈發繁重，檔案形式和數量日益增加。省級科技檔案管理部門應當加快適應新形勢，加強各項制度管理，推進信息化建設，加快提升檔案管理工作水平。

1省級科技管理部門科技檔案管理現狀與問題

科技檔案是指人們在科學研究、技術創新和科技管理活動中形成具有歷史保存價值的研究報告、技術數據、重要圖紙、管理文件、制度規章、協議證書、聲像資料等文件資料。1978年3月，國家科學技術委員會、國家檔案局印發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》，建立了我國科技檔案管理工作制度，形成了以各級政府檔案館為主導、科技行政管理部門為核心，各個專業科研機構為支撐的科技檔案管理和工作體系。

目前，我國各省科技行政管理部門基本都建立了科技檔案館（室），負責省級科技管理系統內形成科技檔案的收集、保管和應用等相關工作。長期以來，省級科技檔案館（室）著力加強科技檔案管理各項工作，對記錄全省科技發展歷程，加強各項科技工作管理發揮了重要作用。但是，作為省級科技行政管理部門所屬的專業檔案管理部門，普遍對部門行政管理工作中形成的文件、規章、制度等文書檔案管理比較重視，對科技業務管理工作中形成的文件、報告、數據、報表、音視頻資料等專業檔案重視程度不高，對科技管理的高效、順利、規范開展造成不利影響。主要表現在：

（1）認識不夠。檔案管理人員普遍認為科技行政管理中形成的文件、制度、辦法、規章等文書檔案歷史價值高，日后使用、查閱機會多，應予重視；認為業務管理中形成的文件、報告、資料等時效性太強、長期保存價值不大，所以不太重視。

（2）業務不熟。業務管理中形成的文件、報告、數據等檔案資料因為專業性較強，檔案管理人員普遍感覺不懂、不熟悉，甚至有畏難情緒，工作中不愿意主動接觸。

（3）形式復雜。業務管理中形成的專業檔案有報告、圖表、圖片、視頻、電子數據等多種形式，對檔案的收集、分類、保存等造成較大困難。

（4）收集困難。業務管理中形成的檔案一般保存在業務管理人員手中，認為這是個人資料，或為了以后使用方便，不愿意上交存檔。再加上檔案管理人員對此類檔案的形成不熟悉、數量不掌握，造成文件歸檔率較低。

（5）遺失嚴重。隨著科技管理部門職能的增強和管理規范性的提高，業務管理中形成的文件資料如項目申請書、立項材料、項目實施、管理文件、驗收材料等數量越來越大，對檔案保存造成很大壓力，檔案館（室）被迫不再歸檔，造成重要文件遺失。

2原因分析

對于科技檔案管理中出現的上述問題，主要原因有以下幾個方面：

（1）業務能力不適應。當今世界科技發展日新月異，部分檔案人員的工作方法、工作理念不能適應科技發展新形勢的需要，在新問題出現的情況下陷于被動。

（2）管理制度不完善。部分檔案管理部門不能根據形勢發展需要及時完善和制定相應的管理制度，在困難出現后消極應對、疲于應付，不能從根本上解決問題。

（3）信息化建設滯后。部分檔案館（室）在信息化方面投入不足，信息管理手段和條件落后，在科技項目管理文件、科學數據、電子文件等檔案形式日益豐富、數量日益增加的情況下束手無策。

3解決方法與對策

（1）加強檔案管理隊伍建設。經常性組織檔案管理人員業務知識學習活動，重點學習計算機、信息處理、大數據、互聯網等先進技術，并積極引進檔案管理和計算機專業人才，不斷提高檔案人員應用新技術管理檔案工作的能力。

（2）加強業務部門人員檔案管理培訓。組織業務部門領導和工作人員學習檔案管理知識，提高業務管理人員檔案意識，激發相關人員做好日常檔案工作的積極性。

（3）加強檔案管理制度建設。在深入研究的基礎上，科學制定機關內部檔案管理辦法，提高科技管理部門檔案管理的科學性和規范性。

（4）加強檔案管理信息化建設。深入實施檔案數字化工程，建設科技檔案數據庫，推進檔案存量數字化、增量電子化。做好科學數據、管理數據、電子檔案歸檔存儲工作，不斷提升檔案管理信息化水平。

（5）完善科技管理信息平臺。在各類科技管理平臺建設工作中注重做好業務工作與檔案工作的結合。開發科技管理數據與檔案數據接口，及時做好科技管理過程數據和結果數據的歸檔工作，擴大科技管理數據歸檔覆蓋面，提高科技檔案管理工作效率。

作者簡介：劉懿玲（1971.7-），女，漢族，河北滄州人，大專，河北省科技檔案館，研究方向：檔案管理。

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