淺析人工智能技術在檔案管理事業的應用

曾珠

摘 要 目前，檔案管理存在著工作量繁重、效率低等問題，人工智能新技術的興起能有效解決檔案管理的諸多難題。但是，人工智能的應用具有一定風險性，需要加以完善，以更好地為檔案事業服務。

關鍵詞 人工智能 檔案管理 專家系統 倫理規范

1問題的產生

檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。但是隨著時代的發展，檔案管理的工作量愈加繁重，也面臨著知識過載、傳統檢索效率低、檔案丟失等新問題，因此，需要“采用先進技術，實現檔案管理的現代化”。

人工智能技術是一種信息知識處理系統，包括對數據或信息資源的收集、確認、顯示、整理、解釋、驗證及交流傳播等等處理。技術的進步和人文社會科學是相互促進的，因此，筆者思考人工智能技術是否能應用到檔案管理事業中，為檔案管理注入新力量。

2人工智能技術在檔案管理上的應用構想

人工智能的代表技術主要有自然語言處理、模式識別、專家系統、機器學習以及分布式人工智能。與檔案管理相關的主要有自然語言處理、模式識別和專家系統。

2.1檔案信息的收集與檢索

自然語言處理的應用包括機器翻譯、信息檢索和社會計算等。檔案工作人員通過自然語言處理能對檔案進行智能分類，可以方便地檢索出最具接近性的結果，縮短所花費的時間。

模式識別研究的是使一個計算機系統具有模擬人類通過感官接受外界信息、識別和理解周圍環境的感知能力。它的主要形式有語音、文字、人臉識別等等。比如在檔案館系統中建立語言庫，預先設定關鍵詞的算法，在檔案工作人員需要某些資料時，直接用語音識別就能搜索到對應的信息，大大提高檢索的效率和準確度。

2.2檔案安全管理工作

安全管理工作包括實體的安全與虛擬網絡安全。在實體安全方面，傳統的保安巡視、攝像頭裝置已不足以防范安全風險，運用模式識別中的人臉識別、指紋識別等技術，可以清楚地分辨工作人員與外來人員；在虛擬安全方面——主要是指對數字檔案的保護，由于信息量的爆炸式增長，海量檔案如何存儲成為難題。而新一代的檔案云將采用分布式存儲，這種存儲方式要求更為安全更為高效的數據管理手段，而人工智能是首選。

2.3檔案的處理、分析

專家系統是一個智能計算機程序系統，其內部含有大量的某個領域專家水平的知識和經驗，能夠利用人類專家的知識和解決問題的方法來處理該領域問題。

該系統在檔案管理有廣闊的發展空間，累積的檔案數據可以幫助機構和單位作評估，對具有共性的檔案問題進行計算和分析，是對傳統方法的彌補。

并且，該系統可以用于解決檔案的疑難問題。專家系統是一種將檔案中隱性信息、數據和知識挖掘出來，并轉化組織和個人知識的理想方式，同時也是信息、數據和知識管理中的關鍵過程。當檔案工作人員遇到無法解決的疑難問題時，可借助該系統發現已有的專家論述及典型案例、解決方法，并得到專家的建議，從而直接適用到自己的問題中來。

3可能產生的風險和建議

倫理體系與法理體系的欠缺、對社會分工的巨大影響是實踐中人工智能面臨的主要挑戰。

3.1倫理體系與法理體系的欠缺

檔案處理的專家系統是多位專家的智慧結合在一起的成果，但它不僅僅是專家智慧的簡單相加，在一定的算法基礎上，專家系統通過信息的組合抽象，能夠形成對新問題的建議，這是專家智慧的升華，有利于檔案問題的解決。但是從另一方面看，這可能帶來人類與系統界限不清的問題，專家系統會具有人的屬性嗎？這符合倫理嗎？是不是相應地也要在法律上對人工智能系統進行規制呢？進一步來看，科技進步有可能改變塑造人類社會的生活法則，而這種改變的確是一把雙刃劍，需要對風險進行預防。同時，如果大多數檔案工作人員都接受專家系統的建議，代表自由的決策權逐漸由人類讓渡到系統手里，這算不算自由被綁架呢？一般來說，人，是數據的輸出和擁有者，但人工智能技術使系統掌握更加全面的數據，既然它能夠根據已有經驗創造出解決新問題的建議，這是不是“思想”的產生和類人的自我意識？

所以，增強風險意識，進行風險預判，是我們應當重視的應對措施。

3.2影響社會就業的雙刃劍

許多檔案管理任務可能會由人工智能完成，導致部分職位的消失，當然也會創造一大批新的工作崗位，人們需要學習和掌握新的技能來適應就業結構的調整。但可以肯定的是，人工智能替代人工，將對低端產業勞動者的生活來源和社會安定造成負面影響。

3.3建議

應建立倫理準則、人工智能開發人員的道德規范。其次，應當加強公眾參與，鼓勵甚至要求更多的技術人員、普通公眾參與到一些人工智能宏觀標準的制定中，例如透明度標準、數據隱私標準、算法開發標準、個人數據AI代理標準等等，以解決人工智能在檔案管理中可能產生的倫理沖突、隱私侵犯、技術障礙等問題。鑒于人工智能技術在檔案管理中有許多應用場景，對其的管制應謹慎，應給予人工智能技術充分的發展空間。

4總結

2017年，國務院發布《新一代人工智能發展規劃》，正式將人工智能產業提升到國家戰略發展的高度。在檔案管理事業中應用此技術，不僅大大提高信息收集、檢索的效率和準確率，還將為檔案的安全保管、檔案所有人隱私權的保障、檔案的信息處理工作作出巨大貢獻。但是，我們也不能忽視這其中可能產生的諸多風險。問題與發展是并存的，人工智能能否應用于檔案管理，需要在立法、行政管理、技術建設和專業人員培訓等方面做出回應。目前，人工智能技術已有部分應用于智慧檔案館的建設，例如太倉市檔案館的智能Agent技術。

參考文獻

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