基于信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

姚近

摘 要：在二十一世紀(jì)，最重要的資源就是信息，隨著網(wǎng)絡(luò)的逐漸普及，網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。無(wú)論在什么時(shí)代，創(chuàng)新都是發(fā)展的源泉，同時(shí)也是時(shí)代進(jìn)步的動(dòng)力。在這一時(shí)代背景下，所有的領(lǐng)域行業(yè)都要受到信息技術(shù)的影響。因此就一定要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，有效的提升檔案管理水平。基于這些本文對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行了系統(tǒng)研究，力求可以為日后開展檔案管理工作供以幫助。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；工作創(chuàng)新

一、引言

當(dāng)今時(shí)代是信息化時(shí)代，不論是什么行業(yè)，都必須要符合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)并一直進(jìn)行斷創(chuàng)新下去，才可以保證自己的可持續(xù)發(fā)展，對(duì)于檔案工作來(lái)說更是如此。原始的檔案管理工作明顯不能夠適應(yīng)當(dāng)前的信息化時(shí)代，唯有創(chuàng)新并結(jié)合現(xiàn)代化的管理措施才能夠完美提升檔案管理水平的整體質(zhì)量及效率，才能有效應(yīng)對(duì)現(xiàn)在的時(shí)代背景中人們及時(shí)獲取信息的基本要求。信息化時(shí)代對(duì)于檔案管理工作來(lái)說一定是利弊共存的，所以必須借助創(chuàng)新來(lái)發(fā)揮信息化的先進(jìn)性，保證能夠應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代所帶來(lái)的沖擊。

二、現(xiàn)存主要問題

2.1觀念陳舊

檔案管理工作的歷史可以向前延伸到千年之前，這段時(shí)間的管理工作重心主要就是保存，包括保存的工藝技術(shù)等都是工作重點(diǎn)。事實(shí)上能保證檔案不丟失不損壞就足夠了，同時(shí)這個(gè)時(shí)期檔案管理工作在實(shí)用性方面的要求并沒有什么過多的考慮，但現(xiàn)在是大數(shù)據(jù)橫行的信息時(shí)代，許多檔案以信息數(shù)據(jù)的形式存在，這些需要進(jìn)行處理的檔案信息量極大，因此這個(gè)時(shí)候也能夠及時(shí)展現(xiàn)檔案的實(shí)用性。同時(shí)這對(duì)工作人員的要求很高，無(wú)論是專業(yè)技能還是基本信息素養(yǎng)都有著較高的要求，傳統(tǒng)的工作理念明顯已經(jīng)不能適應(yīng)如今的時(shí)代背景。

2.2管理模式落后

很長(zhǎng)一段時(shí)間因?yàn)榧夹g(shù)資金方面的原因，我國(guó)的檔案管理工作中所有工作都是由工作人員完成的，檔案的所有信息都是由工作人員完成填寫，之后的運(yùn)輸存放標(biāo)記等也是由這些工作人員進(jìn)行。但是，這需要花費(fèi)很多時(shí)間并且一定會(huì)有錯(cuò)誤發(fā)生，同時(shí)要進(jìn)行使用時(shí)也需要花費(fèi)大量的時(shí)間去翻尋，這是一種極不便利的檔案管理方式，無(wú)論是工作質(zhì)量還是效率都有很大問題。并且在當(dāng)今信息化時(shí)代的到來(lái)后，直接使得檔案信息兩呈幾何倍數(shù)的遞增，這已經(jīng)不是人力可以完成的了，這個(gè)時(shí)候的信息更新也無(wú)法得到保障。

2.3管理規(guī)劃問題

一般來(lái)說檔案信息資源會(huì)受到很多因素的干擾，無(wú)論是地區(qū)差異還是管理環(huán)境不同都會(huì)造成一系列的問題，這就導(dǎo)致我國(guó)并不能建立起一個(gè)統(tǒng)一有效的管理規(guī)劃。比如說南北方的氣候環(huán)境差距很大，在存儲(chǔ)過程中就可能會(huì)因?yàn)闈穸葐栴}出現(xiàn)光盤失效的狀況。同時(shí)現(xiàn)在的環(huán)境變化莫測(cè)，很難確定全國(guó)所有地區(qū)的檔案信息存儲(chǔ)環(huán)境最佳值。除過環(huán)境因素以外，在檔案信息化管理過程中本身也有著很大的變動(dòng)性，這是屬于不可抗力因素，會(huì)致使檔案信息管理出現(xiàn)問題，比如說檔案信息的載體突然消磁，無(wú)法繼續(xù)使用，這要想進(jìn)行下一步的管理規(guī)劃就是天方夜譚，所以說，管理規(guī)劃是現(xiàn)存的一個(gè)重要問題。

三、信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

3.1創(chuàng)新思維

在當(dāng)今信息化時(shí)代背景下，信息即資源，而檔案也自然就成了社會(huì)的重要資源。所以對(duì)于檔案的管理思維也需要?jiǎng)?chuàng)新。檔案管理工作的主要重心不能再是檔案資料的保存應(yīng)該要逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源的實(shí)用性，最終使其為社會(huì)提供更大的價(jià)值。在這種時(shí)代背景下進(jìn)行檔案管理工作，這對(duì)檔案管理部門也就有了更高水平的要求，同時(shí)對(duì)檔案管理中的工作人員提出了，一定要做到創(chuàng)新思維，做到與時(shí)俱進(jìn)不斷的提升服務(wù)意識(shí)，使檔案信息能夠更好的服務(wù)于社會(huì)。

3.2優(yōu)化服務(wù)

檔案管理工作的優(yōu)化能夠從兩個(gè)方面來(lái)談，首先就是建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的平臺(tái)，一般的檔案服務(wù)沒考慮到實(shí)用情況，要使用這些檔案信息必須要使用者親自去館藏中查找，而這個(gè)過程是很復(fù)雜的。先是工作人員去大量的備注資料中找到相應(yīng)的信息，然后在根據(jù)這些信息在館藏中把相應(yīng)信息資源取出，不論大量信息的查找，還是下一步的搜索都是個(gè)龐大的工程，對(duì)工作人員的要求很高。如果成功建立起網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，就可以利用便利的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速完成信息輸入搜索，節(jié)省下大量的時(shí)間并能快速找到想要的檔案信息。

其次就是要增強(qiáng)建立檔案管理自動(dòng)化設(shè)施，詳細(xì)一點(diǎn)就是和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相結(jié)合，把所有的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，講信息以數(shù)據(jù)資料的模式進(jìn)行存儲(chǔ)，這種方式不僅保證檔案使用者能夠快捷使用，還節(jié)省了工作人員的工作壓力，進(jìn)而保證了檔案信息的實(shí)用價(jià)值。

3.3建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在這個(gè)信息化的時(shí)代，國(guó)家或者大型企業(yè)中的文件是一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)流，要想保證這些工作量龐大數(shù)據(jù)文件的有效管理，就不能用傳統(tǒng)的文件檔案管理方法，需要的而是建立一個(gè)符合信息化時(shí)代的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，但實(shí)際上建立這么一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)并不是簡(jiǎn)單的工作，它有著很大的長(zhǎng)期性與挑戰(zhàn)性，絕不能急于求成，必須保證滿足數(shù)據(jù)信息建設(shè)的客觀發(fā)展規(guī)律。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，需要重視網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的全面應(yīng)用，最終形成一個(gè)既可以快速搜索又可以網(wǎng)絡(luò)在線瀏覽下載的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)如今社會(huì)的經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展使得人們已經(jīng)進(jìn)入了這個(gè)信息化時(shí)代，這個(gè)時(shí)代對(duì)于檔案管理工作來(lái)說是利弊共存的，所以這就要求了檔案管理工作人員能夠在自己的工作實(shí)踐基礎(chǔ)上融合目前的時(shí)代背景，從而找到創(chuàng)新工作的思維方式，轉(zhuǎn)變理念思維模式來(lái)提升己身的專業(yè)意識(shí)。在此基礎(chǔ)上最大范圍的體現(xiàn)出檔案管理的實(shí)際價(jià)值意義。

參考文獻(xiàn)

[1]孟艷麗.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，3：147.