大數據時代下檔案管理水平提升的路徑探討

劉長英

摘要：隨著中國經濟社會的不斷發展，各企事業單位的管理理念和方法也發生了變化。檔案管理是企事業單位發展過程的重要組成部分。記錄企事業單位生產過程中的各種活動和問題，是企事業單位發展的基礎。在大數據時代，企事業單位的檔案管理理念和管理模式必須具有創新性。本文分析和探討了大數據時代下檔案管理的策略。

關鍵詞：檔案管理；大數據時代；對策

中圖分類號：G647.5

文獻標識碼：A

文章編號：1672 -1578（2018）02 -0238 -01

檔案管理一直是各企業內部管理的內容，也是一個重要的環節。在今天的檔案管理中，各種各樣的問題層出不窮，這需要運用一定的科學的管理方法來進行改進，因此，在這個大數據時代的背景下，其技術的應用顯得至關重要重要。現代化的檔案管理通過一定的措施，可以充分發揮檔案管理的價值，大大提高員工的工作效率，進而提高檔案資源的利用率。

1.檔案管理在大數據時代背景下面臨的挑戰

所謂的大數據，一般傳統的統計數據軟件已經不能滿足大規模的數據，它超出了傳統的軟件存儲，管理能力，由于大數據的規模大，而且數據更新速度非常快，而且還有各種數據形式，這些顯著的功能給檔案管理帶來了很多挑戰。歸納起來有如下幾個方面：

1.1 理念及流程上帶來的巨大挑戰

過去，傳統的檔案管理通常根據文件類型作出不同的標簽，并按類別進行匯總，以便于以后查閱。然而，隨著大數據時代的到來，越來越多的數據需要進行交叉處理。如果這些文件是以傳統方式簡單匯總的，那么交叉性的數據就無法得到妥善處理，且無法按照傳統的方式進行保存管理。

1.2 大數據時代對檔案信息的安全性提出了挑戰

與當今信息社會不相相適應的是信息的安全問題。大數據時代信息傳播的快速發展為人們帶來了便利，也為隱私的安全帶來了隱患。檔案管理作為收集、整理、分析、保護歷史資料的一項工作，檔案管理應特別關注檔案的安全性。能夠充分利用大數據實現現代檔案管理，而且又能實現檔案數據管理的安全運行，是檔案管理人員需要研究解決的問題。

1.3 要求員工要有高的整體素質

面對大規模，復雜的數據信息，如果從業人員仍然按照以往的檔案管理理念進行最基本的操作，顯然不符合時代發展的需要。檔案管理從業人員要與時俱進，不斷更新觀念，同時還要掌握多種技術。他們不僅要具備優秀的傳統檔案管理技能，而且還應熟練使用軟件來進行檔案數據和信息的管理，以方便數據信息的歸納，錄入，查閱等。這也要求從事檔案管理的工作人員必須不斷提高其自身的整體素質。這才是滿足時代發展需要的唯一途徑。

2.大數據時代下提升檔案管理水平的策略

2.1 加強對大數據時代檔案管理的新認識

在檔案管理過程中，要不斷建立現代管理理念，提高檔案管理水平。從企事業單位的角度來看，領導者首先要重視檔案管理。將檔案管理納入企事業單位管理工作中，提高檔案管理工作現狀，加強檔案管理人員對檔案管理的重視。其次，要注重檔案的信息化和現代管理。隨著企事業單位的不斷發展，會產生越來越多的檔案信息。傳統的人工管理模式會造成工作量大且又容易出錯。在這方面，有必要加強檔案管理信息管理項目的建設，為檔案信息化管理提供堅實的保障。

2.2 檔案信息化建設

企事業單位應該認識到，僅僅依靠某一個部門是無法實現信息化的構建。同樣的道理檔案部門也不是依靠自己來完成整個信息化過程的。檔案信息化建設要求企業高層領導的組織協調，以及各部門在公司內部的配合與參與。因此筆者認為，有必要在信息技術建設中納入檔案信息化建設，將檔案信息化建設納入企事業整體規劃中。企業上下要從思想的角度認識到檔案信息建設的重要性，檔案信息與企業生產經營信息的關系將更加密切。企業生產管理領導和員工要善于挖掘和利用檔案資源信息，有效推動產品開發，生產經營，售后服務等活動的順利開展，為企業實現更多的利益提供服務。

2.3 建立檔案管理監督系統

在大數據時代下，檔案管理工作既有機遇，也有挑戰。面對大數據時代的管理工作，更加開放和多樣化的信息也造成了檔案管理安全的危機。因此，在大數據時代下，應進一步加強檔案管理監管制度，嚴格相關數據準入制度，監督各類檔案信息，實施檔案數據防護措施，防止因為操作不當，引起的檔案信息泄露或犯罪分子利用系統漏洞入侵檔案管理系統并竊取相關信息。在加強檔案管理監督的同時，可以降低檔案信息丟失的風險，保證文件信息相關數據的安全。除此之外，還需要加強對政府部門和有關單位檔案信息安全的重視，加大在大數據時代建立現代檔案管理的資金投入，采用更先進的技術和專業人員定期維護和更新文件管理工作技術也是提高文件管理工作安全性的有效措施。

3.結語

大數據時代的到來雖說給檔案管理帶來了挑戰，但也是檔案管理發展的難得機遇。因此，檔案管理人員和部門要抓住機遇應對挑戰，努力學習和推動信息社會中的大數據技術，進一步推進檔案管理工作。

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