地質(zhì)勘查單位檔案的立卷、標(biāo)準(zhǔn)化及信息化管理分析

劉寬琴

摘 要：本文從以下幾個(gè)方面圍繞著地質(zhì)勘查單位檔案的立卷、標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化管理展開(kāi)了論述，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)，只有這樣做才能真正實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案資源共享，實(shí)現(xiàn)全面的地質(zhì)檔案資源存儲(chǔ)以及提供足夠的地質(zhì)檔案資源信息利用。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案 立卷 標(biāo)準(zhǔn)化 信息化

引言

地質(zhì)勘查單位面對(duì)逐漸增加的檔案資料時(shí)，也將相關(guān)管理系統(tǒng)應(yīng)用到了工作當(dāng)中，如電算化管理系統(tǒng)、設(shè)備應(yīng)用系統(tǒng)等，其目的都是為了更好的進(jìn)行高水平的地質(zhì)檔案資料查詢，繼而推動(dòng)地質(zhì)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。顯然本文對(duì)地質(zhì)勘查單位檔案的立卷、標(biāo)準(zhǔn)化及信息化管理進(jìn)行深入探討具有一定的現(xiàn)實(shí)

意義。

1地質(zhì)勘查單位檔案的立卷管理

立卷檔案室在管理立卷的時(shí)候其具備的職責(zé)主要包含以下幾個(gè)方面：第一，結(jié)合我國(guó)以及相關(guān)主管機(jī)關(guān)的要求，依據(jù)該單位的實(shí)際狀況，制定出可行的歸檔機(jī)制，并對(duì)該單位的立卷以及歸檔工作的行為加以明確，這樣才能促使每一個(gè)部門(mén)在開(kāi)展立卷以及歸檔工作的時(shí)候能夠做到有章可循。第二，和每一個(gè)部門(mén)立卷人以及相關(guān)人員保持親密的交流，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候幫助他們建立合理的工作秩序，將立卷歸檔制度落實(shí)到實(shí)際工作中，幫助每一個(gè)部門(mén)做好立卷工作；第三，采取針對(duì)性的手段加大推廣技術(shù)檔案工作開(kāi)展的力度，在指定的時(shí)間內(nèi)有計(jì)劃、有目的的組織相關(guān)人員參與到理論與實(shí)踐知識(shí)的學(xué)習(xí)當(dāng)中，繼而提高他們的綜合能力；第四，做好充分的準(zhǔn)備工作，時(shí)刻為各立卷單位提供充足的工具，如卷皮、目錄等。

2地質(zhì)勘查單位檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理

2.1對(duì)檔案質(zhì)量手冊(cè)進(jìn)行編制

所謂檔案質(zhì)量手冊(cè)，簡(jiǎn)單的說(shuō)是向組織內(nèi)外部提供關(guān)于質(zhì)量管理體系的一致信息的文件。通常情況下，質(zhì)量手冊(cè)主要包含以下內(nèi)容：第一，實(shí)施單位概括；第二，實(shí)施單位的目標(biāo)以及質(zhì)量方針；第三，組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)以及權(quán)限及其關(guān)系；第四，質(zhì)量管理體系的具體范圍，涵蓋所有刪減的內(nèi)容以及規(guī)范性；第五，質(zhì)量管理體系過(guò)程概述；第六，質(zhì)量管理期間之間的相互作用的表述；第七，支持性文件。地質(zhì)勘察主要包含以下幾點(diǎn)：其一，水文地質(zhì)；其二，鉆探；其三，物探；其四，化驗(yàn)測(cè)試，這幾個(gè)內(nèi)容均可編寫(xiě)到同一本手冊(cè)當(dāng)中。

2.2對(duì)檔案程序文件進(jìn)行編制

提供如何一致地完成活動(dòng)和過(guò)程的信息的文件叫做程序文件。結(jié)合地質(zhì)勘察的特征情況來(lái)看，其程序文件主要包含以下幾點(diǎn)：第一，文件控制程序文件。第二，記錄控制程序文件；第三，內(nèi)部審核程序文件；第四，小合格控制程序文件；第五，糾正措施程序文件；第六，預(yù)措施程序文件。不僅如此，還可以對(duì)其他程序進(jìn)行科學(xué)編制，如立項(xiàng)、野外驗(yàn)收、數(shù)據(jù)分

析等。

2.3對(duì)檔案作業(yè)指導(dǎo)書(shū)進(jìn)行編制

所謂作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，實(shí)質(zhì)上是相關(guān)人員在具體操作期間形成的技術(shù)性文件。按照專業(yè)分別編制，可以分為以下兩種：一種是野外施工作業(yè)指導(dǎo)書(shū)；另一種是室內(nèi)工作作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。針對(duì)第一種指導(dǎo)書(shū)來(lái)說(shuō)，結(jié)合專業(yè)種類做好相應(yīng)的編寫(xiě)工作，如槽探、物測(cè)等；就第二種指導(dǎo)書(shū)而言，結(jié)合相關(guān)設(shè)計(jì)以及報(bào)告內(nèi)容對(duì)工作種類進(jìn)行準(zhǔn)確編寫(xiě)，例如設(shè)計(jì)編寫(xiě)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的種類是：資料收集等；而針對(duì)報(bào)告編制制作指導(dǎo)書(shū)的種類來(lái)說(shuō)，其種類是原始資料整理、圖件編制等。

3地質(zhì)勘查單位檔案的信息化管理

3.1檔案資料數(shù)字化

實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)室藏檔案的數(shù)字化。如果想要實(shí)現(xiàn)地質(zhì)勘察單位檔案的信息化管理，那么就要緊跟時(shí)代的腳步，打破以往的檔案利用模式，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)室藏檔案的數(shù)字化。對(duì)于室藏檔案數(shù)字化來(lái)說(shuō)，實(shí)質(zhì)上是地質(zhì)勘查單位把室藏中涵蓋的各種照片、膠片等相關(guān)信息借助于現(xiàn)代化設(shè)備轉(zhuǎn)變成容易被相關(guān)系統(tǒng)識(shí)別、處理的信息，然后按照具體格式保存到相應(yīng)的磁盤(pán)、U盤(pán)上，盡可能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上傳，促使地質(zhì)檔案可以發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。首先，如果想要實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，那么就要采取針對(duì)性的手段將室藏檔案數(shù)字化；其次，地質(zhì)勘察單位應(yīng)當(dāng)把已有的紙質(zhì)檔案結(jié)合其具體特征以及實(shí)際使用狀況一一做好數(shù)字化處理工作。針對(duì)某些利用率高，但發(fā)生損壞情況的檔案來(lái)說(shuō)，地質(zhì)勘察單位應(yīng)當(dāng)做好電子掃描工作和文字錄入工作，將其轉(zhuǎn)變成光盤(pán)永久的存儲(chǔ)起來(lái)，繼而起到完善保護(hù)紙質(zhì)檔案原件的作用。

3.2網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

眾所周知，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能夠?yàn)楦鞣N管理系統(tǒng)提供良好的運(yùn)行環(huán)境，這樣相關(guān)管理系統(tǒng)就會(huì)慢慢釋放出諸多的數(shù)據(jù)，以便相關(guān)人員做好加工、備查等一系列工作。然而專業(yè)管理系統(tǒng)也存在自身的缺陷，如無(wú)法長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)，無(wú)法存儲(chǔ)其他管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。對(duì)于檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，一定要擁有數(shù)據(jù)處理能力、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能力等。如果想要建立一個(gè)這樣的檔案管理系統(tǒng)，那么采取有效措施加大技術(shù)業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)的力度就顯得尤為主要。它主要包含以下幾個(gè)方面的作用：首先，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)不但對(duì)相關(guān)系統(tǒng)的順利運(yùn)作帶來(lái)益處，而且還大大降低了數(shù)據(jù)的壓力，對(duì)系統(tǒng)運(yùn)作水平的提高打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。其次，檔案管理系統(tǒng)可以高效接受相關(guān)歸檔數(shù)據(jù)，繼而為數(shù)據(jù)的完整性提供應(yīng)有的保障。再次，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)可以大大降低專業(yè)系統(tǒng)的壓力，為檔案實(shí)現(xiàn)充分利用創(chuàng)造有利條件。最后，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)推動(dòng)檔案工作的穩(wěn)定發(fā)展有著積極的意義，盡可能減少重復(fù)建設(shè)、重復(fù)投資的情況出現(xiàn)。

3.3密級(jí)管理

針對(duì)地質(zhì)檔案資料來(lái)說(shuō)，主要是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行傳輸?shù)模軌蚱鸬骄W(wǎng)上查閱的作用，但是這樣也會(huì)隱藏相應(yīng)的安全隱患。怎樣增強(qiáng)地質(zhì)材料的安全性，是當(dāng)前地質(zhì)勘查單位值得深思的課題。鑒于此，可以開(kāi)展密級(jí)管理工作，結(jié)合地質(zhì)資料的密集程度，有計(jì)劃、有組織的進(jìn)行設(shè)密管理，并建立切實(shí)可行的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)所需材料實(shí)施申報(bào)手續(xù)，以滿足相關(guān)要求，直到檢查合格以后相關(guān)管理人員才能解密放行。

結(jié)語(yǔ)

本文從以上幾個(gè)方面，圍繞著地質(zhì)勘查單位檔案的立卷、標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化管理展開(kāi)了論述，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)提出了合理化建議，旨在可以和相關(guān)人士互相交流學(xué)習(xí)，供以借鑒。

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