論事業單位檔案管理的信息化

顧敏

摘 要 新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。當今世界是一個電子信息發達的時代，電子計算機已成為現代化辦公的主要工具，電子計算機和現代通信技術的結合的信息技術產業的迅猛發展，產生了大量電子檔案。

關鍵詞 事業單位 檔案管理 信息化

電子檔案，一般是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰，檔案工作者只有對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

1事業單位的檔案管理實現信息化的必要性

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網絡進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

然而，當前的事業單位在進行人事檔案管理時，仍習慣于傳統的手工操作。有的單位即使已經安裝了“人力資源管理系統”或“人事檔案管理系統”，也會因為系統功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調閱檔案和資料檢索時，仍然只習慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不能適應時代的發展。新形勢下，要求事業單位須改變這一傳統模式，進行信息化建設。

2更新觀念，提高檔案人員知識結構

檔案信息化建設是一項長期的、艱巨的戰略任務，要擔當起這一歷史責任，必須有較高的政治素質、良好的職業道德和崇高的敬業精神。這一方面是由檔案工作的政治性、服務性決定的；另一方面，信息技術、網絡技術在檔案領域的應用，電子文件、電子檔案的安全問題對檔案管理人員提出了更高的要求。作為現代檔案工作者應當有豐富、廣博的知識，不僅熟悉檔案專業知識，還要努力掌握其他相關知識，尤其是要熟練掌握與檔案信息化建設相關的計算機技術、光盤技術、網絡技術、縮微攝影技術等，這樣才能適應新時期檔案工作的要求。

3加快軟硬件建設，實現裝備和技術的現代化

隨著計算機技術、網絡技術的迅猛發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善。信息化是當今世界經濟和社會發展的趨勢，檔案信息化建設賦予新時期檔案工作嶄新的內容，為檔案工作帶來了前所未有的發展機遇和挑戰。檔案信息系統是一項需運用各種學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，需要及時配備檔案管理現代化所必有的計算機、掃描儀、 光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟 件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。隨著電子技術的發展，檔案信息管理電子化成為一個必然的選擇，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、價值性，這樣用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，事業單位檔案信息化建設是檔案利用工作發展的必然趨勢。

4建立規范的管理機制，統一檔案管理標準

在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡 及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機 制。創新檔案管理制度。檔案管理部門應制定適應信息化建 設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技 術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安 全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

統一檔案管理標準，標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

規范化、標準化是進行檔案信息化建設的一項重要內容，也是衡量檔案管理工作現代化水平的一個重要標志。事業單位在進行檔案管理信息化時，應該按照國家推薦信息化管理的標準，根據自身發展的需求和特點來制定內部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。檔案目錄數據庫，應既符合國家的標準，又有利于實際的操作。應對各立檔單位文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統一的規定，還要對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統一規范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實現數據的共享，解決因軟件的不同而帶來的數據無法轉換或者不能讀取的問題。

5建設復合型的管理隊伍

目前，既懂技術，又懂業務的復合型人才（下轉第294頁）（上接第266頁）不多，信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設而言，要選拔和培養具備精通檔案管理專業、熟悉本單位業務流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發需求，與計算機專業人員能熟練溝通、有豐富的實踐經驗和較強的事業心的檔案管理干部。檔案管理人員隊伍建設是實現檔案信息化成功的根本， 決定著檔案信息化的發展速度和質量。提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，檔案管理部門應有計劃地對本系統的檔案管理人員進行信息化技能培訓，提高檔案人員知識結構，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。檔案管理部門還應創造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。檔案信息化建設是一項長期的、艱巨的戰略任務，要擔當起這一歷史責任，必須有較高的政治素質、良好的職業道德和崇高的敬業精神。這一方面是由檔案工作的政治性、服務性決定的；另一方面，信息技術、網絡技術在檔案領域的應用，電子文件、電子檔案的安全問題對檔案管理人員提出了更高的要求。作為現代檔案工作者應當有豐富、廣博的知識，不僅熟悉檔案專業知識，還要努力掌握其他相關知識，尤其是要熟練掌握與檔案信息化建設相關的計算機技術、光盤技術、網絡技術、縮微攝影技術等，這樣才能適應新時期檔案工作的要求。

檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務能力的不可缺少的手段。但是檔案信息化是一個艱苦的、長期的過程，對檔案信息化建設應有理性的思考。檔案部門應以檔案信息化為契機，進一步加強基礎工作，改革檔案工作管理體制與運行機制，切實把檔案信息化建設落在實處。

對事業單位的檔案進行信息化管理是當前科技與社會發展的必然要求。各個事業單位要重視其檔案管理，根據實際情況制定出一個檔案數字化管理的總體規劃，建設好自己的檔案信息網站，使檔案信息化符合國內外的標準，并不斷提高檔案管理人員的素質，不斷提高工作效率，適應時代發展。