試論優化企業物資保供體系的措施

胡煜

摘 要 企業物資保供工作歷來是業界討論的熱點，由于其本身的煩瑣性，制約了很多企業的發展。目前，有些企業在物資保供方面存在一些問題，主要表現在采購環節不夠規范、預算管理不夠精確、價格管理不夠嚴謹、驗收環節不夠嚴格、承付手續不夠明確等問題。優化企業物資保供體系，應當嚴格準入制度，規范采購渠道；加強預算管理，做好資金控制；優化采購招標，完善價格管理；重視驗收環節，確保物資質量；規范承付手續，加強結算管理。

關鍵詞 物資保供 價格管理 措施

一、研究背景

隨著物流技術的發展和供應鏈管理思想的普及，企業物資保供體系的建立逐漸走上了專業化的道路。就目前來看，企業生產或服務所涉及的各類物資越來越多，門類越來越繁雜，建立有效的物資保供體系是很多企業急需解決的問題。由于物資保供工作本身涉及企業諸多環節，物資供應的廠商也越來越同質化。物資保供工作在傳統的企業運作方面也存在一定的難度。企業要想在數量眾多的供應商中選擇，找到適合本企業發展的物資供應商，進而推動本企業物資保供工作的建設，這對企業相關工作人員的工作提出了很大的挑戰。優化企業物資保供體系，應從物資準入環節開始，加強物資采購、預算管理、價格管理、驗收和結算環節等。

二、企業物資保供工作存在的問題

（一）采購環節不夠規范

目前，部分企業在物資采購方面存在一些問題，主要表現在規范化管理有所欠缺。具體而言，首先是物資準入辦理程序不夠健全。在準入辦理程序方面，企業對于物資供應商的準入審核不甚嚴格，時有資質不符的供應商出現。物資準入辦理程序一旦出現漏洞，對于企業后續很多工作的開展都會帶來連帶影響。再加上有些企業對于供應商所供應的物資門類的核查也不夠仔細，經常出現沒有通過核查的物資種類摻雜其中，魚龍混雜，難辨真偽。這些都反映了企業在物資準入辦理程序方面的不成熟。其次，企業審核供應商資質的標準不夠細化。按照規定，每種物資的供應都應有資質問題。而在現實中，經常出現有些物資沒有進行資質審查就入了企業倉庫。很明顯，各類物資對應的準入標準沒有明確到位。最后，物資采購環節對物資準入資質審查不夠。部分企業雖然有比較完整的物資準入辦理程序，也制定了供應商準入、物資準入的相應標準，但是在實際操作中，核查不嚴格，導致程序和標準形同虛設，沒有起到應有的作用。

（二）預算管理不夠精確

企業物資保供體系在預算管理方面的問題，主要表現為預算管理工作不夠精確和細致。具體而言，首先表現在預算管理方式和方法有所欠缺。按照傳統的預算管理模式，一旦預算制定出來，后期企業各項運作就應該嚴格按照預算開展和運行。而當前，隨著市場環境的變化，企業所面臨的問題越來越多，傳統的預算管理模式顯得有些僵化，并不能有效反映企業資金需求的變動和發展趨勢。特別是對于企業物資供應，供應商和物資的準入資質常常干擾企業預期資金的花費。僵化的預算管理模式很難反映供應商物資供應方面的一些問題。其次，在預算結算方式方面，部分企業缺乏對預算結算的有效控制和監督。不管是物資采購環節還是物資供應環節，牽涉結算問題時，難免出現一些影響整體利益的個人行為。個人交易行為的出現是對結算的主要干擾。

（三）價格管理不夠嚴謹

企業物資供應通常采用投招標的方式進行，就目前來看，投招標中所涉及的價格管理在很多企業都存在一些問題。首先是缺乏有效的組織形式。企業沒有專門的部門來承接招投標工作。沒有系統的部門介入，就容易產生利益流失的問題。同時，有些企業在運作過程中，甚至連招標計劃書都沒有。沒有對應的價格限制文件，在招投標環節勢必出現混亂。物資供應商的準入資質很大程度上與價格相關，如果沒有嚴謹的價格管理，那么所選擇的物資供應商的準入資質就會大打折扣。同時，牽涉具體物資的供應價格，一般要參考當地相關物價管理部門的制度和意見。環境的變動會干擾價格的形成，沒有統一的標準把控，就會出現價格亂象，就會出現不合理的價格壟斷行為和不平等競爭現象。一旦出現這些情況，物資供應的價格管理就失掉了應有的效果。

（四）驗收環節不夠嚴格

目前，企業物資供應在驗收環節存在的問題主要表現為不夠嚴格，具體而言有3個方面：首先，企業物資驗收人員權責不清晰。權責不清晰，主要是因為驗收工作本身過于重要.在部分企業，由于驗收人員的權力過大，出現一些質量不過關的物資流入企業內部，給企業造成了巨大損失。而出了問題去追究責任的時候，又無法明確到個人，因此給企業造成了一些人為的不必要損失。其次，有關驗收工作的監督力度不強。驗收工作本身就有監督的含義，對物資的驗收，其實也是對企業采購人員的監督。而物資到了驗收人員手中，企業卻容易忽略對驗收人員本身的監督。在物資供應方面，物資和供應商都有準入資質，如果沒有對驗收人員的工作進行有效監督，那么所謂的準入資質其實就有可能變成個人的標準。最后，倉庫管理人員最后一重驗收職能沒有到位。物資采購完畢，通過驗收人員驗收，如果合格，在投入生產環節之前通常要入庫。這時倉庫管理人員的最后一道驗收關口顯得特別重要。正是因為倉管的特殊工作性質，所以一旦工作失誤，貽害無窮。

（五）承付手續不夠明確

按照物資保供體系的流程，物資對應的承付手續以及結算問題都既有可能來自外部，也有可能來自企業內部。就目前來看，外部物資供應商方面，由于企業準入制度的影響，在資金承付和結算方面似乎越來越規范，疑難問題也很少出現。而偏偏在企業內部，有關物資的承付手續和結算問題反而變得越來越嚴重。一方面，從內部來看，物資資金的承付應秉承價格與價值相符的原則，但是實際過程中，經常出現物資的價格與價值不相符，某些物資的出現并非物有所值。物資的承付手續還牽涉企業前期的預算工作，有些企業內部不重視預算，從而導致物資資金承付過程中無法平衡預算。另一方面，在物資資金結算方面，傳統的結算模式可能比較隨意，一旦出現物資采購和供應就產生一次結算，這種單個的結算形式時常出現。這種單個的結算形式看起來靈活，好像便于核算和管理，其實無形中增加了財務工作的工作量和難度。并且，單個的結算行為容易讓供應商對結算者產生依賴，經常出現討好對應業務人員的情況。久而久之，企業采購業務人員的整體工作風氣會受到嚴重影響，企業的部分資金也會相應流失。既不利于企業形象的塑造，也不利于規范企業內部運營和管理。

三、優化企業物資保供體系的措施

（一）嚴格準入制度，規范采購渠道

我國當前的各種物資采購渠道，在實際運行中存在一定的問題，需要進一步規范管理，同時提升物資管理的水平。國內很多企業在物資采購過程中都進行過一些摸索，要實施科學有效的物資采購管理，需要從準入制度上著手，一方面要確保供應商的資質，提倡公允合理的價格，另一方面要保障企業內部采購決策符合規范，不逾矩。

首先，企業物資采購要嚴格規范準入辦理程序。準入辦理程序是一項重要的前期工作，企業采購部門合理選擇供應商，嚴格規范準入辦理程序的具體操作和管理細節。從供應商申請準入開始，采購部門就應該進行確認，進而在業務審核階段進行把關，要求企業相關業務管理科室嚴格審核供應商的情況；如果審核通過，接下來應該交由企業準入管理委員會核準，對于達到核準要求的供應商再辦理準入證明。企業采購業務員要逐項仔細查核自己所分管科目的物資情況，如果供應商資質沒有問題，那么還要保證供應商對應的各類物資的質量，業務員審核完畢再交由企業相關科室進一步復核，最后再由準入委員會審批。例如，某公司通過構建物資采購信息化平臺，參考各級物資采購發展的不平衡，推進物資采購體制改革。具體表現在物資采購信息化平臺必須統一設計、統一規劃、統一數據庫管理，強化物資采購監督管理部門、物資采購當事人、相應的評審專家以及領導機關和審計部門在物資采購過程中各自的職責，以信息化技術為依托，在加強信息化建設的同時，適時推進物資采購準入辦理程序的構建。

其次，采購部門要嚴格細化資質標準。我國目前部分企業在物資采購過程中沒有將各類物資的情況按照資質情況進行嚴格區分。針對這些問題，企業應當將不能明確的類別向相關職能部門請示和咨詢。對于國家規定的各類物資的生產許可證發放范圍要仔細查閱，確保企業所篩選的供應商提供的各類認證材料屬于國家政策規定的范疇。在具體工作中，還需要對國家相關標準進行細化，特別是牽涉企業物資供應和采購管理的業務，尤其需要進行規范管理，只有進行規范管理才能確保物資的質量。

最后，企業相關業務部門要嚴格審核物資準入資質。在我國相關部門所公布的管理規定中，存在雙兌規項目，其既包括準入資質的兌規，也包括供應商供應范圍的兌規。開展雙兌規項目，一方面能保障企業采購管理部門對所有供應商的資質情況進行篩選和審核，另一方面也能對供應商供應物資的準入范圍進行管理和核實。一旦發現問題，就可以及時與供應商聯系，協商整改方案。采用這樣的模式也能方便企業內部對相關準入資料進行存檔，便于查閱和管理。當然，準入資質的核查是動態的管理過程，企業方一定要在日常工作中及時獲取供應商的相關資質信息，并進行相應的更新，做好監督和管理。如果發現有供應商資質不全或是因為各種各樣的原因導致信譽受損等問題而影響其準入資質，作為企業方的物資采購管理人員要能及時和準確地獲知信息，規范采購和供應過程的相關工作。

（二）加強預算管理，做好資金控制

在開展物資供應管理工作的過程中，預算管理是影響后續流程的重要前提。加強預算管理，做好資金控制，對企業物資供應保障體系的建設有非常積極的促進和推動作用。加強預算管理，首先應改革企業物資供應環節的預算管理方式。物資供應保障體系重在預算統計和預算控制工作，因此應對企業物資采購過程和供應管理流程做好前期預算管理工作，以預算為參考，才能有效保障物資采購和供應環節按照企業既定方針進行。其次，企業應制定合理的預算結算方式。物資采購和供應過程、結算過程應受到監督和控制，財務科室所發揮的積極作用要突顯出來。合理的結算方式能提高企業資金運作的效率，因此也能夠間接促進物資采購和供應工作的開展。如果預算在執行過程中需要修訂，就必須在前期獲取即時的數據和資料，通過分析和處理，能夠充分將有限的財務資金用在物資供應過程中，這樣既能提高資金運轉的效率，也能提高物資供應的效率。

（三）優化采購招標，完善價格管理

企業物資供應過程中，通常在采購環節就容易涉及價格管理的相關問題。采用招標的方式是現代企業普遍選用的采購模式。物資采購環節采用招標的形式，便于企業在采購物資的時候形成規模效應，能有效節約企業物資供應過程中所牽涉的運輸、倉儲費用。要完善企業物資采購招標環節，就必須從制度上或結構上加強。企業可以通過建立物資采購招投標工作小組，在企業內部選拔合適的管理者擔任其中重要的職位。一旦小組成立，就要嚴格按照物資采購招投標流程來開展工作。同時，企業方應事先對需要采購的物資進行統計，制訂完備的采購招標計劃書，在招標計劃書中應明確指出供應商應具備的準入資質。供應商一旦獲取招標計劃書，馬上就能明確企業能夠提供的相應的物資。當然，供應商在確定物資范疇和物資價格的時候應充分考慮企業目前的實際發展狀況。企業方在供應商確定供應的物資種類和相應價格之后，要根據招標書的要求進行篩選，最終選擇合適的物資供應商。除此之外，在采用招標模式的時候，價格管理也是非常重要的一環。對于供應商所能提供的各類物資，企業應參考相應的物資價格管理制度進行采購。如果遇到新的物資，那么在價格管理的過程中需要參考當地價格管理部門的審批流程。不管供應商所供應的物資是新的還是舊的，都要受到物價部門的監督管理。合理和公允的定價是完善市場經濟的重要組成部分。市場對價格的影響，雙方都應該作出妥善考慮。不論環境變動與否，物資的價格管理都應該綜合考慮市場、企業、流通等多種因素。加強價格管理，主要是杜絕價格壟斷和不公平競爭的出現，同時加強價格管理，也能對企業物資采購人員的工作進行有效監督和考核。一旦出現不符合市場發展規律的物資價格，就應該追究相關人員的責任。

（四）重視驗收環節，確保物資質量

企業所需要的各類物資在經歷采購環節之后進入生產環節之前，還應有效把控驗收環節，確保物資質量。企業物資供應的質量直接關系到企業提供的產品和服務的質量，有時候可能直接與人們的生命安全掛鉤，因此，驗收工作不能馬虎，必須引起足夠的重視。第一，重視驗收環節，應明確相關人員的權利和責任范疇，采用責任包干制度，誰經手誰負責，哪個環節出問題追究相應環節工作人員的責任。第二，要加強驗收環節的監督工作。驗收環節是物資進入企業的最后一道關口，如果沒有有效的嚴格監督，一旦不合格的物資進入企業生產或服務環節，最終影響到的就是企業的聲譽。加強驗收環節的監督，應妥善研究各類物資的質量標準，做到每件物資都有質量指標，都能有數據可以參考。每件物資的進入都有前期的準入制度，有可以核查的供應資質，因此，如果出了問題，對應的責任方應該非常明確。第三，物資在進入生產或服務環節之前，企業內部倉儲管理部門應再一次驗收即將發料的物資。物資的出庫都有相應的庫存管理人員和檢驗人員把關，在實際操作中，要對物料的數量、質量等方面進行查驗，達到標準才能入庫，符合標準才能出庫。當然，庫存管理人員與實際需要物資的業務部門之間還是存在一定的溝通關系。為了確保物資的質量，庫存管理人員可以向業務部門進行全程直觀的物資保管過程展示，讓業務部門能夠直接獲取物資的相關信息，然后根據物資的數量和質量進行選擇，達到開展業務的目的。對于發料過程中一些容易過期或耗損的物資，庫存部門要及時更換，節約采購和庫存資金，降低庫存成本。

（五）規范承付手續，加強結算管理

企業要優化物資保供體系，除了采購、價格管理、驗收、庫存等環節需要加強管理之外，物資的最后結算環節也應該受到關注。物資的結算主要牽涉的單位來自企業內部。對于相應的物資需求方，企業的主要業務部門應在物資供應之后參考物資價格進行結算。結算環節一方面是審查物資價格，確保所有物資都能物有所值，另一方面也是有效平衡各業務部門的前期預算。預算對應的金額需要雙方進行核銷，并做好結轉相應的簽字工作。另外，在付款方面，企業一般采用的承付手續中，應盡量采用集中付款的方式，杜絕過去常見的個人掛支單方式。采用集中的付款方式，能確保對應的承付資金在當天之內全部支付。這樣做能有效避免業務人員與供應商的私下交易出現，也能加強對企業物資供應全過程資金的把控，杜絕不良行為。

四、結語

企業物資保供體系的構建，需要從物資采購開始，分別在物資準入程序、價格管理、入庫、出庫、結算等方面進行有效監控。只有不斷優化企業物資保供體系，才能使企業物資供應工作逐漸規范和科學，才能提升物資保供體系的規范化管理。

（作者單位為荊州市四機賽瓦石油鉆采設備有限公司）

參考文獻

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