基層檔案管理室檔案的歸檔與利用探討

徐春燕

摘要：隨著科技的不斷發(fā)展和進步，如今我們已經(jīng)步入數(shù)據(jù)的時代，無論是生活還是工作，都離不開數(shù)據(jù)的支持。檔案資料就是一種典型的數(shù)據(jù)，檔案資料的管理工作是基層單位規(guī)范化管理過程中的不可或缺的工作內(nèi)容。但是由于各種各樣的因素，當(dāng)前的基層檔案管理室檔案的歸檔與利用還存在著一些不足，本文將針對這些不足以及改進策略展開簡單討論，望給廣大同仁帶來借鑒意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；歸檔利用；措施

隨著市場經(jīng)濟的不斷進步，檔案管理工作在企業(yè)單位發(fā)展過程中扮演著重要的角色，其地位也在不斷地上升。檔案管理工作擁有廣闊的發(fā)展空間，因為在當(dāng)前的社會模式下，我國很多企業(yè)單位的檔案管理室還存在著不足，有待改進。如何對檔案進行科學(xué)合理的歸檔和利用成為了檔案室需要認真對待的問題。

一、當(dāng)前基層檔案室管理工作中存在的問題

（一）保護意識薄弱

市場競爭愈演愈烈，企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)總是忙于工程的開展或者工作的完成，這也就造成了無暇顧及檔案管理工作的情況，這很容易導(dǎo)致以后工作中出現(xiàn)疏漏。檔案，其中包含了很多重要的資料，但是有的時候這些資料并不需要頻繁的使用。因此，大多數(shù)的工作人員總是認為檔案就是要歸于檔案管理室的人來管理的，和其他人沒有關(guān)系。這是由于這種心理的存在，導(dǎo)致很多領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作并不重視，保護意識薄弱。有的時候，由于檔案管理工作人員的疏忽，造成某些檔案資料的缺失，影響工作的正常進展。

（二）制度不夠完善

上面我們提到了企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作管理不夠重視，對檔案的保護意識薄弱。實際上，如果不重視檔案工作的管理，還會出現(xiàn)制度不完善的現(xiàn)象。基層檔案管理室中檔案的管理，并不是有幾個工作人員就行了，它需要完善的管理制度，需要工作人員按照嚴格的規(guī)章制度來進行辦事，只有這樣才能夠讓檔案的歸檔和利用不至于出現(xiàn)混亂的情況，現(xiàn)階段，檔案管理制度的不完善仍是管理工作的主要問題。

（三）歸檔不及時

基層檔案管理室中的檔案，經(jīng)常會被一些工作人員調(diào)出或借走。如果能夠按時歸還還好，但現(xiàn)實是，經(jīng)常發(fā)生一些歸檔不及時的問題。借走檔案的工作人員由于粗心大意或者時間問題無法及時歸檔，管理室的工作人員由于責(zé)任心不強不去催促，直接導(dǎo)致了拖延歸檔現(xiàn)象的發(fā)生。

（四）管理人員業(yè)務(wù)能力欠缺

檔案管理工作需要工作人員具有強大的耐心和能力。在面對種類繁多的檔案時，工作人員要時刻保持清晰的邏輯條理和耐心，對檔案進行處理和利用。除此之外，工作人員還需要對檔案進行日常的維護和檢查。這份工作并不容易，所以檔案室的工作人員調(diào)動幅度較大，直接導(dǎo)致管理工作人員對于檔案室了解不足，責(zé)任心不強，業(yè)務(wù)能力低下等問題，嚴重影響檔案管理工作的進度。

二、加強檔案管理工作的對應(yīng)策略

（一）加強重視，為檔案管理工作提供發(fā)展環(huán)境

為了能夠讓檔案管理工作有良好的發(fā)展，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作的重視，努力為檔案事業(yè)打造出良好的發(fā)展環(huán)境。具體來說，應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作重要性的認知，了解檔案管理工作對于整個單位的發(fā)展有哪些重要的意義和作用，增強對檔案管理工作的使命感和責(zé)任感。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況全力配合檔案管理工作人員的工作，保證檔案管理工作的順利進行。

（二）建立健全的檔案管理制度

正所謂，沒有規(guī)矩，不成方圓。想要促進檔案管理工作的順利進展，就必須要建立健全的檔案管理制度。除此之外，還要嚴格要求檔案管理工作人員按照相應(yīng)的規(guī)章制度辦事。合理的制度的存在能夠有效地避免一些錯誤的發(fā)生，進而提高檔案管理工作的效率。具體來說，檔案工作管理制度要根據(jù)單位的實際情況來制定。一般可以分為檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、二級檔案管理要求等相關(guān)規(guī)章制度。只有明確確定這些制度，才能夠確定檔案管理人員的義務(wù)和職責(zé)，確定檔案歸檔及利用的相關(guān)流程，從而使檔案管理工作豁然開朗，有條不紊。

（三）加大投入，保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展

由于缺乏重視，檔案管理室經(jīng)常會出現(xiàn)一些部分檔案缺失無法找回的現(xiàn)象。針對這種情況，單位應(yīng)當(dāng)加大資金的投入，建立起高設(shè)備規(guī)范化的綜合性檔案室。比如說對于紙質(zhì)的檔案，可以利用計算機掃描存檔為電子版的；再比如說對于電子版的答案，應(yīng)當(dāng)建立起完善的備份。管理室的環(huán)境也應(yīng)當(dāng)著力改善，避免由于潮濕、火災(zāi)、老鼠、蟲類等外界因素造成損壞。只有不斷地加強對于檔案管理室的要求和管理，才能夠避免一些不必要問題的出現(xiàn)。無論是資金的投入還是精力的投入，都應(yīng)當(dāng)在原有基礎(chǔ)之上進行提高。

（四）增強培訓(xùn)管理，提高工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和能力

工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和能力直接關(guān)系到了檔案管理工作的進度和效率。為了能夠做好檔案管理工作，單位應(yīng)當(dāng)對于工作人員進行強化的培訓(xùn)和管理，從工作意識和工作能力上對于檔案管理人員嚴格要求。與此同時，還應(yīng)當(dāng)定期組織檔案工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，了解相關(guān)的檔案管理工作需求和條例，不斷強化自身技能，從而打造出業(yè)務(wù)能力強大、工作作風(fēng)嚴格的檔案管理隊伍。培訓(xùn)的內(nèi)容也需要根據(jù)單位的實際情況來定，一般而言，培訓(xùn)的基礎(chǔ)內(nèi)容包括檔案管理、建章立制、崗位職責(zé)、庫房管理、借閱查詢手續(xù)、密件保管等等。

三、結(jié)束語

檔案作為一種信息資源，在企業(yè)單位的發(fā)展過程中有著重要的作用。它不僅僅是經(jīng)營活動的真實記錄，更是企業(yè)單位同步發(fā)展的無形資產(chǎn)。所以說，為了能夠保證企業(yè)單位發(fā)展過程中的信息有所考證，保證信息資源的分類管理，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強對于檔案管理工作的重視，細化檔案的歸檔與利用。

綜上所述，基層檔案管理工作是一項需要大量人力、物力和財力共同支持的工作。只有改善檔案管理室的環(huán)境，增強工作人員的工作素養(yǎng)，加強領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能夠保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案資源的可持續(xù)利用。

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（作者單位：中共奎屯市委員會黨校）