高校檔案管理信息資源共享模式構建

盧志明

【摘要】隨著我國信息化社會建設的不斷推進，社會各階層對于信息的需求量越來越大。高校檔案是我國現有最大的信息保存管理載體，如何實現高校檔案管理中的資源共享模式的構建，成為了社會關注的重點。本文將對我國大學檔案進行簡單的介紹，分析其在管理中存在的問題并對如何實現高校檔案信息資源共享提出自己的建議。

【關鍵詞】高校檔案 管理 信息共享

一、我國大學檔案管理現狀

（一）傳統檔案管理概述

高校檔案簡單的說，就是個高等學校在招生、教學、科研等活動中記錄下來的對學生、學校、社會有價值的各種歷史記錄，形式包括文字、報表和音像等等。普遍意義上的檔案管理包括信息的輸入、儲存、加工和輸出，屬于信息控制系統的一類。而高校檔案又區別于其他文獻管理的特點：一是資源累積緩慢；二是管理過程有階段性；三是檔案管理依附于檔案形成者；四是相對于社會領域的封閉性。檔案資源也保存在各個高校的檔案室中，不對外界開放，也不提供資源共享。在這種狀況下，各高校的檔案管理在一定的歷史時期產生了良好的作用，并在此基礎上確立了檔案領導體制，構建了相應的管理網絡。

（二）傳統檔案管理存在的問題

檔案信息載體單一，當前各高校所實行的檔案載體多是紙質文檔；服務模式單一；檔案信息化建設相對獨立，缺乏共享；以人工操作為主，從業人員業務素質不足。人工對檔案進行管理操作，相對于電子信息技術的快捷，存在著很多問題。同時各高校的檔案管理人員業務素質不高也是一個大問題，大部分人都不是檔案管理相關專業畢業人士，對于檔案管理只有簡單的認知，不能依靠他們來對當前高校檔案管理體系進行改良。

二、高校檔案信息資源共享的必要性

（一）信息化建設的需要

21世紀是信息化時代，當前國家正在大力建設信息化社會。信息本身是有價值的，它的價值體現在將它所包含的知識與研究成果應用于社會中其他類資源時所產生的對其他資源的結構優化作用。信息資源同其他類資源一樣，都是我們社會發展所不能缺少的資源。而高校檔案匯聚了許多先進科學工作者的研究信息和研究成果，具有極高的學術價值，開發利用空間大。因此高校檔案信息資源共享對于信息社會建設、建設節約型社會和實現資源高效利用方面有很大意義。

（二）公眾知情權的需要

檔案機構作為傳統的信息管理者，擁有著最大的信息保存量。但在傳統的檔案管理體系中，檔案只作為一類管理手段，很少發揮它服務于大眾的作用。而在今天，檔案作為一種人民的受托機關，人民有權利要求其公開信息資源，增加社會對檔案的利用。隨著信息化社會建設的不斷深入，檔案在我們日常工作及其他領域都有著很多的利用，傳統的檔案信息只服務于少數人的制度已經難以滿足時代的要求，必須以滿足使用者需求，服務于社會為前提，建立高校檔案資源共享制度。

（三）高校自身的需要

為了高校自身的教育發展與改革的需要，實行高校檔案信息資源共享也是勢在必行，原因有以下兩點：1.促進科研與教學水平的提高。高校檔案是對高校中教師與科研人員勞動研究成果的保存。每個高校都有著自己的優勢學科和弱勢學科，實現高校檔案信息資源共享，對于高校研究人員來說，可以避免重復研究；對于高校來說，可以很好地提高弱勢學科的教學水平。2.高等教育發展和改革的要求。它要求高校提高自身的信息化水平，充分發揮信息資源在高等教育發展中的促進作用。共享信息資源是良好的公共服務體系的組成部分，可以很好地使人民不斷增長的檔案信息的要求得到滿足。

三、高校建立信息資源共享模式的對策

（一）頂層設計引領改革

近些年來，隨著信息技術的不斷發展，各高校也陸陸續續引進了許多現代信息化設備。由于我國現在的教育體系中，高校與高校之間相互獨立，不存在隸屬關系，同時許多高校也分屬不同系統，相互之間沒有溝通。因此，必須由上一級政府對改革進行從上而下的統一協調，由上層規劃方案，層層下發，逐步推行，這種方式可以很好地避免發生各高校各自為政的情況，同時也能做到總體結構的合理還有全局把控上的優化。

（二）加強檔案人才建設

高校檔案管理人員的素質直接關系到工作的質量與高校檔案信息管理模式的開展進度。根據筆者的調查，大多數高校檔案管理部門的職員缺乏相應的知識和工作能力。因此，學校方面應該為這些人員開設專門的檔案管理類課程，加強專業技能，幫助他們更好地應對現代信息化檔案管理工作的需求。與此同時，也應該加緊對人才的引進，以高帶低，提高整體人員的工作能力。

（三）構建高校檔案信息服務中心

我們所要建設的新型高校檔案管理系統，最大的目標就是滿足更多用戶對檔案信息資源的需求，因此構建一個良好的檔案信息服務系統是十分有必要的。首先要根據不同用戶有針對性地進行檔案信息共享。老師、學生還有科研人員每類人群對于信息的需求是不同的，根據不同人群體需要對其推薦不同的內容，開放不同等級的資料庫。其次要實行信息分級制度，不能無限制地對信息進行開放。有必要對一部分機密事項以及重大研究成果進行保密。最后是建立用戶反饋系統。

（四）高校檔案信息共享集成系統

因為各高校之間檔案信息保存的獨立性與封閉性，有必要建立一個良好的信息共享集成系統，它能夠很好地打破各高校信息資源之間的獨立狀態，實現信息資源的整合，構成優勢互補的檔案信息資源庫。一個集約化的、系統的、內容豐富的資源庫是檔案資源共享的物質基礎。他可以很好地對數據進行分類整理，有效提高資源的利用率，減少重復信息、冗余信息的數量。

四、結束語

綜上所述，在現代化與信息化不斷發展的今天，高校的檔案信息管理模式也在不斷地發生改變，一種新型的、高效的高校信息共享系統正在逐步建立。它能夠更好地對高校信息資源進行整合以便為社會各界人士提供服務。但這種新系統的構建是一個工作量巨大的工程，還需要我們對其不斷地進行理論上的完善和時間上的探索。