加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理

穆莉靜

摘要：隨著電子信息時代的到來，信息更新的速度不斷加快，要求在檔案管理工作中，不斷加強檔案信息化建設。電子檔案的出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案厚重、不便存檔與利用的僵局，推動檔案建設信息化發(fā)展。隨著人們對電子檔案逐漸認可，其應用也越來越廣泛，加強檔案信息化建設已成為發(fā)展的必然趨勢。不論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還是電子檔案，安全保密問題都是非常重要的。本文著重探討如何加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理。本文以檔案管理為切入點，分析加強檔案安保保密管理的重要性及加強措施，對信息化檔案管理進行簡答的介紹，切實探討網(wǎng)絡時代背景下如何加強檔案管理信息化建設。

關鍵詞：檔案管理；安全保密；信息化；加強措施

計算機和網(wǎng)絡技術的應用，為檔案信息的利用提供了極大的方便，廣大公眾用戶查閱自己所需的檔案信息時，可通過網(wǎng)絡終端實現(xiàn)，將成倍地提高檔案利用率，網(wǎng)絡化為檔案工作的發(fā)展提供了巨大的空間，應用計算機網(wǎng)絡技術使檔案的服務功能得到明顯提高。當然，在此進程中也會遇到許多信息安全問題，會給檔案管理帶來許多新的變化。

1檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的作用

檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術、計算機技術以及網(wǎng)絡技術，其主要是以檔案資源為主要對象，以管理檔案的有關理論為指導，依托檔案工作，結合國家檔案管理以及信息部門的相關要求，而展開的收集、整理、開發(fā)、保管以及利用檔案的工作。目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發(fā)展趨勢，同時也是保障社會文明進步的重要前提。在我國的檔案管理史中，最重要的環(huán)節(jié)就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業(yè)發(fā)展實現(xiàn)可持續(xù)的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。

2檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

2.1管理軟件缺乏統(tǒng)一標準，安全性能差

對于整個檔案管理來說，其自身具有工作量大、工作分散性以及復雜性的特點，為了對其進行有效的管理，一般都會進行管理軟件的應用，但是目前對于檔案管理軟件并沒有一個統(tǒng)一的標準。在管理軟件的開發(fā)上面，并沒有以國家為主導的，標準化的軟件出臺，基本都是自主研發(fā)的一些管理軟件，不僅不符合國家設計標準，功能單一，而且軟件的一些篩選計算功能低下，數(shù)據(jù)庫容量小以及共享性差，防火墻存在缺陷，抗病毒能力差，軟件性能差等，都會給檔案管理帶來極大的信息泄露風險。這給檔案的管理帶來了許多的困難，嚴重的阻礙了檔案管理的發(fā)展進程。

2.2信息化檔案管理理念缺乏

目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時管理技術落后、管理模式陳舊，未能順應時代發(fā)展，采用先進的信息技術以及網(wǎng)絡技術管理檔案，也是其面臨的重要問題。目前，國內(nèi)各大行業(yè)，如銷售、設計、餐飲，甚至是快遞行業(yè)，都逐漸應用到了信息化技術，但是在檔案管理領域中，信息化發(fā)展則非常緩慢。在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進，則需要相關工作人員堅持不懈地進行建設，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。

2.3檔案工作人員的技術水平不足，操作不合規(guī)

隨著檔案管理的發(fā)展，對于檔案管理人員的綜合素質(zhì)也有了新的要求，但是就目前檔案管理人員的情況來看，綜合素質(zhì)偏低，在管理水平上比較欠缺，在檔案管理上束手束腳，技術應用方面也存在較大的局限性，管理水平和檔案業(yè)務精通的綜合性復合人才更是少之又少。由于檔案工作人員的技術水平局限性，在當前的網(wǎng)絡環(huán)境下，無法使用當前的網(wǎng)絡技術來進行檔案的管理工作，使檔案管理的效率大打折扣，也無法使當前的管理技術得到進步。

3檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略

3.1增強管理人員的專業(yè)素質(zhì)

針對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問題，首先相關部門需要采取一定的措施，不斷增強管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)，即組織其進行定期的管理技術教育和培訓，不斷增強其檔案管理責任意識，使管理人員能夠形成一個具有嚴明紀律的工作隊伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務。而在對管理人員開展教育培訓的過程中，需要不斷增強其檔案管理安全保密意識，并對信息化檔案管理加強建設，同時根據(jù)我國檔案管理的相關規(guī)定，制定出嚴格的檔案管理安全保密制度，并對安全保密人員加強實踐和教育，從而增強其應用水平，以便達到信息化檔案管理的基本要求。

3.2樹立信息化檔案管理意識

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機構、工作人員以及相關機構需要對該項工作的發(fā)展前景進行明確，并且要對檔案管理工作的具體性質(zhì)進行正確的認識和解讀，特別是針對檔案管理的安全保密工作，必須對管理人員加強安全保密意識的培養(yǎng)，避免不法分子通過各種途徑對檔案信息進行非法竊取，從而避免給社會帶來嚴重的經(jīng)濟損失。同時在加快建設信息化檔案管理的過程中，還需要科學地規(guī)劃檔案信息管理工作，增強檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應有的價值。例如企業(yè)在對檔案信息管理進行推進的過程中，不能對信息技術人才進行大量的招攬，同時也不能招攬一些不具備檔案信息管理經(jīng)驗和技術的人才，因為這些人才往往缺乏相應的檔案管理素質(zhì)，而已經(jīng)招攬的人才，則必須對其進行集中培訓和教育，不斷增強其信息化檔案管理的意識，增強其檔案管理安全保密意識。

3.3進行信息化檔案管理的有效方式

隨著檔案信息化的深入發(fā)展，高新技術逐漸滲透進檔案信息的管理工作中，資源信息安全問題面臨著嚴峻考驗。如何在信息化日益成熟的時代背景下，安全開展檔案信息活動已成為每一位檔案管理從業(yè)者都必須思考的一個問題。對于檔案管理工作者而言，積極引進先進技術，通過合理運用，提高檔案管理工作質(zhì)量，規(guī)范檔案信息管理操作是很有必要的。在管理檔案資料的過程中，工作人員務必秉承良好的工作態(tài)度，嚴格遵循國家相關規(guī)定，科學執(zhí)行檔案管理的相關操作，正確處理好檔案保密與利用的關系，才能為檔案的完整度與安全性提供良好保障，充分發(fā)揮檔案功能，提高檔案資料的有效利用率，為各行各業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的信息服務。做好檔案信息的保密工作，利用先進技術加強網(wǎng)絡環(huán)境的安全性，這需要進行定期的軟件管理，以及相關漏洞檢查，需要運用科學技術手段來不斷的完善，同時，也要求工作人員嚴格按照相應的計算機操作說明進行規(guī)范操作，避免出人為的工作失誤。對于這一問題的處理，可以進行檔案管理的二次審查處理，這樣能夠更加提高檔案信息的安全性。畢竟保障檔案的安全是檔案管理工作的核心和關鍵。

4結束語

伴隨檔案信息化的深入發(fā)展，特別是檔案信息向網(wǎng)絡環(huán)境的遷移，檔案信息的組織管理、公布、傳遞、開發(fā)利用等活動正在進行著一場迅速而深刻的革命，由此也帶來了諸如信息安全、侵權與犯罪、新型的信息倫理等問題。如何保障信息化尤其是電子政務快速發(fā)展背景下的檔案信息活動，引導人們正確利用現(xiàn)代檔案技術、規(guī)范檔案信息傳播中的倫理性行為已成為當前檔案界必須面對的問題。管理人員要樹立全心全意為人民服務的思想，正確處理好檔案保密與利用的關系，不怕細瑣麻煩，要嘴勤、眼勤、手勤，既使利用者及時查考，又能妥善保管檔案，使歷史的檔案成為活的資料，準確完整地直接為經(jīng)濟建設和社會各項事業(yè)服務。這樣既可以充分檔案在經(jīng)濟建設中的時效作用，又可以發(fā)揮其在社會主義現(xiàn)代化建設中的歷史憑證作用，為國家積累寶貴的文化財富。

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