淺談電子文件的全過程管理

顏娟

【摘要】本文結合工作實際，在認真貫徹落實中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》精神，推進檔案數字化建設工作之際，較好地發揮檔案為中心工作和現實斗爭服務的作用，淺談電子文件全過程管理的理論基礎、實踐應用及發展趨勢。

【關鍵詞】電子文件；全過程管理；文件連續體模式

在現代社會，隨著工作環境與工作要求的提高，數字化、電子化產物大量產生。以電子文件作為管理對象，保存人類活動記憶的電子文件管理工作已逐步形成并得到社會廣泛重視。電子文件管理是傳統文件、檔案管理的新時代延展，但由于電子文件本身的特點，需研究并建立一套適合電子文件管理要求的原則、方法、技術、標準和理論，對電子文件管理實踐發展和理論建設有著重要意義。

一、理論基礎

（一）數字（式、化）文件與電子文件。數字化是信息處理的一場革命，是指使用0和1兩位數字編碼來表達和傳輸一切信息的一種綜合性技術，在同一種綜合業務中進行傳輸，再通過接受器使其復原，可以無限地復原，而質量不會受到任何損害。數字（式、化）文件即由電子計算機或各種數碼設備生成的，其信息以二進數字代碼記錄和表示，因此也被稱為電子文件。

值得注意的是，經過計算機或數碼設備直接形成的數字信息，符合文件要求的稱電子文件毋庸置疑。加拿大電子文件研究專家露西安娜·杜蘭蒂認為，電子文件是指正常的業務活動中，以數字形式利用、保留或存儲的文件，而不論其是否以數字形式制作或接收。因此經數字化轉換而來的原文件的數字化副本，同樣具有電子文件的特征和功能。

美國教授David M·Levy在對電子文件與紙質文件比較時發現，電子文件與傳統紙質文件在穩定性、持續性、物理性、交互性、可變性方面都有著質的區別。

電子文件管理是指文件和檔案管理人員以電子文件為客體對象，運用一定的技術方法對其加以組織和控制，形成有序、系統的電子文件信息資源，維護電子文件信息的真實性、完整性、有效性并向社會提供利用服務。

（二）全過程管理 。全過程管理是指根據電子文件的特點和管理要求，建立一個完整的管理體系，對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全過程管理與監控，以確保電子文件的完整性、真實性、可靠性、安全性和可讀性。我國《電子文件歸檔與管理規范》總則規定：“應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。”

1994年至1997年，加拿大不列顛哥倫比亞大學和美國國防部在關于電子文件真實性的聯合研究項目中提出了電子文件全過程管理的框架模式，認為應由以下措施構成電子文件的管理鏈條：根據預先確定的標準格式和模版編輯文件；根據文件的類型和用途，使用預先確定的方法認證文件；根據個人的資格及其權限，確定其接觸電子文件的權力；在系統中嵌入“工作流程”，只向有關人員呈現有關文件；使用磁卡、密碼或指紋識別等方式限制對某些技術的接觸；在系統內設計審計跟蹤功能，記錄對系統的任何接觸及其結果（如文件被修改、刪減和增添等）。

電子文件的全過程管理從根本上說是文檔一體化在電子文件管理中的實現模式，只不過其理論基礎發生了變化，即從文檔一體化的理論基礎——文件生命周期理論，轉變到了電子文件全過程管理的理論基礎——文件連續體模式（the Records Continuum Model）理論。文件生命周期理論和文件連續體理論作為社會科學性質的檔案學理論，它們是不同社會歷史時期檔案實踐的產物，其形成受到當時的經濟、科學、技術、文件等諸因素的直接影響，反映當時檔案工作與發展對理論的要求。它們之間具有基礎與應用、宏觀與微觀、指導與被指導等辯證關系。電子文件的全過程管理與傳統文件、檔案管理一體化管理是一脈相承的，但在具體的管理與控制方法、手段，與傳統相比，電子文件管理顯然有了新的發展。

二、實踐應用

電子文件管理也涉及到傳統文件、檔案管理的主要環節，主要內容包括鑒定、積累與歸檔、整理、著錄、檢索、保護、利用等，但它并非是傳統文件、檔案管理環節的簡單組合，在內容和形式上都有許多不同。第一，電子文件管理的管理順序不再是傳統文件、檔案管理的線性流程，許多環節都存在著前置或循環的運行，如安全性保護貫穿于電子文件管理的全過程，使管理過程更加繁復。第二，電子文件管理在內容與形式上與傳統文件、檔案管理有較大區別。電子文件的收集，除收集文件本身，還要收集背景信息與元數據；不僅存在物理歸檔，也存在邏輯歸檔等多種歸檔方式。第三，電子文件管理各環節都對信息技術（信息管理系統）極具依賴性，比傳統手工環節的科技含量更高，同時需要對計算機軟硬件及其網絡環境進行管理。

（一）電子文件全過程管理的內容與流程。電子文件全過程管理的內容與流程

電子文件管理與傳統文件、檔案管理相比較，在傳統管理環節上新增了一些新環節。這些新增環節具體包括：電子文件（設計、形成）；電子文件信息數據庫；電子文件長期保存等。

（二）基于元數據的電子文件全過程管理。元數據，國際檔案理事會《電子文件管理指南》（1996）中的定義是：“Metadata is defined as data about data”，是指為理解數據庫的內容信息而存儲的信息。元數據是實施電子文件管理的技術保障，它不同于傳統文件、檔案管理的著錄信息。而值得注意的是在某些性質上，兩者之間也是存在共性的。例如反映文件內容的題名、反映責任者、反映文件生成時間的日期等，這些在元數據和著錄信息中都有涉及。

介于元數據的還原性、結構性、跟蹤性、系統性，元數據貫穿于電子文件的整個生命周期，隨著電子文件運行過程動態的發生變化。元數據能真實、完整地詳盡描述電子文件內容、背景、結構特征及變化過程，為電子文件可讀與檢索提供了多角度的入口，使電子文件全程管理得到全程控制與集成優化。

電子文件全過程管理強調從整體上對管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學整合。因此電子文件全過程管理要在電子文件運行系統的各階段中得以實現，元數據技術必然得到相應地應用。

元數據在電子文件管理系統設計階段，由檔案工作人員與計算機技術人員共同完成，就元數據的內容、屬性、功能和工作模式提出要求并實現。元數據元素集（Metadata Element Set）是指需要捕獲的所有元數據元素的集合，是如今西方提出的標準化電子文件管理策略。這些元數據標準對元數據集中各元素的名稱、作用、使用條件、相互關系、編碼體系等都做出了較為詳細的規定，納入電子文件管理系統、可選擇、可擴展、可兼容，值得借鑒。

當電子文件內容在不斷補充和完善時，其元數據也在不斷的擴充。

元數據在電子文件維護階段旨在保證電子文件的真實性、完整性、有序性、安全性與可讀性。在電子文件全過程管理中，元數據管理都貫穿其中。

三、發展趨勢

電子文件已經成為人類社會記錄信息、傳遞信息、儲存信息的重要方式。電子文件在檔案管理中，甚至整個社會生活中都占據了一席之地，隨著信息技術的飛速發展和廣泛應用，具有成為未來社會文件主導形態的潛力和趨勢。

目前，檔案界有兩種極具代表性的電子文件保管模式，加拿大哥倫比亞大學的集中式保管模式和美國匹茲堡大學的分布保管模式。后者以邏輯關系、虛擬方式的特征充分利用內部網絡資源，實現電子文件資源共享，即邏輯歸檔。邏輯歸檔（logical filing）是指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實施的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。這種保管方式更注重控制管理，由實體物理歸檔保管向資源控制發展的趨勢。

直至今日，文件全過程管理仍有繼續深入研究的趨勢。受到新電子文件管理理論的影響，深入對電子文件及其運行環境研究、加強電子文件管理法制建設、完善電子文件管理標準化建設以及電子文件管理人才的培養，都將是今后電子文件管理事業發展的必然趨勢。

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