基于工作流的高校教務管理系統信息化建設現狀及對策研究

李航

[摘 要]隨著計算機技術突飛猛進的發展，目前全國高校教務管理信息化技術也有了跨越式的發展，高校教務管理通過應用信息技術，不僅改變了高校教務管理的工作模式，也提高了教務管理的工作效率。然而，隨著高校教務管理信息化工作的不斷推進，問題也慢慢凸顯出來。基于此，本文分析了基于工作流的高校教務管理信息化建設的現狀，并提出了相應的解決對策。

[關鍵詞]工作流；教務管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.093

[中圖分類號]TP315 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）12-0-02

0 引 言

工作流是工作流程的計算模式，是計算機化或自動化的工作過程，可以實現流線型業務運作，并且這一流動過程能被跟蹤、監控和管理。工作流的發展是由業務過程的自動化演變而來的，它的起源也和很多軟件技術一樣，是由許多不同的起源發展而來的。目前，國際上有一個非常著名的工作流規范——WFMC規范，其中規范定義了工作流產品所必須具備的功能和特性，它的存在極大地促進了工作流技術的發展和應用。

由工作流技術實現的信息化系統，會帶來各種各樣的好處，主要有以下幾個方面：①充分利用現有的軟硬件資源，輕松實現各種資源的整合和協作；②實現無紙化工作模式，不斷減少運行成本；③操作簡便，無須花費大量時間進行流程培訓；

④管理更加高效，獲取關鍵信息更加快捷和準確；⑤在事務管理過程中，可以做到及時傳遞。

1 基于工作流的高校教務管理系統信息化建設的現狀

高校教學管理的核心是教務管理，教務管理水平的高低可以體現高校教育教學的管理水平，也可以從側面反映高校的辦學實力。高校的教務管理工作是各項工作的基礎，它關系到各個教學單位和各類管理人員，具有管理難度大、業務繁雜的特點。提高效率成為教務管理的迫切需要，因此采用優秀的教務管理系統就顯得尤為重要了。

教務管理系統主要經歷了以下幾個階段。第一階段是傳動手工操作階段。局限于當時的技術水平，早期高校的辦學規模往往也不是很大，要處理的數據也很多，因此高校教務管理人員普遍采用手工處理各類數據，這樣的方式基本也可以滿足日常教務管理需求。第二階段是單機版教務管理系統階段。由于計算機技術快速發展，計算機的軟件和硬件水平有了進一步提升，此時很多高校使用的教務管理系統是面向單一終端的信息化系統，這樣的系統僅能提供簡單的查詢等操作，不能實現數據共享，系統性能也不是很高。因此不能很好地提高教務管理工作效率，也不能夠完全滿足高校教務管理的需求。第三階段是利用網絡技術的教務管理系統階段。軟件技術的高速發展是教務系統實現網絡化的基礎，此時的技術開發水平也有了很大的進步，能夠把高校教務管理系統的各個子系統統一整合起來，能夠建成一個全方位、高性能的信息化管理系統。基于網絡和數據的高校管理系統，通過網絡進行實時的信息處理，實現了資源共享，系統安全性較高，大大提高了高校教務管理工作的效率。

目前，國內的教務管理系統主要有正方教務管理系統、青果教務管理系統、強智教務管理系統和致遠教務管理系統等。除了國內的教務管理系統，還有Centre/SIS、Online Grades等國外教務管理系統。雖然現在市面上使用了各種各樣的教務管理系統，系統功能大大滿足了教務管理需求，系統性能也有了很大的提高，但是在系統使用過程中仍然存在各式各樣的問題，主要有：①由于教務管理所涉及的業務較多，系統為了滿足大部分的需求，開發了較多的子系統，造成系統過于臃腫，降低了系統的靈活性；②多個子系統之間的聯系不夠緊密，往往會形成數據孤島；③系統開發往往局限于滿足單一的業務流程，而且不能及時適應教務管理需求的變化等。

現今的高校辦學為了培養適應社會的技能型人才，都在改變人才培養模式，提高辦學質量，提高辦學水平，因此處于變革時期的高校教務管理也需要不斷改變與創新教務管理模式。此時工作流技術已經成功應用到信息化系統中了，因此完全可以把工作流技術引入到教務管理系統中，從而實現從實際的教務管理業務中提取出能夠完全或者部分自動執行的業務流程，并融入教務系統中，利用工作流可以對具體的教務管理任務進行監控和管理，提高教務管理工作的效率，降低高校教務管理的成本。基于工作流的高校教務管理系統信息化建設仍存在以下幾個方面的問題。

（1）重視度程度不夠。首先，高校領導對教務信息化管理的認識程度不夠，對基于工作流的教務管理系統更是淺嘗輒止，沒有意識到基于工作流的教務管理信息化系統所具有的廣闊發展前景，因此對教務管理系統建設的經費投入不足，從而影響到基于工作流的教務管理系統軟件升級和硬件更新，從而制約了高校教務管理邁向信息化。其次，高校教務管理人員接受新技術的能力不足，創新意識不高，對基于工作流的教務管理系統了解不夠，未能對其有一個全方位的理解，依然安于現狀，不愿對教務管理系統進行更新換代，最終影響了高校教務管理水平的進一步提升。

（2）系統設計不合理。大部分高校的主要精力都在于教學，系統研發能力都嚴重不足，所以高校的教務管理系統往往是委托第三方的軟件公司進行設計或研發的。但是軟件公司畢竟沒有親身經歷過日常的事務性工作，沒有直接參與高校的教務管理，無法真正全面了解高校的辦學特點和業務邏輯關系，就更談不上引進工作流技術來設計高校教務管理系統了。另外，部分高校過于追求多功能的系統設計理念，往往忽略了最為基本的業務邏輯，進而對發揮教務系統功能產生了嚴重影響。

（3）信息化素質水平不高。很多高校教務管理隊伍的綜合素質水平相對較低，主要表現為：①高校教務管理人員信息化專業素質欠缺，非信息化專業的管理人員大有人在，對基于工作流的教務管理系統一知半解，同時教務管理人員信息化水平相對薄弱，難以滿足高校教務管理信息化建設的需求；②高校師資隊伍信息化專業素質相對薄弱。高校教師屬于高校教務管理信息化建設的具體使用人員，在現代化水平日益提升的背景下，高校教務管理信息化建設需要教師隊伍具備更高的信息化水平，但是大多數教師的信息化水平較低，綜合素質不高，在很大程度上制約了教務管理信息化建設工作的順利開展。

2 基于工作流的高校教務管理系統信息化建設的對策

2.1 引進工作流理念

信息化校園建設是一項長期而艱巨的系統化工程，其復雜性及系統性都比較強，其中教務管理信息化建設工作是其重要組成部分。高校教務管理可以引進工作流的理念和技術，結合學校辦學特點進行統一規劃、統一指導及相互協調，并根據學校人才培養目標，實施全新的管理模式，實現教務管理流程化。因此，高校引進基于工作流的教務管理系統就能大大提高教務管理工作的效率。

高校的各個業務部門在制定各自工作職責的基礎上，需指定專門的工作人員負責管理教務系統，確保基于工作流的教務管理系統合理運轉，從基于工作流的高校教務管理系統的服務對象上來看，面向的是所有師生。同時，高校可以采用多種宣傳方式，加強對工作流技術的介紹和宣傳，提高高校師生對其的認知水平，使其積極支持與配合，以推進高校教務管理系統的信息化建設。

2.2 制度化保障教務管理信息化發展

“一切按制度辦事”是高校制度化管理的根本宗旨。規章制度是讓引進的基于工作流的高校教務管理系統能夠正常運轉的重要保障，因此，高校應完善各項教務管理規章制度，實現制度的科學性、客觀性、規范性和穩定性，并充分體現教務管理信息化的需求。教務管理規范化屬于信息化建設工作的前提條件，其工作的規范化要求各項工作必須根據一定的標準去開展，所以教務管理人員應具備嚴謹的態度，促進各項規章制度真正得到執行，實現按章辦事。

2.3 加強管理隊伍素質建設

基于工作流的高校教務管理系統是一套科學、合理的管理信息化系統，而該系統的設計又與管理人員的綜合素質息息相關。高校教務管理相關人員可以借助現代化多媒體技術，對教務管理隊伍開展形式多樣的信息化培訓，提高教務管理人員對基于工作流的高校教務管理系統的使用水平。第一，提升相關管理人員的信息化管理水平，掌握工作流的管理手段。第二，制定相應的激勵辦法，為高校教務管理工作人員安于教務管理工作奠定基礎，鼓勵管理人員勤于思考，為其提供更多的技能培訓機會，定期組織教務管理人員開展工作交流或參觀學習，進一步拓展其工作視野，增強其管理工作熱情。第三，教務管理人員在完成所承擔的教務管理工作后，不能僅僅滿足于現狀，還應積極參與教務信息化建設中去，提高自身處理信息化工作的能力，從而能夠及時發現信息化管理工作中存在的問題，實現信息化管理技術與科學管理方法之間的有機結合。

3 結 語

如何更好地建設基于工作流的高校教務管理信息化系統不是一蹴而就的，是需要堅持長期建設的信息化工程。在建設的過程中要建立健全的信息化制度，引進先進的信息化理念，優化信息化軟硬件環境，以高校自身實際情況和發展趨勢為出發點，科學規劃、合理設計、逐步建設，建立起基于工作流的教務教學信息化管理模式，從而不斷提高教務管理水平。

主要參考文獻

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[3]黃立明，郭紅英.當前高校教務管理系統信息化建設的現狀分析和對策研究[J].科技經濟市場，2006（1）.