做好檔案管理工作的研究探討

危革

摘 要：檔案管理工作作為整個管理工作的重要一環，對于健全單位的管理體系有著相對重要的租用。完善單位的檔案管理工作具有十分重要的意義，但是目前在有些單位的檔案管理中仍然存著一系列的問題，而如何有效的解決這些問題成為眼下檔案管理的重要工作。

關鍵詞： 檔案管理；問題；對策探討

1 加強檔案管理工作的實際意義

隨著時代的進步和信息技術的快速發展，對當代單位的檔案管理工作提出了新的要求，相關單位必須結合自己單位的特點，靈活的探索出一種適合自身的檔案管理工作。由于檔案是對個人工作、生活以及學習情況等經歷的記錄，對于單位中每個成員的調動、提拔，都會考慮到檔案中記載的相關信息。完善的檔案管理制度，有利于相關單位選拔出真正有才能的人，將其匹配到正確的崗位，有利于調動單位成員工作、研究的積極性和主動性。同時，單位的檔案管理作為所有管理工作的重要組成部分，通過完善檔案管理工作能有效地改進和完善單位管理制度，從而進一步提升其管理能力和管理效率。

2 當前存在的不足之處

2.1 對檔案管理的看法比較落后

檔案管理工作對于單位完善自身的管理制度具有十分重要的作用，但是就目前情況而言，仍然存在部分單位沒有認識到檔案管理的重要意義。首先，單位認為檔案管理工作并不能直接給單位帶來良好的經濟利益或者提高單位的研發創造能力，反而會增加單位的相關管理成本；其次，相關工作人員沒有意識到檔案管理的重要性，對于日常的檔案管理工作缺乏嚴謹、細致的工作態度，既沒有完善妥貼的保管好相關的檔案，有沒有對檔案進行及時的更新。對于檔案管理中存在的問題沒有及時的進行記錄及尋找解決的方式，也沒有向上級領導反應；最后，檔案管理人員的待遇較差，在工資薪金、職位晉升方面與其他人員相比存在比較大的差距，這使得他們很難對自身的工作產生認同感以及發現自己在單位中的價值，檔案管理人員工作的積極性難以被調動。

2.2 相關人員的工作能力比較欠缺

檔案管理人員作為有關單位檔案管理的實際執行者，其自身能力的高低對于相關單位的檔案管理工作具有十分直接的影響。但目前，有些單位的檔案工作人員的專業素養并不高，之前也沒有學習過檔案管理的專業知識，對于檔案管理工作的具體操作和相關知識并不了解，甚至有的人員是抽調過來的，之前并沒有接觸過檔案管理的相關工作，對于基本的檔案管理工作可能勉強勝任，但是對于完善單位的檔案管理制度建設卻難以提出有效的意見。與此同時，著時代的發展和社會信息技術的進步，以往的管理方式可能已經不適應單位現在的需求，電子檔案得到越來越廣泛的應用。但是，目前有些檔案管理人員由于自身的特殊情況可能難以運用現代化的管理軟件對單位的檔案進行管理和更新，需要單位加強對檔案管理人員的培訓，培育適應信息化時代的檔案管理人員。

2.3 信息化管理水平比較低

隨著信息化管理水平的提高，不少企業或單位都引入了信息化檔案管理軟件，以電子檔案的形式加強管理具有其自身獨有的優點，如受自然環境的影響比較小，電子檔案相比傳統的紙質檔案來說，更容易保存，不容易出現因時間過長而導致檔案字跡模糊或者內容殘缺的情況，而且便于查找和更新員工的檔案。但是目前，仍然有較多單位的信息化管理水平比較低，沒有對檔案管理的信息化系統進行及時的更新和維護，有些單位甚至一直采用傳統的檔案管理，既會消耗大量的人力，檔案管理工作的效率也不明顯。

2.4 單位的檔案管理制度不健全

檔案管理制度是單位進行檔案管理工作的前提，完善的檔案管理制度能保證檔案管理工作的有效開展，然而，有許多單位目前仍未建立健全的檔案管理制度，或者有的單位雖然建立了相關的檔案管理制度，但是卻并沒有得到很好的落實。一些本應該得到妥善保管的檔案在檔案保管期限屆滿之前遭到毀壞，隨著單位的人員調動或其他因素導致的改變，以往檔案記載的信息需要及時更新，但是更新工作卻被滯后。此外，對于檔案工作管理人員的管理不科學，沒有就其在檔案管理工作中存在的問題進行及時的溝通與了解。最后，對于單位的檔案管理工作缺乏監督，往往是檔案管理的人員自行審核相關檔案的信息是否準確，而這些人員自己可能難以發現自身工作中存在的錯誤。

3 對策探討

3.1 轉變以往對檔案工作的看法

對當前某些單位檔案管理工作不受重視的問題，單位必須重新認識單位檔案管理的重要性。一方面，這些單位的領導要充分的認識到檔案管理的重要性，加強對檔案管理工作的宣傳，讓其他部門密切配合檔案管理部門的工作開展。同時，適當提高檔案管理人員的薪資待遇以及福利水平，尊重檔案管理人員的工作，為其營造較好的工作環境，充分調動檔案管理人員的熱情。另一方面，檔案管理人員自身必須認識到檔案管理工作的重要性，認真、仔細的處理檔案管理中的相關工作，使檔案管理工作更符合標準、更加完善、更加科學。

3.2 提高檔案管理工作人員的能力

檔案管理人員對于檔案管理工作發揮著巨大的作用，相關單位必須切實提高本單位相關工作人員的能力以做好單位的檔案管理工作。具體來看，首先要加強檔案管理人員的選拔工作，在招聘選拔的時候務必要嚴格限制專業要求，明確必須是檔案管理相關專業的畢業生才可以進入復試環節，從而能真正選拔出具有過硬的專業能力的員工。其次，要加強本單位檔案管理人員的培訓，提高其管理能力，可以聘請檔案管理方面的專家到本單位進行培訓、舉行講座等，并且要通過考試的形式對培訓的效果進行考核，對于表現優秀的要進行獎勵，對于表現較差的進行處罰。同時，還可以組織本單位的檔案管理人員到先進單位進行交流學習，學習先進單位的成功管理經驗。

3.3 推動信息化與檔案管理的有效結合

現代信息技術的發展對單位的檔案管理帶來了較大的影響，單位應當將信息技術與檔案管理有效地結合起來，不但的用先進的技術來彌補傳統管理方式存在的缺點和不足。單位應當引入先進的檔案管理程序，有效地運用大數據技術對單位檔案進行及時的更新和維護，提高相關管理人員的程序操作能力，將一些可以替換檔案的用電子檔案進行替換，便于及時查找到需要的檔案，同時更新信息也會更加的方便。

3.4 完善檔案管理制度

單位應當完善自身的檔案管理制度，使檔案管理工作有一定的依據和參考并且要保證能夠保證檔案管理的制度真正的得到執行，保證其執行效果。同時，加強對檔案管理人員的管理，合理劃分不同工作人員之間的具體責任，使每位管理人員都有相應的工作，并且適當聽取其對檔案管理工作的意見，完善檔案管理人員的獎懲機制。此外，應當加強對檔案管理工作人員的監督，完善單位內部的監督管理機制，可派專人不定期抽查檔案是否完備、記載信息是夠準確，對于發現的檔案管理的失職行為，應當先向工作人員詢問原因，然后做出相關的處理決定，將責任落實到人。

4 小結

文章通過對檔案管理進行具體的分析，可以看出當前有些單位的檔案管理仍然存在較多的問題，相關單位必須要結合自身的實際情況，針對自身存在的問題加以改正，完善自身的檔案管理制度。

參考文獻

[1]馬榮.新時期單位檔案管理的創新思路與方法，中國市場，2018，12：181-182.

[2]何麗芬.解析單位人事檔案管理規范化水平提升策略[J].中國管理信息化，2018，05：172-173