現代社區居民檔案管理存在的問題及對策探討

馮萍

摘 要：隨著經濟的不斷發展，社會在不斷的進步，加強社區檔案管理工作質量，形成完善的檔案管理工作監督機制，還要提高檔案管理工作有效性，解決檔案管理工作中的實際問題，促進各部門主動開展具體檔案管理工作，解決檔案管理工作效率不足問題。

關鍵詞：現代社區居民 檔案管理 問題 對策

引 言

居民檔案是記錄居民個人情況的主要依據，客觀的反應出了居民在不同時期的狀況，為居民的提供了方向。因此，構建完整的居民檔案具有必要性，為居民的歷史提供見證。居民檔案作為重要的信息資源，有助于提升管理效果，對管理工作的科學性有著較高的要求，為管理工作的高效開展提供了條件，提升了社區居民檔案管理水平及管理效果。大數據時代的到來，為居民檔案管理的發展提供了新的契機。

1 創新社區檔案管理工作模式

1.1建立有效的檔案管理機制

加強社區檔案管理工作不僅要提高社區自主開展檔案管理工作水平，而且還要建立起民政、衛生、公安等部門有機聯系的統一管理體系，不斷提高社區檔案管理工作的規劃水平，發揮相關行政部門對檔案管理工作的指導、監督與檢查方面的作用。同時注重加強相關程序建設，有效消除檔案管理程序混亂，程序繁瑣，辦理時效不足等問題，切實提高檔案管理的有效性與準確性。

1.2完善檔案管理工作的規劃

解決社區檔案管理工作中的實際問題，應當從社區的實際情況出發，根據社區檔案管理的現實軟硬件條件，全面加強具體的檔案管理規劃工作，形成有效的資源共享機制，不斷充實檔案管理資源，加強對檔案管理工作全面監管，提高檔案管理工作有效性，不斷釋放社區檔案服務價值，促進檔案管理事業快速發展。

1.3形成檔案管理網絡體系

加強社區檔案管理工作的網絡化體系水平，要形成各部門之間配合機制，還要加強檔案管理的標準化建設水平，注重優化社區檔案資源，不斷形成完善的檔案服務體系，拓展檔案資料來源，切實解決居民的檔案使用需求。進一步加強相關業務的監督工作，使各級檔案管理人員與部門形成有效配合機制，還要促進各部門之間的配合，結合各種檔案管理工作的需要，有效調配各種檔案管理優勢資源要素。

2 社區檔案管理的現狀

2.1居民認知度不高

居民認知度不高是目前社區檔案管理中普遍遇到的問題。在2015年曾報道某山區居民檔案管理現狀，研究發現該地區存在老年居民管理率低及農村社區居民建檔知曉率低等問題。這可能與檔案宣傳方式缺乏針對性和廣泛性有關。老年居民多數存在諱醫心理，對自身疾病持回避態度，缺乏相應的意識。農村社區居民自身文化水平不足，再加上偏遠地區檔案管理的宣傳不到位。這些都有可能是導致老年居民管理率低及農村社區居民建檔知曉率低的原因。

2.2流動性

社區居民流動性太大也是導致檔案管理困難的重要原因。曾在2016年報道成都市基層醫療機構居民檔案管理現狀，研究發現2010年前，城區居民建檔率高于近郊居民和遠郊居民，但2010年后遠郊居民的建檔率高于近郊居民，近郊居民的建檔率高于城區居民。這與可能近年來我國逐步推動基層設施建設有關，早年間城區基礎設施建設要高于非城區，導致非城區居民建檔困難。

2.3死檔

“死檔”問題也是目前社區檔案管理面臨的主要問題，主要有以下原因：（1）疾病分級管理制度落實不到位。雖然我國已經開始深入落實疾病分級管理制度，但是廣大民眾心中還是對“大醫院”抱有盲目信任，基層社區醫院難以發揮應有的“守門人”責任。（2）基層社區工作人員嚴重不足，導致難以及時更新檔案資料。（3）工作人員技術水平不足。社區基層工作人員的學歷主要以大專、中專為主，本科僅占不到2%，職稱結構以初級為主，中、高級職稱僅占約3%。

3 應對策略

3.1進一步完善居民檔案管理流程的規范性

首先，要健立居民檔案收集制度。社區居民信息中心在提供居民服務的各環節中要主動收集有關材料，同時向居民闡明檔案的重要性，促使其主動提供居民信息。其次，要健全居民檔案管理制度，主要包括社區檔案人員崗位責任制、社區檔案立卷歸檔制度、社區檔案借閱制度、檔案保密制度等，建立有效的管理監督機制，保證社區檔案管理人員在工作實踐中有所依循。第三，科學規范地對居民檔案進行管理。對已有的居民檔案進行合理分類編號，科學編寫居民檔案目錄，對居民檔案進行科學的存放與管理。社區居民信息中心要對居民檔案進行動態化管理，安排專人定期對社區居民進行家庭調查，及時根據居民情況更新居民檔案內容，對于已經去世的社區居民，要及時銷毀居民檔案。

3.2不斷加快居民檔案數字化進度

由于社區居民信息中心硬件設施所限，目前居民檔案普遍存在著庫房不合標準、人員不足、檔案內容更新不及時以及查找利用不便等問題，加快實現居民檔案的數字化管理，既可低成本、高效率地解決此類問題，又可為統計匯總等工作提供便利，同時借助網絡平臺還可實現異地診療。社區居民信息中心應嚴格按照人事信息系統專用檔案管理軟件的操作規程，完整規范錄入數據信息。

3.3改變了以往的社區檔案管理觀念

傳統的檔案管理將“供給導向”作為主要的發展模式，主要是結合業務發展需求，并結合現階段的檔案數據，來提供與之相對應的數據服務。在邁入到大數據時代后，社區檔案管理逐漸向多樣化、精品化及個性化方向發展，傳統的“供給導向”發展模式已經無法滿足現階段社區檔案管理的發展需求，檔案管理應以用戶的需求為導向，對社區檔案信息進行充分的使用和挖掘，以此來提升檔案信息的服務質量。

結 語

隨著我國經濟的高速發展，基礎醫療也隨之進入了飛速的發展階段，社區檔案管理也成為社會發展的必然趨勢。雖然現在依舊存在著居民認知度不高、人口流動性大、“死檔”現象等問題，但伴隨著政府的大力支持，積極宣傳管理理念實現信息化發展、積極完善和統一規范檔案信息化、多部門聯合提高檔案利用率等加強社區居民檔案信息化管理的措施的開展，積極推動了社區居民檔案信息化管理水平的提升。

參考文獻：

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