探討新形勢下如何做好技能培訓檔案管理工作

徐新建

摘 要：伴隨我國技能培訓檔案管理加快現代化發展步伐，在新形勢下技能培訓檔案管理工作更復雜。只有保證每一項工作、每一個流程都更加規范化操作，才能夠實現技能培訓檔案工作目標，使得檔案管理體系起到有效的作用。文章分析了在新形勢下檔案規范化管理遇到的問題，并且闡述了在新形勢下檔案管理工作規范化的策略，希望促進我國檔案管理工作的進步。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；規范化；對策

目前中國處在新時代背景下，現代化信息技術普遍運用于社會的生產和生活中。特別在檔案管理工作方面，逐步在健全信息化管理體系。現代化信息技術給檔案管理工作帶來發展新機遇同時，仍然遇到了大量的問題。如何在新形勢下，加強檔案管理工作，促進檔案管理工作的規范化，這是值得我們研究的重大目標。

1技能培訓檔案管理工作的意義及作用

科學合理的技能培訓檔案管理，不但可以對職能部門或企業的業績進行考評，還可以對職能單位或企業的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內容包括著發展過程的優秀成果，因此，檔案可以為職能單位或企業的發展提供有參考價值的資料，方便做出科學合理的分析，技能培訓檔案是制定發展方向最好的參考資料。隨著我國的全面發展與進步，技能培訓檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式進行相關的檔案管理工作。因為職能單位或企業的資源取向、模式、戰略，以及未來的發展都受檔案管理工作的影響，所以檔案管理工作為職能單位或企業取得市場競爭有著重要的意義。

技能培訓檔案管理工作主要有兩項重要的作用：其一，作為考察依據的作用。作為歷史的鑒證與其它的文獻是不一樣的，檔案具有法律的效應。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據，因此，檔案作為真實憑證而存在。例如：職能單位或者企業的重要文件存檔、手稿、印信等；其二，作為參考的作用。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實事憑據。同時，檔案的參考性和內容非常廣泛與豐富，相關職能單位或者企業等都有自己的檔案管理工作制度，所以，當所涉及的問題需要參考檔案的時候，只要查找相關的檔案記錄就能找到答案。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時做好檔案的保密工作，并熱愛檔案管理工作。

2在新形勢下技能培訓檔案管理工作規范化的策略

2.1重視技能培訓檔案管理工作的規范化

對于檔案管理者而言，他們應及時更新理念，充分地認識到技能培訓檔案管理工作的重要性以及必要性。首先檔案管理者要明白技能培訓檔案規范化管理的作用以及意義，在檔案管理工作中，合理的分配規范化檔案管理的人力、設備以及財力等資源。具體的來說，作為檔案管理者，不僅要重視檔案管理工作的規范化，還要求在檔案管理工作方面，加大投入力度。例如說，設立維修部門，招收具備專業化計算機知識和技能的人員，定期對計算機設備展開檢修，對軟件實時更新、對病毒進行查殺，以此保證檔案管理工作更加規范化和信息化。

2.2健全技能培訓檔案管理體系

從客觀的視野來分析，在新形勢下開展檔案管理工作，要求在各方面采取有效的處理，不可以存在任何的隱患。從縱觀全局的角度分析，檔案管理工作經常產生諸多的問題，少不了相關規章制度的影響。所以在檔案管理工作中，不僅要構建完善的檔案管理體系，還應當針對現有的檔案管理制度進行創新和改革，從不同的方面處理好健全檔案管理制度的問題，彌補制度存在的一些不足之處，本質上改善檔案管理工作的質量。首先是細節方面的制度，有必要堅持貫徹落實。所有檔案都應當健全細節管理工作，包含了編號處理工作、錄入處理工作、取出管理工作、轉移處理工作等。在進行每一項工作的時候，都需求進行具體的記錄，而且將相關的責任落實到負責人，讓檔案管理員清晰自己的職責，防止存在模糊問題。其次是整體方面的制度。只有對檔案管理制度進行階段性更新和改革，對制度內容結構加大優化和彌補力度，才可以確保檔案管理工作的規范化開展，實現有據可依的目的，最后創造出很高的社會價值。

2.3優化技能培訓檔案管理的方法和技術

在新形勢下技能培訓檔案管理工作加快了發展的步伐，過去的檔案管理技術和方法，已經難以符合規范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統一的紙制檔案資料，要想實現檔案規范化管理，具有一定的難度，過去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時間，而且有可能效果卻不佳。鑒于此，通過將先進的新興電子技術和信息化技術，有效運用到檔案管理工作中，使得計算機操作檔案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我們注意，在檔案管理工作過程中，使用先進的科技，即便獲得較大的機遇，同樣會面臨極大挑戰。首先要加強現代化技術的實效性，在檔案管理員努力下，了解新形勢下檔案管理工作具體的要求和存在的問題，將管理和技術有效地結合，研發出符合本單位實際需求的信息化和現代化檔案管理系統，從而使現代化技術在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時，將現代化技術融入到檔案管理工作時，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規范性和保密性，避免檔案由于技術工具使用不合理，而發生檔案泄漏或者丟失的現象。所以還需要強化加密系統建設，對于電子檔案系統進行定期性檢查，對電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。除此之外，在提升單子檔案信息化水平的時候，應當擯棄過去人工管理方法，可以給各份資料創建一個電子檔案，例如針對全部人工記錄資料，通過用掃描儀，將資料掃入到計算機里面，進而生成電子檔案，并且保證日后錄入檔案都是以電子檔案為主，通過相關檔案管理軟件，把全部檔案資料根據類型和時間實施歸檔好，還應當創建專業的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，節約人力的時間的投入，進一步提升檔案管理工作的質量和效率。

2.4培養技能培訓檔案管理者的素質

在新形勢下，要求檔案管理工作更加規范化。由于檔案管理工作的內容比較多，信息量比較大，管理具有復雜性和難度，對檔案管理工作人員要求比較高，作為一名檔案管理者，一定要具備良好的綜合素質。但是據了解，目前檔案管理工作人員的素質良莠不齊，有些檔案管理員并沒有達到相關崗位的要求，特別是不擅長運用信息化技術。所以說，有必要培養檔案管理者的整體素質，準確了解同行業工作的動態，結合檔案管理者的具體情況，從而制定出培訓計劃，并且針對性加強培訓教育，幫助他們豐富檔案管理知識，提高他們運用信息化技術的水平，并且規范檔案管理員的行為，增強他們的責任心，從而提高檔案管理工作的效率，保證多項檔案管理工作更加規范化進行。

3結束語

在新形勢下，技能培訓檔案管理工作獲得了一定的發展機遇，同時受到諸多因素的影響，也存在極大的挑戰。傳統的檔案管理模式，已經不能適應信息化和現代化管理的要求，要求檔案管理工作更加規范化。這就要檔案單位充分地意識到檔案管理工作的作用，本單位的工作實情，構建完善的檔案管理體系，通過先進的管理方法和技術，提升檔案管理的信息化水平，并且做好人才培養工作，從而推動檔案管理工作的規范化。

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（作者單位：曹縣人力資源和社會保障局就業技能培訓中心）