現代財務綜合信息化平臺建設

王晶

[摘要]信息時代大數據的發展狀態下，會計電子記賬雖然與傳統手工記賬相比有很大進步，卻缺少與相關的其他數據信息相連接，不僅造成各個部門工作人員大量信息重復登記，而且易出錯，財務人員在月末、季末或年末都需要對其他相關部門的信息進行核對，耗費大量時間且核對、修改困難，造成工作拖延、滯后。現設全面化多功能的信息平臺建設，將報銷系統、合同、往來款管理、人力資源信息、職工薪酬核算與財務記賬系統在同一平臺中建設，有效的數據共享，可以降低重復工作錄入，提高了工作效率，保障了數據準確性，同時便于核對信息，將自動化提升到一個新的水平，更適合于異地辦公、集團化管理等現代企業模式。

[關鍵詞]信息化；現代會計；網絡辦公；綜合平臺

[DOI]10.13939/i.enki.zgsc.2018.20.195

1 對報銷進行流程化系統管理

報銷人在信息平臺上登記自己需要報銷的單據，并上傳發票等附件信息，相關領導可以采用移動客戶端進行審批，這種方式審批速度快，不受辦公場所限制，如領導出差也可以辦公，報銷人員可以從平臺上查看單據審批進度，審批中有單據不符或其他情況導致審批不通過，相關領導點擊駁回選項后，系統自動通知報銷人員，報銷人員可以在填報信息時選擇業務內容、所屬部門、付款方式等相關信息，業務內容如：業務招待費、差旅費、會議費等，所屬部門如綜合部、財務部、經營部等；付款方式如：現金、電匯、支票等。而且便于報銷人員統計，可以分類查看已報銷、審批中、未報銷的各種單據，便于管理；部門領導也可以查詢統計本部門所有員工的報銷登記信息，便于部門統計、核算；財務部可以通過信息平臺對審批通過的單據通知相關報銷人員交付單據。共享信息可以減少財務人員的統計工作，在此基礎上財務人員可以根據整個單位的報銷數據進行短期資金規劃，也便于結合相應規定，對各個部門進行預算、考核等實現內控管理。

2 對合同進行登記管理

對合同進行登記管理，登記合同類型、單位名稱、金額、付款方式、聯系人、聯系方式、本單位負責相關事宜的人員，并上傳合同掃面件。特別是對付款方式進行設置，一次支付、根據比例分次支付；是否扣押質保金，對合同進行登記管理后，一有利于合同的管理，方便查閱；二有利于與往來款登記進行對接，實現合同往來款收付的對接。其中支付比例的設置可以自動核對每次支付的金額是否與合同一致，是否超額。增強自動化管理可以減少人員操作錯誤的可能性，也可以增強工作效率。

3 對往來款等信息進行系統管理

對往來收付款進行登記管理，經營（銷售）部門、財務部門可以查詢款項收付情況，并結合開具發票流程進行發票管理，同步登記開具發票信息，便于統計收付款情況及發票開具情況。在此基礎上由于有收款登記信息，可以對款項進行分類，比如采購款、收入、保證金，分類后有利于設置時間提醒，比如，投標保證金或履約保證金隨工期時間較長，會有工程結束后由于經辦人員疏忽或者人員更換等問題未及時索要，有些項目因工程結束，臨時機構取消而無法取回。為了防止由于人員疏忽導致款項無法收回的情況發生，可以在登記信息時填寫時間提醒，臨近工期結束時自動報紅提示。另可以每月定期導入財務應收賬款進行數據整理，從而使系統內數據對財務數據進行比對，檢查是否有往來款登記錯誤或財務記賬錯誤的情況，核對無誤后鎖定正確的數據，并可以將鎖定的往來數據自動進行賬齡分析，從而自動生成壞賬準備的數據，減少人工進行賬齡分析的繁雜工作，同時可以促進催要賬款，加強資金管理，并為領導對資金決策提供依據。

可以根據每月導人財務的往來賬核對，自動提示余額不相符的單位，根據財務人員核對后，對有差錯的數據由相關辦理人員提出申請，由設定的領導審批后可以修訂相關數據。每月度或每季度根據財務人員的需要，按照提前設定好的格式出具往來詢證函，回函后對相符、不符、未回函等進行分類統計。

4 結合預算及單位的規章制度設定限額

各個單位有很多的內部管理規定，例如關于招待費、差旅等，可以將這些管理規定上傳至信息平臺中，并將其中的規定以限額的方式在報銷系統中體現。例如，單位規定餐飲招待中限制100元/人，報銷人填寫業務招待單據填寫人數10后，金額只能填寫1000及以下，并有相應的提示說明。例如出差到不同的地方住賓館的限額不一樣，如北京500元/天，河北300元/天，報銷人員填寫報銷信息時可以根據選擇的地點自動彈出限額。

可以結合預算對各個部門的資金進行限制，例如銷售部差旅費報銷限額為10萬元，則部門信息中自動匯總已報銷差旅費金額，并自動顯示剩余額度，使得預算做出后自動進行控制，有效防止超預算費用發生。各部門如需要調整預算限額，可以單獨提出申請，相關領導審批后可以對預算限額做出調整，年底可以出具預算數據與實際數據的差額表，對整個單位的預算控制分析提供有效數據。

5 建立職工薪酬系統

人力資源部需要人力資源信息系統，可以將職工的各種基本信息，學歷、職稱、聯系方式等進行登記，并對每個人的各種證書進行上傳登記，這種情況下，便于查閱每個人的信息。建立工資、社保類數據，比如工資如果按照工作年限及學歷、職稱設置，則可以與人力信息系統結合，自動對已經劃分好的學歷、職稱等相關信息自動計算工資，同時按照設定的比例自動計算社保、公積金。

將其中工資、社保、公積金數據共享至財務，再結合個人所得稅等其他數據生成工資條，這樣可以將各個部門的單獨的系統工具合并到一個平臺，便于系統調整或更新，也便于相關信息共享；同時人力資源部人員增減、調動時，相關人員調整自動關聯到財務職工薪酬系統，將兩個部門需要的共同信息部門分享，大大減少人為錄入錯誤的情況，信息共享后兩部門使用相同的人員編碼，而不是各自編碼，這樣便于管理，減少例如人員重名等造成信息混亂。

6 與財務記賬軟件相結合

在報銷系統中，報銷人員提交申請時已經選擇業務內容、部門等相關信息，報銷系統中的業務內容跟財務記賬系統中的會計科目相匹配，部門設置相同，這種情況下，可以通過設置好兩個系統之間的關系映射，直接將報銷系統中的數據引入財務記賬系統中形成會計分錄。例如：將經營部門的費用映射對應科目銷售費用，業務內容如：差旅費、會議費、業務招待費等分別對應會計科目：銷售費用一差旅費、銷售費用會議費、銷售費用一業務招待費；將綜合部、財務部、人事部的費用對應科目管理費用，業務內容分別對應會計科目；將生產部門的費用按業務內容對應成本費用和制造費用等。財務記賬系統引入報銷系統的數據后，使得會計憑證的編制更加便捷，由于報銷系統中已經上傳發票等信息的掃描件，可以在財務記賬系統直接引入，這種模式下，憑證及相關附件均有電子版，查詢更加方便、快捷。采用電子附件的會計記賬模式，使原始單據可以與制單、審核、記賬相分離。

7 現代化信息平臺建設需要注意的事項

網絡安全建設。建立大數據平臺，使工作方便、快捷、多部門數據共享，但同時對網絡安全問題提出更高的要求，如果單位的商業信息被盜，比如供應商信息、客商信息、特有技術或工藝等信息被盜，會給單位造成巨大經濟損失，當大數據建設后，需要專人或專門的部門進行系統安全和數據維護。信息化后對檔案的整理和留存提出新的要求。比如數據備份的方式，多久備份一次，保存期限，是否需要打印相關的紙質信息等，傳統的相關規定需要重新制定、調整，從而保障大數據的檔案管理全面、準確、完備。