淺析檔案現代化管理

駱英

【摘要】隨著科學技術的進步和計算機技術的發展，檔案必須實現信息化管理，提高檔案利用率，為實現全國疾病預防控制系統檔案的網絡化打下堅實基礎。

【關鍵詞】檔案管理；電子文件；安全管理

科技的發展帶給人類社會方方面面的變化，給人們的生活和工作帶來各種便利的同時也對大家提出更高的要求，面對快速發展的科學技術，檔案工作如果還保持傳統管理方式不變，那么就會被歷史淘汰。因此，檔案工作必須適應新形勢的發展，積極跟上社會進步的步伐，轉換思路，為實現檔案管理現代化打下堅實的基礎。

一、傳統檔案管理和現代化管理的比較

檔案是一個單位在工作中產生的最原始的記錄，是來自第一線的寶貴資料，是單位的歷史發展和傳承中不可復制的真實財富，傳統的檔案大部分是紙質的，占用空間大，不易保存，容易被蟲損壞，檔案在借閱過程中也容易發生缺損，檔案工作人員還要對缺損部分進行及時的修復，同時檔案管理工作只注重對檔案的保存而忽略了對它的利用，不重視檔案的分類與整理，導致檔案工作陷入混亂的局面，不能及時準確地為相關工作人員提供需要的檔案資料，此外，檔案工作人員基本上沒有檔案專業畢業的人才，對檔案工作的發展也是極其不利的。

隨著電子信息技術的發展，檔案工作也發生了翻天覆地的變化，傳統的紙質檔案逐步被電子檔案所替代，單位購買了相應的檔案管理軟件，對檔案的管理進行了分類，極大提高了檔案的利用率，檔案庫房也按標準要求設置并且配備了防火、防盜、防光、防磁等安全設施。

二、檔案實現現代化管理必須完善相應措施

（一）健全現代化檔案管理規章制度。任何一項管理工作的有效開展和實施都是以規章制度來保駕護航，對規章制度的嚴格遵守和執行是保障檔案的重要措施，規章制度的制定嚴格按照國家檔案局的相關性規定如《電子文件管理辦法》

《紙質檔案數字化技術規范》等來制定現代化檔案室的規章制度，規章制度的內容應該包括檔案的收集、整理、分類、借閱、安全、銷毀、保密等等方面，做到越細越好，以便有章可循。

（二） 現代化檔案室的建設。現代化檔案室的建設要按照國家頒布的《全國檔案信息化實施綱要》進行，把信息化建設作為檔案基礎業務重點建設內容。要實現檔案信息化，基礎工作就是實現檔案的計算機管理，發揮計算機在檔案管理中的重要作用。實現檔案的計算機管理，改變過去用手工編寫檢索目錄的模式，使手工檢索向計算機檢索過渡。計算機在檔案管理中的應用，不僅帶來了高效率和高質量，而且也改變了檔案工作的傳統方式。

（三）加強現代檔案管理工作的安全措施。檔案形成電子文檔后會存在安全隱患，應該加強對電子文檔的安全意識，建立健全安全機制系統。將安全作為系統運行和管理的重中之重，加強檔案工作人員的安全意識，制定科學的流程，確保檔案的正常運作，單位的檔案來源于不同部門，要建立單位內部的協調機制，檔案工作人員要與各部門多溝通合作，形成強大合力，有效避免出現安全漏洞。加強技術安全管理、網絡安全管理、數據庫安全管理、系統軟件安全管理工作。使檔案工作處于安全環境下運作，做好數據備份：U盤、光盤、云存儲等等，確保數據安全。

（四）要做好磁性載體檔案的管理工作。磁性載體檔案是不同于紙質檔案的新型檔案，磁性載體文件是指以磁性載體（如計算機磁帶、錄像帶、錄音帶、磁盤等），對磁性檔案要按照《磁性載體檔案管理與保護規范DA/T15-95》進行管理，檔案工作人員應該利用數字技術，盡可能使其轉換成數字化模式，存入硬盤，同時給予相應的檔案編號便于檢索。存入的聲像檔案可以打印，不怕磨損。

（五）提高檔案工作人員的現代化檔案管理技能。檔案工作具有保密性，檔案工作人員必須樹立保密意識，應該經常進行專業知識和保密知識的培訓，樹立終身學習的能力，制定相應的崗位管理職責，增強檔案人員的責任心和服務意識，不斷優化自身的知識結構，單位應該鼓勵檔案工作人員積極參加計算機水平等級考試，培養一批既懂檔案業務又具有網絡技術知識的復合型人才。檔案工作人員要適應新形勢對檔案工作人員的要求，改變觀念，提高對檔案信息的收集、理解、分析、處理的能力，及時準確、全面地為單位提供檔案信息，保證檔案信息的充分開發利用。

（六）建立聯網機制。檔案如果只保存不利用那么就不會發揮多大的價值，不能讓檔案信息在數據庫里沉睡。因此，我們要在單位建立一個檔案服務網站，讓單位工作人員足不出戶就能查詢可以公開的檔案信息、圖片和視頻檔案信息。利用現代化的技術和設備為單位工作人員提供需要的檔案信息，為用戶提供多樣化深層次的服務。同時，我們還要建立全國疾病預防系統檔案聯網，實現檔案信息的資源共享。

三、結束語

檔案管理的現代化是歷史發展的趨勢，也對檔案工作人員提出了新的要求，我們應該不斷改變自己的工作方式，引進先進的檔案管理設備和技術人才，與時俱進是檔案工作人員對自己的嚴格要求，跟上時代的步伐讓檔案發揮最大的作用是我們永遠追求的目標。

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