分析辦公室檔案管理效率的提升

信子

摘要：在辦公室管理的過程中，對檔案管理有嚴格的要求，結合業務內容和實際情況等，在教學指導的基礎上，專業化管理符合要求，資料和穩定的種類比較多，專門工作人員進行整理。辦公室檔案管理的工作效率對高校管理有突出的作用，尤其是在信息化社會，充分利用現代化技術進行，能滿足實際工作要求。當前在辦公室檔案管理的基礎上，對問題進行分析，提出對應的改進措施。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；管理效率

辦公室檔案的完整性和有序性對于高校發展有重要的作用，在整個過程中需要明確檔案管理的實際要求，當前在企業辦公室檔案管理的基礎上對實際工作內容和方案等有嚴格的要求，在后續落實階段做好工程管理工作，提升優勢，實現整體進步。在方案實施的階段，明確管理注意事項，提升優勢。

一、辦公室檔案管理的重要性

辦公室檔案資料的管理是個重要的過程，在整個過程中需要了解注意事項，結合辦公室檔案管理的流程和實際要求等，如何進行分析和應用成為重點，在整個過程中要明確優勢，提升可行性。以下對重要性分析。

（一）有助于開展實際活動

隨著社會經濟的不斷發展，辦公室檔案管理工作需要從實際情況入手，突出重點和難點，結合當前實際工作類型，在實施過程中對實際工作項目進行分析，結合活動類型和強化管理的指標等，做好檔案管理后，能提升實際工作績效，促進和強化整個單位和事業質量的提升。

（二）滿足辦公室檔案編輯工作要求

對整個單位的科學管理的階段，辦公室檔案管理工作需要引起重視，在整個分析階段，了解精神品質，工作人員自身具備職業素養，在整個過程中進行職業素質的培訓，尤其是領導人員需要提前進行管理和決策，在現有基礎上，工作人員自身需要掌控全局。結合整個系統的認知和辦公室文案管理的類型等，提前對單位信息反饋機制進行掌握，保證后續工作順利實施。

（三）提升整體工作效率

在辦公室檔案管理的階段，對工作人員的職業素養有嚴格的要求，在科學管理的過程中，了解決策類型，根據實際管理模式和要求等，做好各項管理工作，提升優勢。此外在系統化管理的基礎上，提升工作人員自身責任感，為了滿足當前指導的實際要求，在具體工作中提升工作效率，對整個部門以及單位人員等需要進行素質指導，提升優勢。

二、當前辦公室檔案管理存在的問題

根據當前實際管理階段存在的各種問題，在整個過程中需要明確問題的所在，根據當前實際模式和要求等，必須明確注意事項，按照實際管理需求進行，提升穩定性。以下對當前辦公室檔案管理存在的問題進行分析。

（一）辦公室檔案管理制度不健全

在當前高效辦公室檔案管理的過程中，對制度形式有嚴格的要求，在實施階段需要明確注意事項，做好記錄工作。但是在當前實施過程中存在規章制度不健全的現象，高校規章制度中了解職責需求，但是在實施過程中缺少約束力，檔案管理的階段，沒有認識到檔案管理的重要性，出現管理疏漏的現象[1]。

（二）辦公室檔案管理手段落后

當前高校采用的是人工管理檔案的傳統管理手段，在具體工作階段，很多手段比較落后，形成很多不良后果，在個案分析的基礎上，需要充分利用利用信息技術的優勢，結合檔案管理的注意事項，在后續維護基礎上，明確實際工作類型，根據當前資料管理存在的缺失現象，在資料整理的過程中，如果不能及時進行備份，勢必造成不良損失。

（三）辦公室檔案管理人員素質提升

在辦公室檔案管理的階段，需要提升綜合素質，在實際工作中，如果不能熟練操作計算機系統，勢必導致工作內容無法落實。當前在實施的階段，可能存在管理復雜的現象，根據當前實際工作模式和要求等，如果不提前進行管理，則容易降低工作效率。

（四）整體重視度差

在辦公室檔案管理的階段，存在重視度低的現象，很多工作人員僅以業務處理作為基礎，忽視了檔案工作的落實。此外對檔案制度和方案等有嚴格的要求，在現有基礎上需要進行檔案分析，提升管理水平[2]。

三、如何提升辦公室檔案管理效率

根據當前辦公室檔案管理過程中存在的相關問題，在實施階段需要了解實際管理內容和注意事項，結合現有的方案類型和指標等，做好方案管理工作，盡量滿足要求，實現整體進步。以下對如何提升辦公室檔案管理效率進行分析。

（一）完善現有的信息管理系統

隨著我國信息社會的不斷發展，信息科學技術對人們的生活和工作等產生重要的影響，在整個工作過程中必須了解工作類型，為了更好的做好檔案管理工作，需要建立完善的信息系統。在信息系統管理和落實的階段，原有的人工管理方式存在很多問題，整體效率低，在整個過程中需要增加資金投入，在實施階段，完善現有的信息管理系統，此外對實際工作模式有嚴格的要求，在現有基礎上，做好檔案分析工作，在后續實施階段從各個方面入手，提升檔案管理的優勢，提升整體效果，提升可行性。

（二）完善公司檔案管理制度

高校在實際管理的過程中，可能存在管理體系缺陷以及內容不完善等現象，結合實際辦學情況和教學指導等，在現有基礎上需要明確工作的重要性，根據執行管理的種類和流程要求等，在實施階段不斷進行實施，充分爭取辦公室檔案管理工作人員的意見，在完善規章制度的過程中集思廣益，使相關的規章制度能夠更加完整和合理。在其他工作中，結合辦公室檔案管理的實際情況，不斷進行修復和完善，在指導管理的基礎上，了解檔案管理的注意事項，更好的指導工作方式開展[3]。

（三）完善現有的反饋機制

在辦公室檔案管理的階段，反饋機制的落實很重要，實施階段及時匯報員工的實際工作情況，考慮到高校領導者的具體工作情況，在后續規劃和實施階段，鼓勵員工積極對反饋機制進行掌握，根據實際工作類型和模式類型等，提前進行反饋指導，根據實際反饋情況和注意事項等，提前進行資料匯總，管理人員需要對各種意見進行參考，對當前辦公室檔案管理工作進行改革，更為重要的是，在實際工作過程中采用的是分類管理的形式，在資料分析的基礎上，盡量了解資料的用途，為不同資料分配奠定基礎[4]。

（四）確定檔案管理的原則

根據辦公室檔案管理的實際要求，在整個過程中需要明確實際原則，提升優勢，原則如下：

1.嚴謹性原則

隨著人們生活以及工作節奏的逐漸加快，辦公室檔案管理的階段需要了解實際內容和要求，以多樣化管理作為基礎，在組織和協調的過程中，按照流程要求完成工作任務。由于繁瑣的工作類型比較多，工作人員必須嚴格遵守現有的工作制度。結合實際工作的準確性和細致性等要求，檔案管理人員灌注細節，做好個案分析工作。對于重要文件，需要加強保密力度，不能利用自身職務之便，越權行事。

2.合作性原則

辦公室檔案管理并不是機械性的，在整個過程中要和其他部門和科室等進行溝通，收集相關文件，進行準確歸檔管理。必要的情況下采用合作性原則，及時對內容信息進行掌握，此外靈活應用相關技巧進行協調，在整個過程中，對實際原則和模式等有嚴格的要求，要求在整個過程中秉承客觀的原則和立場，提升自身溝通能力。

四、結束語

辦公室檔案管理是個綜合性的過程，針對當前存在的相關問題，在實施階段明確注意事項。從領導決策管理和長遠性等角度可知，在辦公室管理的基礎上，了解實際原則，針對當前存在的辦公室檔案管理制度不健全、辦公室檔案管理手段落后、辦公室檔案管理人員素質優待提升、整體重視度差等問題，從完善現有的信息管理系統、完善公司檔案管理制度、完善現有的反饋機制、確定檔案管理的原則等方面入手，做好具體管理工作，提升優勢。

參考文獻：

[1]黃雁.淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].現代國企研究，2018 （06）：134.

[2]姚偉燕.辦公室檔案管理工作效率的提升途徑分析與闡述[J].辦公室業務，2017 （09）：100.

[3]陳艷云.淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑[J].辦公室業務，2017 （02）：17.

[4]石貞貞.淺析如何提升辦公室檔案管理效率[J].決策探索（下半月），2016 （09）：72-73.