事業單位檔案管理信息化建設思考

湯文娟

摘 要 在新的時期，我國事業單位中的檔案無論是數量還是需求都在不斷增大，以往的檔案管理手段已經無法滿足事業單位發展的實際需要。計算機網絡技術的普及和發展也推動了檔案管理信息化建設的進程。筆者主要分析了事業單位做好檔案管理信息化建設的重要意義，并找到了一些問題解決策略，希望能夠推動事業單位信息化建設的進程。

關鍵詞 事業單位 檔案管理 信息化

隨著計算機技術的進步，我國信息化建設也在不斷推進。事業單位進行檔案管理的時候，信息化建設是非常重要的發展趨勢。隨著社會主義市場體制的完善，事業單位也在不斷完善管理模式，需要對檔案管理進行信息化建設，打破以往人工管理檔案效率比較低下的弊端，切實提高事業單位檔案利用的實際效率。但是就現在來看，我國事業單位檔案管理信息化建設存在的問題還比較多，所以必須認識到檔案管理信息化的意義，并采取措施做好檔案管理的相關工作。

一、事業單位做好檔案信息化建設的意義

（一）能夠永久性地保存檔案資料

以往進行紙質檔案管理的時候，紙這種載體非常容易受到天氣和季節的影響，若是存放的環境比較潮濕，那么檔案很容易發霉甚至損壞，這樣很難長久保存和管理檔案，甚至可能會出現信息丟失的情況，查詢和使用檔案也不方便。[1]若是進行檔案信息化建設，能夠對相關的檔案進行備份，并且將其存儲在電子磁盤中，這樣能夠節省更多的空間，并且電子檔案不會受到季節或者天氣的影響，能夠保證信息的完整度，永久地保存檔案。

（二）能夠提升檔案本身的職能

事業單位做好檔案的信息化建設，把紙質的檔案錄入計算機，能夠轉變檔案的職能，將以往的傳統檔案保存和使用，轉變成為檔案信息的收集、管理和存儲，這樣能夠推動事業單位檔案管理工作更好地進行。[2]

二、事業單位做好檔案管理信息化建設的策略分析

（一）增強事業單位信息化管理的相關意識

隨著現代企業的發展，無論是企業、政府部門還是事業單位，進行信息化建設都是其發展的重要素質。計算機技術的運用能夠智能化地對生產和管理進行控制。事業單位進行檔案管理的時候，管理人員需要增強檔案管理信息化建設的意識，積極學習相關軟件，并根據實際情況找到解決問題的策略，將信息化建設的作用很好地發揮出來。

（二）完善管理制度和體系

為了切實做好檔案管理信息化系統建設，需要根據實際需要來完善相關的制度和體系，在落實的時候，需要將建設檔案信息化管理系統的實際需要作為出發點，從而給檔案信息化系統建設提供正確的方向，從而確保信息化系統能夠更加順利的實施。[3]此外，還應該根據實際情況和需要來建設管理制度體系，從而規范檔案管理人員的相關行為，確保其責任能夠真正落實，發揮檔案管理的作用和價值。

（三）做好培訓工作，切實提高檔案管理人員本身的素質和能力

檔案管理人員本身便是直接操作檔案的人員，檔案管理人員本身的素質會直接影響到檔案的質量和檔案作用的發揮。[4]所以，我們必須認識到檔案管理隊伍本身便存在的一些問題，切實提高人員培訓的相關力度，做好和信息化檔案管理系統有關操作的培訓，切實提高管理人員本身的專業能力和素質。此外，還應該重視對管理人員進行職業素質方面的培訓，規范管理人員的相關行為，確保其能夠很好地擔負起自己的責任，在工作中不斷完善和落實自己的工作內容。

（四）完善信息化系統的軟件和硬件

首先，在軟件設施建設的時候，需要根據事業單位檔案管理工作的相關內容來選擇和其相適應的軟件系統，并且還應該確保系統本身的安全性。[5]在做好歸檔相關工作的情況下，做好檔案信息的備份工作，并且還要安裝防病毒軟件，確保整個系統運行的健康和安全。其次，在建設硬件設施的時候，由于事業單位檔案管理的相關內容比較復雜，需要提高硬件方面的投入力度，選擇那些容量比較大并且質量比較好的硬盤來完善檔案存儲，從而為檔案信息利用效率的提高奠定良好的基礎。

三、結語

事業單位進行檔案管理的時候，信息化建設是非常重要的發展趨勢。隨著社會主義市場體制的完善，事業單位也在不斷完善管理模式，需要對檔案管理進行信息化建設，打破以往人工管理檔案效率比較低下的弊端，切實提高事業單位檔案利用的實際效率。計算機網絡技術的普及和發展推動了檔案管理信息化建設的進程。筆者主要分析了事業單位做好檔案管理信息化建設的重要意義，并找到了一些策略，希望能夠推動事業單位信息化建設的進程。

（作者單位為濟寧市嘉祥行政事務管理局）

參考文獻

[1] 朱丹華.關于事業單位檔案管理信息化建設的思考[J].檔案時空，2018（06）：45-46.

[2] 崔曉玲.事業單位檔案信息化建設有關問題的思考[J].辦公室業務，2018（05）：34-35.

[3] 吳曉麗.關于事業單位檔案信息化建設有關問題的思考[J].黑龍江檔案，2015（04）：104.

[4] 劉薇.新形勢下事業單位檔案信息化建設的實踐與思考[J].辦公室業務，2015（15）：40-41.

[5] 項靜瑤.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].科技資訊，2013

（30）：214+216.