關于加強企業(yè)技術檔案管理的思考

摘要：文章針對當前企業(yè)生產經營中的技術檔案管理工作進行了闡述，分析了技術檔案管理工作存在的不足和原因，通過強化技術檔案收集、歸檔、更新等有效手段，形成技術檔案的全過程管理，提高技術檔案的實效性。

關鍵詞：技術檔案；檔案管理；企業(yè)生產經營；全過程管理；檔案管理體系 文獻標識碼：A

中圖分類號：F272 文章編號：1009-2374（2015）14-0173-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.14.086

企業(yè)技術檔案是為了滿足企業(yè)生產需求，按照相關政策和規(guī)定要求，通過對技術資料的收集、編制、整理和歸檔分類保管所建立的技術文件，記錄了企業(yè)建設、調試與生產階段的歷史記錄和技術資料，對于企業(yè)生產、技術改造、檢修等工作起著指導作用，特別是企業(yè)在需要對系統(tǒng)和設備進行升級、技術改造或者設備替代時技術檔案的作用尤為重要，因此需要對技術檔案進行全過程管理，以保證技術檔案的實效性和準確性。

1 目前技術檔案管理中存在的問題

目前，企業(yè)普遍存在高度重視經營管理、強化生產管理，對于技術管理重視程度不足的情況，特別是對于技術管理中的基礎管理的人力和物力投入不足，造成了技術檔案管理水平低下，不僅不能推動技術管理水平提升，極端情況下甚至會影響到企業(yè)生產和經營活動的正常開

展。目前企業(yè)中技術檔案管理中普遍存在的問題有：

1.1 對于技術檔案管理重視程度不夠

企業(yè)作為生產型企業(yè)，追求經濟效益和社會價值最大化，重視經營管理和生產管理是正常情況，但技術管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，對于企業(yè)經營和生產活動有著積極的正面作用，同樣不應該被忽視。技術檔案管理作為技術管理的一個重要組成部分，工作內容繁瑣、投入精力大、耗時長、短期回報不明顯，這些特點給生產管理人員帶來了很大的困擾，特別是對于生產任務重、人力資源有限的企業(yè)，同時由于技術檔案管理可能出現的前人栽樹、后人乘涼的工作效應，造成企業(yè)管理者對該項工作有意無意的回避。

1.2 技術檔案管理不規(guī)范

技術檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產管理和專業(yè)技術經驗，而具備這樣經驗的人員往往又是企業(yè)生產骨干，不可能投入過多精力在技術檔案管理工作中，這就造成了技術檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經驗不足技術檔案管理不夠規(guī)范，技術檔案內容缺失或者關鍵參數不準確。另外，即使是生產技術管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應的技術支持和對于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術檔案規(guī)范性的重要誘因。

1.3 技術檔案管理缺乏連續(xù)性

技術檔案管理貫穿企業(yè)的設計、建設、安裝、調試、生產到后期檢修、技術改造各個階段，很難保證原有技術檔案管理人員工作崗位和工作職責不發(fā)生變動，崗位變動就意味著該人員不再承擔技術檔案管理的主要責任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過程的規(guī)范與全面，也會因為前任與繼任管理人員理念、能力和對該項工作投入度不同等各種原因造成該項工作停頓、半途而廢甚至推倒重來，造成工作資源的極大浪費。同時，由于企業(yè)生產活動中各個階段的工作任務的不同，對于技術檔案管理來說，如果缺乏有效的指導或者規(guī)劃也會造成技術檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現。

2 對于技術檔案管理中存在問題的應對措施

針對技術檔案管理中主要存在的問題，應該進行有針對性的整改，強化管理意識和制度建設，形成符合企業(yè)自身特色的技術檔案管理體系。

2.1 加強技術檔案管理意識

首先需要肯定技術檔案在企業(yè)經營和生產活動中具有不可或缺的作用，技術檔案具有原始性和憑證性的特點，一旦技術檔案管理不到位造成資料缺失或者技術檔案管理工作中斷將對企業(yè)造成不可預測的損失。其次，將技術檔案管理作為生產技術管理工作的一項重要內容，定期進行評估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來的不利影響。最后，強化技術檔案管理重要性宣貫，使得生產人員自覺加入到技術檔案管理體系中來，高質量完成技術檔案建設、管理工作。

2.2 規(guī)范技術檔案管理體系

技術檔案管理體系的規(guī)范，首先需要明確技術檔案管理人員的職責和工作流程，保證技術檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規(guī)范和生產管理人員的需求，形成符合企業(yè)特色的技術檔案管理體系，明確技術檔案內容、格式、檢索關鍵條目等內容，保證技術檔案更新的時效性、形式的規(guī)范性，規(guī)避因人員變動或者企業(yè)經營氛圍改變造成技術檔案內容的疏漏以及質量下降。

2.3 實現技術檔案跟蹤管理

考慮到技術檔案管理貫穿企業(yè)全過程，建立并形成技術檔案跟蹤管理制度就顯得至關重要了，建立以節(jié)點性工作為考核點，技術檔案管理目標和任務完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術檔案管理銜接不到位、企業(yè)經營情況發(fā)生變化影響技術檔案管理工作開展等不利情況發(fā)生的可能。同時，對技術檔案管理人員工作開展情況進行有效監(jiān)督和指導，也是推動技術檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。

3 全方位打造立體式技術檔案管理系統(tǒng)

要實現技術檔案的全過程高效管理，就要求生產管理人員必須在項目前期對于技術檔案管理工作開展有明確的思路和計劃，并在技術檔案建立初期甚至更早就明確檔案內容、格式、檔案變更程序以及如何實現技術檔案跟蹤管理的管理辦法。

3.1 技術檔案的內容

技術檔案企業(yè)生產活動中形成的，包含技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等。詳細內容包括任務書、協(xié)議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等相關信息。通過對技術檔案內容的確定，讓技術檔案管理人員清楚應該將哪些技術文件納入技術檔案中，保證技術檔案內容的完整性是技術檔案管理工作開展的首要目的。

3.2 技術檔案的格式

技術檔案的格式主要用于規(guī)范技術檔案的建立和定點存放以及檢索關鍵條目，應類別區(qū)分、裝訂形式、名稱與時間排序、文本格式（檔案名稱、標識、頁碼等有效統(tǒng)一）等相關內容。通過規(guī)范技術檔案的格式，可以讓技術檔案管理人員在整理技術檔案時可以保證技術檔案的完成質量和更完整、更有效地存放技術檔案以及實現對于技術檔案檢索效率。

3.3 技術檔案的變更程序

技術檔案變更程序是在技術檔案內容或者格式發(fā)生變化，由技術檔案管理人員完成的對技術檔案的更改手續(xù)。為保證技術檔案的一貫性，除非技術檔案存在重大缺陷或者生產業(yè)務需求進行較大變動的情況下不對技術檔案格式進行調整，而對內容的修改也應在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過程管理。

3.4 技術檔案的跟蹤管理

針對企業(yè)生產各個階段的實際情況，制定技術檔案的跟蹤管理制度。例如在設計階段完成項目科研報告、審批文件、設計資料等技術資料的收集以及對于技術檔案管理架構和流程的實現，在建設與安裝階段完成設計資料變更、合同與技術協(xié)議、到貨清單和設備廠家提供的設備說明書等技術資料的收集，調試階段完成調試報告、設計變更資料的收集以及項目竣工資料整理，生產階段完成機組性能參數、試驗記錄、工藝記錄、生產過程控制系統(tǒng)備份數據和日常運維相關資料收集以及對現有技術檔案調整工作，檢修和技術改造階段完成檢修記錄、設備變更記錄、項目技術方案、技術措施等相關資料收集以及對于技術檔案的補充工作。保證各階段工作任務的有效落實，是技術檔案跟蹤管理的核心和根本。

3.5 技術檔案管理工作的貫穿

要打造立體式技術檔案管理系統(tǒng)，關鍵是抓好貫穿整個技術檔案管理的管理人員。首先，應強化技術檔案管理人員的責任意識，讓他們充分認識技術檔案在生產建設、工程設計和技術改造工作中的重要作用，明確自己的責任和義務，才能更好地完成技術檔案管理工作任務。其次，賦予技術檔案管理人員足夠的權利，可以調動技術檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術檔案管理工作順利開展。最后，設立技術檔案管理督管和獎懲機制，讓技術檔案管理人員在監(jiān)督下工作，保證工作進度和完成質量。

4 結語

企業(yè)技術檔案管理工作對于企業(yè)的生產經營有著重要的作用，而成熟的技術檔案管理體系的建立絕不是一蹴而就的，打造技術檔案高水平管理、建立符合企業(yè)特色的技術檔案管理體系，任重而道遠。

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作者簡介：李小煜（1976-），男，河南鶴壁人，中電投河南電力有限公司技術信息中心工程師，研究方向：火力發(fā)電行業(yè)熱工專業(yè)技術、咨詢和技術服務。

（責任編輯：王 波）