有關中職檔案的管理方法的幾點建議

李靜 張濤

摘 要：學生的檔案管理工作是學校基礎工作重要的一部分。它與學生的在校表現和將來的畢業就業息息相關，它能夠記錄學生的學習情況，反映出一個學生的能力高低，同時也是用人單位重點參考的一個方面，在學生的就業方面起著不容忽視的作用。所以，學生的檔案管理工作的重要性不言而喻。但目前，在中職學校的檔案管理方面出現了一些問題，學生檔案的管理制度、管理檔案的硬軟件設施以及檔案管理者的工作技能都迫切需要提升。本研究就對以上幾點作簡要分析。

關鍵詞：中職學校；檔案管理；建議

學校檔案的管理工作水平是衡量一個學校工作能力和教學水平的標準。檔案管理的水平高低與學生的自身利益有著直接的聯系。在當前激烈的社會競爭中，檔案室唯一能夠反映學生學習能力和工作能力的載體，是證明學生實力的重要憑證。當前在中職學校面臨著重大的改革，對于學生的檔案管理工作也應當適當做出改變，筆者就對中職檔案的管理辦法提幾點建議。

一、當前我國中職檔案管理出現了亟待解決的問題

（一）中職學校對檔案管理工作重視程度不夠。很多中職學校只重視學校的教學工作，沒有認識到學生檔案的管理工作在學校的管理水平中的地位，導致出現“輕檔案，重成績”的錯誤認知。學校的管理者認為學校的檔案管理并不需要那么嚴格，有的中職學校甚至沒有配備專門檔案管理人員，對學生檔案的管理沒有起到應盡的責任，學校的管理者只重視教學方面的成績，卻不注重對學生在校表現的記錄，為以后學生就業畢業造成了一定的困難。

（二）檔案管理電子系統不能適應互聯網時代。當前中職院校的檔案管理設備和系統老舊落后也是限制檔案管理水平的一個重要因素。有部分中職院校的檔案管理工作還停留在紙質檔案管理的時代。對于學生檔案的記錄僅僅是手工抄寫，一方面這浪費了大量的人力和時間，另一方面來說，手工抄寫在出錯后難以更改，在后期檔案的查找不方便等都是限制檔案管理水平的重要因素。除此之外，采用計算機進行檔案管理的中職學校也存在著一些問題。由于學校在檔案管理方面的資金投入也非常有限，老舊的檔案管理系統無法妥善的處理大量學生的檔案。檔案管理手段的落后對檔案的管理工作也帶來了大量較為繁瑣的工作。同時，學校在對于檔案管理的硬件設施的防護不到位，部分中職學校沒有重視檔案室的通風、防潮、防霉、防火，這就為檔案管理埋下極大的安全隱患?？傮w來說，學校對于檔案管理工作重要性的認識不足，導致了檔案管理水平的停滯不前。

（三）中職學校檔案管理工作者專業素質不高。中職學校缺乏檔案管理工作人員，并且進行檔案管理工作人員的工作能力和工作素質低下，導致中職學校的檔案管理工作水平無法提高。再者，由于這些中職學校對于檔案管理工作的不重視，導致進行檔案管理的工作人員對于工作的責任心不強，認識不到檔案管理工作對于學生和用人單位的重要意義，加重了檔案管理工作規范性的喪失，使檔案的管理水平難以提升。

二、針對解決中職檔案管理問題提出的幾點建議

（一）完善中職檔案管理制度。首先，應當加強對于中職檔案管理工作的重視，加強檔案的管理。政府部門可以組織學校的領導和老師進行“加強對于檔案管理重要性認識”的學習工作，可以組織學習《檔案法》，樹立對檔案管理工作的正確認識。這是有效提升檔案管理工作的有效保障。加強中職檔案的管理工作，以切實提升檔案管理工作水平為根本目的，建立健全各項工作制度，應當規范化檔案的分類、歸檔要求和管理方式，做到檔案工作能夠有條不紊地進行，有效提升檔案的管理效率。

（二）及時優化檔案管理軟硬件設施。由上文分析，檔案的管理系統的好壞在很大程度上影響檔案管理工作的效率。由于學生數量的激增，傳統化的檔案管理系統已經不適應現在的要求。這就要求學校要敢于創新，能夠利用新技術新手段實現檔案工作水平的提升。好的管理系統能夠簡化工作步驟，極大地減少檔案管理者的工作量，為管理工作效率的提升打下堅實的基礎。所以，中職學校應當加大在檔案管理方面的資金投入，及時的優化更新檔案管理的軟硬件設施，為檔案管理工作的展開奠定堅實基礎。此外，對于紙質檔案也要加強管理。要設立專門的檔案管理室，按檔案類別進行分類管理，做好紙質檔案的防火、防潮、防霉的保護工作?？傮w來說，校方應當加速學生檔案管理工作的現代化進程，保證檔案管理工作能夠規范化進行。

（三）提高對檔案管理工作者的技能要求。學校應當任用擁有專業檔案管理技能的人才來擔任學校的檔案管理工作。在工作人員入職后，應當首先進行專業的技術培訓，并進行相應的考核，目的在于讓入職人員能夠快速的投入到實際的工作中，防止工作中出現較大失誤。再者，要端正檔案工作人員的工作態度，樹立工作認真負責的從業精神，加強對檔案的管理，有效提升工作質量。學校可以通過加強對工作人員的宣傳學習，提升工作人員對學生檔案管理工作重要性的認識。要認識到，一份真實、有效的檔案是學生求職的關鍵，是用人單位權衡學生工作能力的重要途徑。所以，從事檔案管理的工作人員應當秉承對學生認證負責的態度，去管理好每一位學生的檔案。

檔案的管理工作在每一個中職學校都有著極其重要的地位，它是學生在校表現和能力高低的載體，也是用人單位進行人員考核的重要部分，還是一個學校工作能力的體現。所以，要盡力做好學生的檔案管理工作，使其發揮其應有的價值。

參考文獻：

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