外協管理全流程風險控制研究

邢柳

摘要：本文介紹了科研院所外協的基本概念，梳理出外協工作的外協申請立項、外協供方選擇、外協合同簽訂、項目實施與驗收五個主要階段，分析了各階段的主要工作內容和主要風險點，并結合工作體會提出了解決措施和建議。

Abstract： This paper introduces the basic concepts of research institutes' outsourcing， and sorts out the five major stages of outsourcing application， outsourcing supplier selection， outsourcing contract signing， project implementation and acceptance， and analyzes the main work contents and main risk points of each stage， and proposes solutions and suggestions in combination with the work experience.

關鍵詞：外協；流程；風險；措施

Key words： outsourcing；process；risk；measure

中圖分類號：F532.6 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）30-0077-03

0 引言

外部協作（簡稱外協）是指在本單位承擔的各級、各類研制任務中，由于本單位自身的技術能力、加工設備和研制周期等條件的制約，需要將項目的部分研制內容委托給本單位以外的具有相應能力的單位完成的一種形式。隨著我國武器裝備改革的不斷深入，伴隨著軍民融合的深入推進以及市場化的多元競爭，科研院所完全依靠自身能力滿足項目研發的要求已十分困難，需要開展外協來幫助自身完成相關任務，外協在科研生產中將會扮演越來越重要的角色。

外協管理是對本單位的外協項目進行規劃、實施及監督的全過程管理，是實現規劃目標、提升經濟利益的重要保障。但外協管理中涉及的流程和環節眾多，每個階段都存在著風險，會對外協任務的完成質量產生影響。為有效降低外協過程全流程的風險，本文就其風險及應對措施進行了分析及探討。

1 外協主要工作內容梳理及風險分析

在科研院所的外協業務中，外協管理的流程主要包含外協立項申請、外協供方選擇、外協合同簽訂、外協項目實施以及外協項目應用評價五個階段。這五個階段是一個順序過程，串聯起整個外協的全部流程，如圖1所示。

在每個階段，都有不同的工作重點內容，均存在不同的風險點，而每個風險點都將對整個外協項目的順利開展帶來隱患。

2 各階段風險應對措施

2.1 外協立項申請階段的風險與應對措施

在立項階段單位結合自身業務能力，明確外協項目立項的必要性和外協項目范圍。對于單位因各種因素和能力無法完成的，或者單位需要投入過高的人力物力和材料才能完成的，導致成本過高的項目，可以考慮通過外協來完成相應的工作達到降低成本的目的。在確定外協范圍的同時，業務部門也應與財務部門配合，對外協項目的預算予以明確。在外協申請立項階段，單位應編制項目技術方案，對項目進行分析、論證，對項目的內容、目標、要求和主要技術指標等近闡述，為確保監督有效，應由外協項目需求部門、項目管理部門、質量管理部門、財務管理部門逐級進行審批。為降低風險，單位還可根據項目情況就外協項目進行公示，接受公開的監督。立項方案通過后，業務部門需要組織編制立項報告。立項報告就外協項目的依據、目的、意義、內容進行明確，同時對項目實施的預期成果、計劃安排、項目分工、調研情況及供方情況、預算、風險分析及應對措施等進行闡述，對項目營利能力進行分析說明。單位應根據項目金額，重要程度等組織立項評審，評審通過后無特殊情況，一般不予調整，確實需要進行范圍、預算等關鍵內容調整的，應可作為新外協項目重新立項，從而可有效避免因外協項目范圍確定不合理導致的企業損失。

2.2 外協供方選擇階段的風險與應對措施

為避免選取風險，采取公開招標方式選擇供方，會在在公平公正性和充分競爭方面具有優勢，對于外協質量和成本控制也十分有利。采用招標方式選取供方時，應在招標文件中對技術指標、評價標準、公開澄清問題等進行明確。邀請招標應向三家以上的潛在外協單位發放邀請函，明確外協項目各項具體的要求。同時從技術、質量、價格、履約能力等方面設定評價指標及權重，作為評分依據。為規避風險，招標過程應委托第三方招標代理公司進行，對于中標的供方，應發布中標公告進行公示，公示期滿由需求方向中標單位簽發中標通知書。公示期間若有異議，中標通知書應暫緩發出，并由監察處會同有關部門對異議問題進行調查處理。

單一來源方式選擇供方單位，企業的話語權和主導權會降低，因此，一般不建議通過單一來源方式。但作為軍工科研院所，研制生產的產品涉及到國家戰略安全或涉及保密要求必須采取此種方式選擇供方時，應注意從單位的合格供方名錄中選擇，若不在合格供方名錄中，應對先對供方進行審核評估，審核時單位外協業務主管部門、質量部門、財務部門、紀檢部門等應參與其中。在審核供方是否具備合格供方資質時，應注意對供方的營業執照、經營范圍、經營狀況、履約能力、武器裝備質量管理體系認證證書/質量管理體系認證證書或技術隊伍、設施設備等質量基礎能力進行重點審核。按照上述方式選擇外協供方，達到合理確定外協價格、降低外協成本的目的，大大降低因供方選擇不當導致的損失，同時，紀檢部門的參與可避免外協項目存在商業賄賂等舞弊行為，保護單位相關參與人員。

2.3 外協合同簽訂階段的風險與應對措施

簽訂外協合同前需針對合同各項條款進行談判。為在談判中占據主動，應提前整理出對方的資料，加強對談判方的了解。合同談判分為技術和商務兩方面，參與合同談判人員應對國家的法律法規，行業規章制度，合同涉及產品或服務的市場價格等均應了熟于心。在洽談技術協議時應對技術要求、成果交付、時間結點、驗收方式的完整性和準確性進行明確。商務協議應注意與技術協議進行匹配，同時關注合同價格、關鍵節點、進度和可行性、合同變更解除條款合理性等方面。涉及保密事項的，還應明確保密條款。作為監督事項，還應在合同中明確乙方是否接受甲方對外協經費支出情況進行監督檢查，是否允許二次外協的情況等。合同簽訂審批流程中應由單位外協主管部門、審計部門、財務管理部門、法律管理部門、保密主管部門、紀檢部門等參與其中。對外協供方的主體資格、授權情況、合同內容是否存在重大疏漏、是否有潛在的合同糾紛可能等進行再次審查，從而避免企業合法權益受到侵害。

2.4 外協項目實施階段

對于外協項目，應按項目管理模式進行監督管理。與外協方進行有效溝通，督促外協項目按照所簽署的合同或協議開展工作。甲方應開展項目中期驗收、終期成果驗收等各階段驗收。驗收應編制驗收大綱，對外協方交付的成果進行全面檢查，專職的檢驗人員按照驗收大綱，對合同技術指標、功能性能、規格尺寸、外觀和缺陷等內容逐項檢查，對其是否符合同要求的技術指標出具審查意見，做好原始記錄并存檔。如需進行調整應明確調整內容，以便在最終成果驗收時對前期調整內容一并進行審查，確保項目達到合同要求。在專家審查的基礎上，甲方業務管理部門、質量部門應定期對外協項目履約情況、工作狀態、項目交付質量進行跟蹤，對出現的偏差進行分析，及時修正差異。如果發生違反合同約定事項，法律部門應根據具體條款追究外協方的違約責任。以上措施可有效避免因外協項目管理管理不到位、服務質量差，導致無法實現外協項目的目標，致使企業利益受損失。

2.5 外協項目應用評價階段

為確保外協項目成果達到標準，成本控制符合要求。甲方應對項目制定評價指標。評價可分為管理評價和經濟評價兩方面。管理評價主要是對外協項目的計劃執行情況，合同履約情況，項目成果是否通過驗收等方面進行評價。經濟評估主要就項目成本與預算執行力的匹配，項目投入產出比是否合理，項目后續應用前景等方面進行評價。通過評價可以體現外協項目的實施效果、經費的利用率，對外協項目管理流程不斷完善，持續改進，提高外協質量和效果十分有益。

3 結語

采用科學嚴謹的管理方法和完整細化的工作流程，在各個階段對外協項目全流程實施風險管控，確保外協項目在價格、質量、時間節點上滿足合同要求。在保證任務完成和自身的信譽不受影響的前提下，也帶來了經濟效益。

參考文獻：

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