辦公自動化在文書檔案管理的應用

王瑩

摘要：文書檔案作為檔案管理工作的主要組成部分之一，其主要是對領導決策、基本建設、研究開發以及問題處理等各個方面進行的客觀性反映。文書檔案管理的辦公自動化主要是通過電子計算機等現代辦公設備和技術來準確、迅速地對文書檔案信息進行處理，進而提高工作效率。辦公自動化在文書檔案管理中的應用有著巨大的優勢作用。本文對辦公自動化在文書檔案管理的應用進行分析探討

關鍵詞：辦公自動化；文書檔案管理；應用

1 辦公自動化在文書檔案管理中應用的意義

1.1 能夠實現高效的工作

傳統的文書檔案管理都是人工進行操作的，通過人工的方式收集、整理、儲存文書檔案資料，會造成人財物的浪費，并且工作效率不高，檔案管理服務與人們的實際需要之間還存在著一定的差距。將辦公自動化應用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術處理檔案內容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。

1.2 文件信息得到共享

在傳統的手工辦公模式中，正是缺少文件信息共享的系統，才會導致文件信息查找困難等問題。辦公自動化的應用，可以形成一套文件信息交流和共享的系統，有利于雙方或多方比較詳細的了解文書資料，為文書檔案提供更有效率的管理方式，同時，自動化辦公有利于掌握市場最新動態，更新文書檔案資料庫。

1.3 能夠高質量地儲存文書檔案資料

文書檔案管理中應用辦公自動化技術，實現電子檔案的儲存，能夠提高儲存的便利性。此外，還能結合實際需要，實現紙質文檔與電子文檔之間的轉換。傳統的紙質檔案在應用上是不方便的，并且在傳輸儲存過程中容易出現損壞，使用辦公自動化技術能夠實現電子檔案的保管與儲存，使得檔案資料更加完整，提高傳輸儲存的安全性。

1.4 實現文件檔案一體化

辦公自動化應用于文書檔案管理，是實現文檔一體化的重要方式。文件檔案管理的工作比較繁瑣，需要循環往復進行收發、登記和整理等工作。基于這樣繁瑣的工作次序及工作反復性，需要自動化辦公來實現文檔一體化，才能更簡單、便捷地管理文書檔案工作。

2 文書檔案管理辦公自動化存在的問題

2.1 電子文件的保密性受到削弱

與紙質文件相比，電子文件沒有固定的形式且易于變化，這就使得其文件內容容易被他人修改，且改動后不留下痕跡。此外，電子文件還沒有特定的字跡，并且其字號、字體等的修改都較為容易，同時，電子文件中使用的電子簽章還未成熟。電子文件的這些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人們無法根據文件的印章、字跡等特點來判斷其是否為原件，這也造成了電子文件自身原始性不能得到確定。以上這些問題都對電子文件自身的保密性造成了嚴峻的考驗，并使文件自身的保密性受到削弱。

2.2 對檔案管理員要求高

先進的辦公技術水平，需要同樣擁有較高技術和素質的管理者進行文書檔案的管理。實現檔案信息辦公自動化，是在引進設備的基礎上，運用專業技能對文書檔案進行更快更有效的管理。因為文書檔案的管理者與文件的安全性密切相關，所以，對管理者的要求是比較嚴格的。

3 辦公自動化在文書檔案管理中應用的策略

辦公自動化在文書檔案管理中的有效應用有著巨大的優勢，也揭開了文書檔案管理工作的新篇章。但同時，文化檔案管理的辦公自動化也存在著一些問題，針對這些問題，該文提出了以下幾個方面的解決措施。

3.1 健全文書檔案管理的制度

當前社會不斷發展，文書檔案管理工作也呈現出新的特點，要結合文書檔案管理的實際情況，不斷提高文書檔案管理的效率和質量，健全文書檔案管理的制度，使得文書檔案管理工作有科學的制度作保障，實現文書檔案的規范化、標準化管理。由于受到傳統管理理念以及模式的影響，當前的一些文書檔案管理還是分部門管理，不利于文書檔案的整體效果實現，而且部門間缺乏交流合作，文書檔案管理的專業化、統一化也會受到一定的影響，因此必須進一步完善文書檔案管理制度，實現文書檔案的統一管理，使得文書檔案管理滿足現代化的發展需要。

3.2 采取有效的措施來提高電子檔案管理的安全性

電子檔案保密性和安全性的提高可以從以下幾個方面來進行：（1）采用縮微技術把字跡模糊、帶有手跡或蓋有印章的文書檔案轉成具有圖像性質的網絡電子文件，以防止文件信息被篡改，從而保證文件內容的原來面貌和原始性。另外，通過這種方式還可以減少文檔的儲存空間，并且有利于實現文檔的長期保存；（2）運用專用軟件來加強對電子文檔的保密處理；（3）通過采用驗證和備份措施來防止文件的失真和丟失，同時還要把一些需要永久性保存的文件制成縮微品或者紙質文件；（4）利用防火墻和路由器等措施來把辦公自動化的內外網進行隔離，以增強文檔的保密性。

3.3 提高檔案管理者的素質

檔案管理者應該是有技術、有素質的人，在辦公自動化的應用上，檔案管理者需要用自己的電子技術操作辦公。然而，檔案管理者的素質方面，一直沒有得到領導者的重視。由于文書檔案的管理也是需要與外界或者內部進行交流的，沒有高素質的管理者，就不會有優秀的文書檔案管理成果。除了這些，高素質的文書檔案管理者能夠從多方面對管理的方法、檔案歸類等進行創新，來適應時代的發展，社會的需求。

3.4 積極進行硬件建設，促使硬件環境的改善

文書檔案管理的辦公自動化主要依賴于互聯網、電子計算機以及其他各種類型的數字化設備，因此，積極進行硬件設備的建設對于提高文書檔案管理的辦公自動化有著決定性的作用。同時，只有加強檔案管理設備的硬件建設，改善文檔管理的硬件環境，才能促使工作人員更積極地參與到現代化技術的學習和應用當，從而實現文檔管理技術手段和技術設備的現代化，促使檔案管理水平的提高。

4 結語：

總而言之，單位發展中文書檔案是極為重要的歷史憑證和寶貴資源，具有一定的參考和利用價值。文書檔案管理在單位管理中占有重要的地位，管理的效果將對檔案資料的真實、完整性產生直接的影響。將辦公自動化技術應用到文書檔案管理中，能夠提高檔案管理的效率，進一步優化服務功能，保證檔案資料的儲存和傳輸更加安全。

參考文獻：

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