新形勢下企業(yè)辦公室工作的探索與實踐

陳健

摘 要：本文闡述了企業(yè)辦公室的基本職能，通過對目前企業(yè)辦公室管理存在的問題進(jìn)行分析，對如何改進(jìn)企業(yè)辦公室的管理進(jìn)行了深入細(xì)致的探究，力求從根本上解決其所存在的問題與不足，提升辦公室的工作質(zhì)量，改進(jìn)辦公室的工作效率。

關(guān)鍵詞：新形勢；企業(yè)； 辦公室工作； 探索； 實踐

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，作為現(xiàn)代企業(yè)辦公中的一個綜合性部門，辦公室成為企業(yè)管理工作的樞紐，具有綜合協(xié)調(diào)，助手參謀和服務(wù)保障等功能。一個企業(yè)辦公室工作的水平和質(zhì)量直接反映出一個企業(yè)的整體實力和素質(zhì)。所以，要提高企業(yè)的水平和形象，就要從加強對辦公室的管理做起，充分調(diào)動工作人員的積極性，創(chuàng)新工作模式，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，樹立企業(yè)辦公室新形象，助力企業(yè)發(fā)展。

一、企業(yè)辦公室的基本特點

企業(yè)辦公室作為一個綜合性很強的部門，其負(fù)責(zé)的工作比較繁雜，涉及的范圍也比較廣，一般來說，有以下幾個特點：

（一）辦公室是樞紐部門

辦公室工作是承上啟下的工作，要搞好上下級之間、各部門之間的平衡和溝通。在一個單位里，領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的交流渠道是否通暢，工作關(guān)系和人際關(guān)系是否和諧，很大程度上在于辦公室這個“樞紐”是否通達(dá)通暢。辦公室主要的溝通工作有：與領(lǐng)導(dǎo)溝通，以準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，把工作做到位；與上級部門溝通，以確保政策的上傳下達(dá)；與各部門溝通，以保證及時有序地完成工作任務(wù)；與具體服務(wù)部門溝通，以保障工作部門順暢地落實工作任務(wù)；與有關(guān)單位溝通，以借助外力強化自身工作。辦公室工作人員只有把這些關(guān)系處理好、溝通好，真正使辦公部門成為中心樞紐部門，才能在全局工作中起到重要作用。

（二）辦公室是參謀助手

如果把辦公室單純地理解為后勤服務(wù)部門，而忽視參謀助手作用，辦公室就會變成一個“勤雜部門”，工作人員則會陷進(jìn)紛繁零碎的瑣事當(dāng)中，做一些無效工作，降低工作效率。辦公室工作人員要有意識地握工作動態(tài)，盡最大的努力，把工作想到領(lǐng)導(dǎo)之前，做到及時提示領(lǐng)導(dǎo)，圍繞工作進(jìn)程做好準(zhǔn)備工作，起到領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的作用。凡是工作中能夠涉及到的問題，都要做到心中有數(shù)，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，這樣才能減少管理環(huán)節(jié)中的疏漏。

（三）辦公室是服務(wù)平臺

服務(wù)是辦公室重要工作之一，辦公室的整體工作水平如何，體現(xiàn)在其服務(wù)水平上。第一要有服務(wù)意識。要徹底扭轉(zhuǎn)身居中樞部門唯我獨尊的不正確意識，深刻認(rèn)識到只有靠自己的服務(wù)到位，才能提高本部門的工作質(zhì)量。第二要有服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。服務(wù)要到位，但不能過度。服務(wù)不到位會達(dá)不到效果，服務(wù)過度會事與愿違。第三要有實際行動。有了服務(wù)意識和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，沒有實際行動，等于不作為。

（四）辦公室是督辦單位

督辦檢查是保證工作落實的前提。按照一年工作的整體目標(biāo)和任務(wù)分解，辦公室要負(fù)責(zé)各項工作進(jìn)展情況的檢查，適時把工作進(jìn)程向上級匯報，對每個階段的工作要做到心中有數(shù)。把各個工作環(huán)節(jié)發(fā)生的問題或?qū)⒁l(fā)生的問題及時提出，做到防患于未然。

（五）辦公室是協(xié)調(diào)機構(gòu)

綜合協(xié)調(diào)和后勤保障，都是辦公室正常的工作內(nèi)容。綜合協(xié)調(diào)是保證決策執(zhí)行的主要方法和手段，要搞好協(xié)調(diào)，成為一個單位有力的協(xié)調(diào)機構(gòu)，工作人員就要有創(chuàng)造性的工作，既要當(dāng)好參謀助手；又要當(dāng)好勤務(wù)員。掌握原則，正確處理好上級與下級、各部門之間的關(guān)系是關(guān)鍵。

二、企業(yè)辦公室管理存在的問題

（一）企業(yè)辦公室的管理方式落后

在一些企業(yè)里，辦公室的管理沒有實現(xiàn)規(guī)范化和制度化，基本還是使用經(jīng)驗管理的辦法，工作人員各自按照自己管理方法來進(jìn)行管理，完全沒有制度的約束和統(tǒng)一規(guī)范的工作方法，經(jīng)常出現(xiàn)各種錯誤，影響到企業(yè)的整體工作。工作人員本身的規(guī)范化管理意識薄弱，專業(yè)素質(zhì)不高，多是被動地接受工作，對人員和資源的配置不合理主觀上阻礙了辦公室的規(guī)范化發(fā)展。

（二）輔助決策職能履行不到為

辦公室人員對一線的調(diào)研不夠，時間多用在處理日常工作上，容易導(dǎo)致寫出報告的深度和廣度不夠，不能反映真實情況。同時辦公室人員存在只簡單處理領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)的想法，把大量的精力和時間都用于處理日常事務(wù)，缺少參與輔助決策的熱情，導(dǎo)致辦公室工作效率低，也限制了辦公室職能的發(fā)揮。

（三） 自我提升的意識不強

由于日常工作繁雜， 辦公室職員通常沒有時間參加各類培訓(xùn)，使辦公室職員的學(xué)習(xí)主動性也漸漸降低，對于各類政治學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)也變得不熱衷，開始滿于現(xiàn)狀，降低對自身的要求，這都阻礙了辦公室工作水平的進(jìn)一步提升。

三、新時期加強企業(yè)辦公室管理的具體措施

（一）轉(zhuǎn)變思想，樹立服務(wù)觀念

辦公室的一個重要職能就是接待服務(wù)，接待各種等級領(lǐng)導(dǎo)和身份不同的人員。接待工作的水平和質(zhì)量會給被接待人員帶來最直接的感受，影響到他們對企業(yè)整體的看法，這將會決定一個企業(yè)今后的發(fā)展。所以，負(fù)責(zé)接待工作的辦公室人員一定要轉(zhuǎn)變舊的不好的思想，樹立起服務(wù)的觀念，既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也要為基層服務(wù)。要樹立服務(wù)觀念，就要學(xué)習(xí)關(guān)于服務(wù)的各種知識和技能，了解人際交往中人的心理狀態(tài)和情感需求，認(rèn)真研究上級的政策，科學(xué)搜集信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供支持。健全制度，規(guī)范辦公室的工作，提高辦公室的工作效率。科學(xué)管理辦公室，接受新的思維方式和管理模式，不斷發(fā)展辦公室事業(yè)。

（二）完善辦公室的各類規(guī)章制度

建立和健全辦公室的規(guī)章制度是企業(yè)辦公室走向規(guī)范化的重要一步，為的是明確辦公室工作的職責(zé)、程序和標(biāo)準(zhǔn)等。首先要理清辦公室人員崗位的具體職責(zé)，將辦公室里每一層和每一個人的職責(zé)和權(quán)力都進(jìn)行詳細(xì)的確認(rèn)并落實到個人。只有明白了個人的職責(zé)和權(quán)力，才知道怎么去履行和使用，才能更好地完成任務(wù)。其次是對工作的程序進(jìn)行規(guī)定，一定要按程序辦事，規(guī)范工作的過程。在繁重雜亂的辦公室工作中找到規(guī)律，避免出現(xiàn)錯誤，提高工作效率。辦公室制定的規(guī)章制度一定要保證其科學(xué)性、可行性和嚴(yán)肅性，能在辦公室的實際工作中真正被執(zhí)行，不能為了一時方便而違反。辦公室的制度針對的對象要明確，但是相互之間也要能夠融合，不能出現(xiàn)不同辦公室之間相互合作時，因為各自辦公室規(guī)章制度上的不同而產(chǎn)生沖突，影響工作的完成。

（三）優(yōu)化辦公室的職能和人員配置

在許多的企業(yè)辦公室里，工作人員的工作繁重且涉及的范圍廣，他們經(jīng)常被各種事務(wù)包圍著。辦公室既要聽從領(lǐng)導(dǎo)的指揮，也要協(xié)調(diào)各個部門的工作，肩負(fù)著各種任務(wù)，行使了其他部門的一些職權(quán)，但自己本身的職能卻未能得到發(fā)揮。因此，一定要對企業(yè)辦公室的職能進(jìn)行優(yōu)化和明確，不是辦公室該負(fù)責(zé)的任務(wù)和工作就要理清和脫離，把精力和時間放在處理辦公室的本職工作來。另外就是要讓辦公室的職能比較均衡的發(fā)展，根據(jù)任務(wù)量的多少增強相應(yīng)的辦公室職能力量，合理安排辦公室的人員構(gòu)成，充分考慮到各個人員的能力和水平，優(yōu)化辦公室的人員結(jié)構(gòu)，使之能夠更好地完成任務(wù)。

（四）堅持正確的政治立場

企業(yè)辦公室歸根結(jié)底是為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)的，所以要站在更高的角度以發(fā)展的眼光來看待問題，堅持大方向的絕對正確。企業(yè)辦公室在處理事情的時候要堅持正確的政治方向和社會主義的根本原則，保持與企業(yè)的中心工作的一致性。要堅持黨的基本方針，擁護(hù)國家的政策，抵制腐敗行為，在個人利益與集體、國家利益發(fā)生沖突時，堅決維護(hù)全局利益。企業(yè)辦公室只有堅持正確的政治立場，才能在工作中辨明是非，找對方向，符合社會和經(jīng)濟發(fā)展的規(guī)律，才能切實做好本職的工作，才能幫助企業(yè)獲得更好的發(fā)展。

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（作者單位：凱邁（洛陽）機電有限公司，河南 洛陽 471003）