信息資源共享下高校檔案管理模式創新思考

李曉霞

[摘要]隨著互聯網技術的不斷普及與發展，信息化技術在高校檔案管理中的滲透越來越明顯，實現高校檔案管理信息化、網絡化，不僅可以大幅度提高檔案管理水平，增強檔案的應用效率，而且還能夠發揮檔案資源共享的社會價值，進而更好地促進社會的長足發展。文章首先對高校檔案傳統管理模式中存在的問題進行分析，并在此基礎上探討如何在信息資源共享背景下對高校檔案管理模式進行創新，以此來為日后高校檔案管理水平的提升提供參考。

[關鍵詞]資源共享；高校檔案管理；模式創新

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.20.185

檔案管理是現階段高校管理工作的重要組成部分，不僅關系著高校日常工作的正常運轉，而且其管理水平的高低也決定了學校的發展潛力和發展后勁。隨著信息化時代的來臨，高校傳統檔案管理模式已然無法滿足其發展需求，因此，對檔案管理模式進行創新與完善勢在必行。

1 高校傳統檔案管理模式的局限性

1.1 檔案信息載體單一

現階段，由于高校領導層對檔案管理工作重視不夠，從而對于信息化技術的引進力度相對較小。截至目前，國內大部分高校的檔案保存方式仍以紙質為主，數字光盤、芯片等在檔案記錄中的應用還不夠廣泛。雖然紙質檔案在某種程度上可以滿足檔案信息保存需求，但由于紙質檔案占用空間大、易損壞，因此無法滿足當前信息化時代高校發展對檔案管理的需求，檔案信息載體單一成為制約高校檔案管理水平提升的重要因素。

1.2 檔案信息服務功能單一

高校檔案是由教學、科研、行政、財務、學籍以及人事等多方面檔案所形成的一個有機整體，在高校發展中能夠發揮多種功能作用。但就目前高校檔案的應用來看，主要集中在為領導決策提供參考方面，學生、教師和科研人員從中獲取的服務卻少之又少。之所以會出現這樣的問題，一方面是由于受傳統管理觀念的影響較深，沒有樹立公眾服務意識；另一方面則是因為檔案管理結構本身存在問題，無法全面、系統地收集與科研、教學相關的信息資源，從而不能為師生提供所需服務。

1.3 檔案信息服務效能不高、服務方式被動

在信息化時代，部分高校已經將計算機技術引入到檔案管理中，結合本校檔案管理現狀建立了管理網站。但就網站建設的內容來看，幾乎只有少量的信息瀏覽服務和咨詢檢索服務，用戶登錄網站后所能獲取的信息少之又少，這樣一來，勢必會降低檔案資源的使用效率，達不到高效利用的根本目標。所以，在信息資源共享背景下，若想要實現檔案信息資源應用效率最大化，當務之急就是提高高校檔案實質性的服務功能。

1.4 信息化基礎設施薄弱，服務技術手段落后

計算機技術在高校檔案管理中的應用已經有一段時間，經過長時間的摸索和研究后，大部分高校已經可以實現管理自動化，但在信息化建設方面卻還有待進一步完善，總體表現出來的問題是對檔案管理信息化建設工作缺乏重視、經費投入不足、工作思路和目標不夠清晰等。正因為存在上述問題，從而導致當前高校檔案信息化管理整體呈現出基礎設施薄弱、服務技術手段落后的現狀，不利于管理水平的提升。

1.5 信息資源建設滯后

數量多、容量小，二次信息多、一次信息少是當前我國高校數據庫的主要特點。檔案館藏數字化缺乏統一規劃、統一標準，數字檔案管理標準化、規范化進程滯后；各館數字化建設以本館為中心，獨立進行，缺乏館際合作、交流與分工，耗費過多的人力、財力、物力，違背了信息資源共享的最終目的，并為以后的兼容留下隱患。

1.6 檔案管理人員綜合素質較低

管理人員素質低也是制約高校檔案管理水平提升的一種重要因素。目前，由于檔案管理工作沒有被高校給予足夠重視，所以在崗位設置和人員任用標準上也沒有較高要求。據統計，大部分高校檔案管理人員只具備檔案管理專業知識，對情報信息學、教育心理學以及社會公共關系學均無涉獵。與此同時，隨著檔案管理信息化水平的不斷提升，管理人員所接觸的業務基本都需要通過計算機來完成，然而，大多數管理人員此方面能力并不具備，從而導致工作效率很難提升，隊伍整體素質水平不高，檔案管理水平自然也無法得到有效提升。

2 信息資源共享的高校檔案管理模式

2.1 強化服務意識，促進信息服務多樣化和全面化

對于高校而言，檔案管理的作用并不單單局限在對信息資源的整合、保存與管理，更重要是檔案信息資源所發揮的服務功能。上文說到，高校檔案涉及教學、科研、行政、財務、學籍以及人事等多方面內容，這些信息資源對于學校的全面發展與進步具有重要意義。但就目前高校檔案管理所呈現出的服務意識來看，卻還有待進一步提升。在信息資源共享背景下，高校檔案管理需要強化自身服務意識，以信息技術為依托，實現信息服務的多樣化和全面化。比如說，為社會用人單位服務，為其提供畢業生的學籍、學位等檔案資料，幫助用人單位核實學歷真偽；為在校生提供服務，如果在校生有出國留學需求，應為其提供在校成績、學歷學位等證明材料；為教師團隊提供服務，為其提供科研論文發表的相關憑證，幫助教師完成職稱評定。

2.2 完善管理制度，促進高校間信息資源共享

任何一項管理工作都需要健全的制度作為支撐，檔案管理工作也不例外。為了從根本上實現高校檔案資源的共享，我們的首要任務就是在建立網絡化檔案管理的基礎上，對資源共享組織協調機制進行優化與完善。現階段，高校檔案管理中涉及的各個部門仍處于封閉管理狀態，信息共享度明顯不高。針對這一問題，高校之間需要通過信息網絡軟件實現不同密級檔案信息的交流使用，同時建立一個統一、規范的檔案網絡，加強標準化建設，如網絡通信與數據庫標準、計算機軟硬件標準、網絡傳輸標準、機讀格式等標準化。才能真正實現檔案信息資源共享。

2.3 在檔案管理中全面引入數字化技術

數字化技術的全面應用是加快實現檔案信息資源有效共享的前提條件，因此，高校需要結合自身檔案管理的實際情況，對管理模式和服務技術進行創新。簡單地說，就是做好硬件配置的更新工作。只有確保檔案信息網絡具備一個完善的軟硬件技術環境，才能夠保證各項管理工作的順利進行。再者，高校應建立以信息共享為目的的高校聯網平臺。通過網絡平臺實現線上的實時查詢，高校間可以借助數字化的信息平臺來實現相互之間檔案信息的自助式查閱，實現檔案信息服務社會化。

3 結論

綜上所述，檔案管理是現階段高校管理工作的重要組成部分，不僅關系著高校日常工作的正常運轉，而且其管理水平的高低也決定了學校的發展潛力和發展后勁。隨著信息化時代的來臨，高校傳統檔案管理模式已然無法滿足其發展需求，因此，對檔案管理模式進行創新與完善勢在必行，高校需要站在戰略發展的高度，借助信息化技術和網絡技術實現管理模式的全面創新與改革，以此來將檔案資源的作用在高校發展中充分發揮出來。在信息資源共享背景下，高校傳統檔案管理模式必須進行改革，如若不然，很難滿足新時期高校的發展需求。對于管理模式的改革與創新，需要高校從多個方面著手，以信息資源共享為依托，在解決現有問題的基礎上，強化服務意識、完善管理制度，進而從根本上實現檔案管理數字化、信息化，實現檔案信息資源的有效共享。