高職院校檔案管理工作的現狀與對策

劉貴賓

摘要：高職院校檔案管理是高校管理工作當中一項最基本的工做內容，近些年來，隨著高校教育教學事業的不斷發展，高校的檔案管理工作體系也得到有效的加強。但是，高校檔案的管理方法在新形勢的發展下，也出現了不少的新問題。基于此，文章就高校檔案管理工作做出了相應的探討分析，并在此基礎上提出了解決相關問題的對策，目的是希望高職院校能夠更快更好的向前發展。

關鍵詞：高職院校；檔案管理工作；現狀；對策；

【中圖分類號】G717.24

一、前言

高職院校的在發展的進行當中，檔案承擔著記錄高校發展信息的真實記錄。因此，檔案管理信息管理工作水平，以及管理科學信息化的發展，指示著高職院校教育教學的重要的體現。高校檔案信息內容不但記錄著高校過去的發展歷程，同時也承擔著高職院校未來發展提供了必要的參考。因此，對高校檔案工作的管理，以此來發揮檔案的重要作用和影響就顯得非常重要。

二、高校檔案管理工作的現狀分析

1、檔案歸檔的體系不健全；目前高校檔案的管理工作在進行歸檔時，主要是以《普通高等學校檔案管理辦法》為主要依據。但是多數高校會從自身實際情況出發，依據《普通高等學校檔案管理辦法》制定相應符合自身的檔案管理制度，從而造成了檔案無法系統的在規范化的制度下進行，具體表現為：一是學生學籍檔案在運行村當時，相關的資料沒有統一性，從而出現了學生在轉學或者是專業時，造成檔案以及歸檔的籽料難以及時有效的辦理，出現檔案和學生實際狀況相偏差。二是高校在檔案資料在收集的過程中，沒有相應的制度化進行管理，出現檔案歸檔缺少全面性和約束性的特點。三是資料信息在歸檔的過程中，管理工作沒有及時有效的進行系統的完善，如果出現檔案頻繁的調動翻閱，則會造成檔案歸檔工作緩慢下降[1]。

2、高校檔案管理工作人員的從業素養需要加強；從高校檔案管理工作體系當中可以知道，工作人員除了專業的管理工作人員以外，還存在大部分兼職工作人員，這部分兼職人員在工作當中，均存在或多或少的經驗缺失，不論是在職業素養方面還是在檔案歸檔工作方面都存在許多的不足之處，從而影響著檔案歸檔工作的有序的進行。

3、檔案信息化管理水平應用低；隨著計算機信息技術在檔案工作中的逐漸應用，傳統的紙質檔案歸檔管理工作已經難以滿足實際的需要，紙質檔案信息不但在信息查閱上耗費大量的時間，同時管理上也比較的耗時費力，但是目前大多數高校在檔案管理工作上依然使用紙質管理辦法，進而造成了阻礙高校檔案管理工作的向前發展。

三、高校檔案管理工作的改進對策

1、提高檔案管理重視的力度；一方面是要從根本上認清檔案管理工作的重要性，以及檔案管理對高校發展以及學生的作用地位。高職院校的檔案內容體系是高職院校管理信息來源的重要途徑，可以說是學校一筆重要的寶貴資源，對于高校的建設和發展以及教學的改革有著非常重要的指導意義，因此必須對其加以重視。對于檔案的管理方法是多種多樣的，例如院校對檔案管理的具體落實上面，不但要從院領導上加以重視，更需要在管理上積極強化管理工作人員的職責，使其從根本上認識檔案工作的重要性，同時還要在管理資金上加大投入力度，通過引進先進的設備，來更好的實現檔案的管理。

2、建立檔案監察管理機制；對高校檔案的管理，要把管理工作落實到實處，一方面是在高校檔案管理上下功夫，高校除了把檔案日常管理工做好做實意外，還需要對日常的工作進行檢查和督促，確保檔案管理工作真正落實到實處。另一方面還需制定相應的高校檔案管理機制，建立有效的獎懲機制來對檔案管理工作的日常考核[2]。

3、改革和創新檔案管理方式；隨著信息技術的發展，傳統的紙質檔案管理已經難以滿足息現實發展的需要，因此開展高校檔案信息化管理平臺就顯得異常重要，利用計算機信息技術不但能夠在檔案管理上創新管理方式，同時還能夠加快檔案管理檢索的手段。例如開展互聯網服務體系建設，依據本學院的網站為管理平臺，制作檔案管理服務系統，通過互聯網專門的信息化平臺，能夠及時的將可以公開的信息加以共享，同時還能將想要的信息在第一時間收集歸檔。

四、結束語

綜上所述，對于高職院校檔案管理工作，工作人員不但要從根本上完善相應的管理工作制度，建立一套切實可行的檔案監察制度，同時還要充分現代化信息管理技術，實現科學有效的管理，才能讓檔案管理工作更好的服務于民。

參考文獻：

[1]何艷紅.高職院校檔案管理人員素質現狀分析及其對策的思考[J].大陸橋視野，2017，（24）：316.

[2]李海霞.高職院校檔案管理工作的現狀與改進對策[J].黑河學院學報，2017，（8）：213-214.