試分析如何提升公路科技檔案管理水平

馬玲玲

[摘 要]隨著社會經濟的飛速發展，檔案管理已經成為各行各業關注的焦點。對于公路行業來說，提高檔案管理水平更是重中之重。據不完全統計，目前我國公路行業的科技檔案管理出現滯后現象，嚴重制約了我國公路管理工作的有序發展。本文針對我國公路檔案系統存在的問題進行分析，并提出了科學合理的檔案管理模式，希望能為提高我國公路的檔案管理水平奠定基礎。

[關鍵詞]公路系統；檔案管理；水平

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.073

[中圖分類號]G271；U412.366 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）12-0-02

1 公路系統檔案管理存在的問題

1.1 不重視檔案管理工作

據不完全調查，自2005年我國開始逐漸擴大公路系統檔案管理工作的范圍，雖然取得了很多成績，但是我國公路系統的檔案管理工作仍然存在很多多問題，最突出的就是不重視檔案管理工作，主要表現在以下3個方面。一是很多部門在取得較好的成績后便安于現狀，忽視檔案管理工作，從而嚴重限制了系統內檔案管理工作的發展。二是當部門無法完成和實現長期發展目標，短時間內不能取得令人滿意的成績，相關領導者將視線從檔案管理工作轉移到其他事情上，大幅降低了檔案管理的人力、物力和財力投入，從而使公路系統檔案管理工作進入了瓶頸期。三是作為工程技術部門，同樣忽略對檔案的管理和留存，甚至缺少檔案管理崗位，即使有該職位，也多為兼職人員或者外行在做工程技術檔案的管理工作，導致工作質量和業務水平均有所降低。

1.2 公路科技檔案管理手段滯后

隨著社會的快速發展，公路建設施工和公路養護管理單位都要求建立信息化的檔案管理系統，但是從多方面考證，本應建立起來的科技檔案管理模式沒有建立起來或者不完善。與其他工程建設相比，公路工程的規模較大，涉及的工種較多，施工范圍較為分散，由于沒有具體的內業管理規定，科技檔案往往得不到規范的建立和管理，更沒有與互聯網相融合。另外，由于公路系統建設網點較為分散，科技檔案資料均出自現場，倘若沒有移動通信、存儲設備，就不能第一時間將施工過程、竣工資料等相關信息從施工現場傳輸到檔案管理部門。最后由于科技檔案的系統性不強，在進行檔案整理和編制的過程中，檔案管理工作人員需要投入大量的時間，從而不可避免地會出現檔案資料缺失問題。

1.3 檔案管理人員的專業水平低

由于缺乏專業的培訓，檔案管理人員的專業水平千差萬別。除此之外，檔案管理人員也沒有通過參加一些相關的專業培訓來提高自身的業務水平，不能很好地勝任相關工作，從而無法提升檔案管理的效率。

1.4 檔案管理信息化手段落后

目前，社會各行各業都在努力加強信息化管理，但公路系統的檔案信息管理水平卻不容樂觀，因此檔案信息的利用率比較低下。一些高速公路企業的檔案管理部門甚至缺少必要的硬件設施，嚴重阻礙了公路系統檔案管理的信息化進程。雖然一些高速公路企業建立了信息化系統，但是采用的設備和技術很多都是已經淘汰的，從而不利于開展檔案管理工作。

2 公路系統檔案管理的解決措施

2.1 提升檔案管理工作人員的認知能力

為了進一步提高檔案管理工作的效率和質量，首先需要提高檔案管理工作人員的認知能力。部門負責人要向管理人員貫徹規范化的檔案管理模式，加大檔案管理控制力度，科學合理地開展檔案管理工作，防止出現檔案丟失的情況。在此前提下，主要領導要做好領頭羊，充分調動檔案管理人員的積極能動性，讓檔案管理人員熱愛工作，以飽滿的熱情投入檔案管理工作中。

2.2 建立信息化電子檔案管理系統

新時代，公路工程需要加快建立完善的信息化電子檔案管理系統。相關公路工程單位應該建立檔案網絡歸檔系統，設置自動編制功能，與施工現場的管理人員建立信息聯絡方式。例如，在施工現場管理人員熟練掌握檔案管理模式的前提下，現場管理人員可以利用智能手機登錄檔案管理網絡歸檔系統，及時將現場生成的檔案資料（甲方及監理方現場口頭指示、變更前后原始資料等，為變更索賠提供有力的證據）傳輸到公路工程檔案管理部門，從而不僅能夠保證資料的原始性和真實性，還能將現場的資料自動整理為電子檔案，提高了科技檔案的歸檔效率。此外，一些已經歸檔的檔案材料，經過電子化處理后，可以將檔案儲存到管理數據庫中，并及時做好備份。所有的電子檔案都需要經過網絡管理，并且按照分密級進行存檔。

2.3 加大資源投入

公路工程科技檔案管理是一個系統性工程，項目管理涉及公路工程的建設模式、檔案管理制度的制定等多個方面，因此需要加大資源投入，提升自身檔案管理的責任感，將檔案事業納入重要議程，經常對檔案管理工作中遇到的問題進行深入的分析和積極的探討。第一，公路行業要切實加大電子檔案管理的投入資金，購置必要的軟硬件，將檔案管理事業所需要的資金納入年度預算中。第二，建立標準的檔案館。館內需要配備必要的設備，如消防器材、空調等，同時配齊現代化辦公設施，包括掃描儀、打印機、電腦等。

2.4 加快科技檔案管理的信息化進程

首先，加大科技檔案信息化建設的投入力度，重視對科技檔案管理人員的計算機知識與技能的培訓，為快速推進公路科技檔案管理信息化創造良好的條件。其次，運用現代化的管理手段建立公路工程科技專項檔案信息化管理系統和科技檔案信息庫，將科技檔案資料歸入信息化管理的范疇，將后續維修記錄和現場施工記錄，盡可能直接錄入計算機中。再次，利用數字技術對公路工程科技檔案資料進行加工，提高科技檔案資料的電子存儲能力和網格查詢檢索能力，為全面實現科技檔案管理電子化、信息化、數字化奠定基礎。最后，充分利用現代化的管理模式，建立健全公路工程檔案資料數據庫，不斷提高科技檔案資料的開發利用效率和水平。

2.5 檔案利用價值與憑證有效結合

檔案部門在進行科技歸檔時，應該將檔案的利用價值與憑證進行有效結合，從而科學合理地進行檔案歸檔。首先，在符合歸檔要求的前提下，還要保證原有的要求。其次，在實際操作過程中，盡量降低復制文件的閾值，在沒有收集到完整的原始檔案的情況下，應當用一份字跡清晰的檔案進行取代。最后，原始的歸檔和收集具有較高的參考價值，收集完整后在將其更換，使其能夠直接反映科學研究、生產活動的過程和結果。

2.6 加強多元化檔案人才隊伍建設

當前，社會還沒有充分重視檔案管理的相關工作，在這種狀態下，很多工作人員的專業并不是檔案管理，一些是后天學習，另外一些是兼職人員等，因此必需加強對檔案干部及相關管理人員的在職培訓，運用各種方式大力普及檔案業務知識與技能，在不斷更新的檔案法規的影響下深入學習新的規章制度。在公路工程單位，要想把檔案工作做到盡善盡美，檔案管理工作人員不僅要具有專業的檔案管理能力，還要有科學工程或工程技術相關專業的背景，如路面設計、橋梁建設等。除此之外，還應該給予檔案管理部門工作人員適當的壓力，使其將壓力轉化成動力，在實踐學習的過程中不斷提升自我。同時，公路行業要利用激勵機制，對于成績突出的檔案管理工作人員進行獎勵，充分調動他們的積極性。最后，做好公路工程檔案管理工作的前提就是堅持以人為本，既要抓隊伍建設，也要抓辦公設施建設，打造出一批高水平、高素質、高能力的檔案管理團隊，不斷強化檔案管理人員的保密意識、經濟意識、信息意識和現代意識，從而提高公路工程檔案管理工作人員的職業技能和職業操守。

3 結 語

隨著社會經濟的飛速發展，公路建設事業也取得了快速進步，因此對檔案管理人員提出了更高的要求。本文針對我國公路檔案管理存在的問題進行了分析，并提出了相關的解決辦法。為進一步提高檔案管理人員的管理水平和專業素養，公路行業仍需加大對公路工程檔案管理人員的培訓，重視工作人員的專業技能和職業道德，將檔案管理工作放在首要位置，確保每個檔案管理人員都能勝任當前的檔案管理工作，促進公路建設事業健康發展。

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