扁平化管理模式下高校教務秘書能力的提升

陳會容

扁平化管理模式的介入為高校教務管理工作的開展和進步提供了新的切入點和突破口，為高校教務秘書隊伍的建設提供了更為先進的管理理念，同時也帶來了諸多挑戰。這就需要高校教務秘書隊伍不斷提升工作積極性和能動性，同時不斷加強其專業性和職業道德建設，提高其基本業務素質能力。本文立足于扁平化管理模式靈活運用于高校教務管理工作的實際，通過深刻分析該模式與高校教學秘書專業素質提升的相互關系，由此引發對二者靈活性和重要性的雙重認識，從而更好地提升高校教務秘書的專業素質和職業能力。

隨著我國各高校內部教務行政管理體制改革的推進，管理理念和模式的創新逐漸被提上日程。在此背景下，扁平化管理模式作為一種由企業發明和創作的新型管理理念和模式，逐漸引起高校教育管理者的重視，并開始在我國高校內部廣泛推行。而高校教務秘書作為高校教學管理中最基層的管理人員，不僅承擔著高校內部行政管理的職責，而且對于如何提高教務管理效率也具有一定的責任和義務。從實際工作中而言，廣大教務秘書也確實面臨著提高教務管理效率和提升自身職業能力的難題。因此，科學探索如何實現扁平化管理模式與高校教務秘書專業能力培養之間的有機融合，應當成為全國各高校在推行扁平化管理模式的一個主攻方向。

1 扁平化管理模式的興起及其在高校教務管理中的運用

1.1 扁平化管理模式的興起及內涵

扁平化管理模式最早由企業探索而出，并在實際工作中得到運用。隨著企業規模的發展壯大，企業內部人員構成更加復雜，管理難度也有所提升。在這種情況下，以往的單純增加管理層級的辦法已經難以滿足提升企業管理效率的需要，加之現代信息化水平的發展，也給企業管理帶來了新的挑戰。由此，人們開始探索一種新型管理模式。在此背景下，扁平化管理模式應運而生。

扁平化管理模式是通過破除傳統的金字塔式的自上而下型的垂直結構，減少管理組織內部的縱向層次，不斷擴大橫向覆蓋面，從而建立一種相對緊湊的內部管理模式。“它強調系統、管理層次的簡化，管理幅度的增加與分權”。從具體實施來看，它既可以有效保證上下級組織之間的順利溝通，也能夠使得信息和決策的傳達更加高效，其直接結果是精簡工作人員，降低人員管理成本，提高管理水平和管理效率，從而提高企業組織的核心競爭力。近年來，這種模式也開始在高校教務管理中探索使用。

1.2 扁平化管理模式在高校教務管理中的應用

當前我國高校的教務管理模式多數依然采用層級管理，即高校領導層的相關意見和文件精神需要通過層層傳遞才能到達最底端的教務人員。在此環境下，教務秘書的日常工作面臨著多方面的困難和挑戰，不僅要承擔大量的日常教學管理工作，還要承擔來自分管領導的壓力，加之他們面臨的自我實現和職位上升的機會有限，這就容易挫傷他們的工作積極性，從而在一定程度上影響教學管理工作。隨著扁平化管理模式的介入和運用，高校將之前過于集中的管理權力和權限下放至各個教學單位，不斷建立起學校對于教務管理整體工作的統籌把控，而缺少了某些細枝末節的干預。因此，在新的管理模式的引導下，高校的教學決策和教務管理工作被科學劃分，各負其責，“由此構建全校有機協調、目標統一、職責明確的教學管理體系”。

2 扁平化管理模式應用于高校教務秘書隊伍建設的實際效應

2.1 扁平化管理模式對高校教務秘書隊伍建設的積極影響

實行扁平化管理模式，將教務管理的基本權限下放至各教學單位，這不僅在很大程度上解決了學院自主管理的問題，也使得學院教務秘書的業務培訓和工作能力與本學院的學科特色聯系更加緊密，從而帶動學院整體教務秘書專業素質和業務能力的提升。

其一，扁平化管理模式使得教務秘書與學生和專職教師隊伍的業務交流更加密切，從而在一定程度上帶動他們專業能力的提升。一方面，學生專業學習的需要，使得本學院的教務秘書不得不嚴格學習與專業特色相關的業務知識，提升專業技能。另一方面，與授課教師之間的業務交流不僅能夠進一步豐富職業認知，而且能夠有效避免某些常識性錯誤，快速積累工作經驗，從而不斷提升自身的工作能力。

其二，扁平化管理模式能夠保證基層學院管理自由，同時根據自身的專業設置對教務秘書隊伍開展必要的業務培訓。在新的模式下，這種權責明確的管理模式，使得教務秘書與學院之間的聯系得到有效強化，同時也使得教務秘書對學院的依賴性更強，從而為其專業素養的提升奠定較好的基礎。

2.2 扁平化管理模式對高校教務秘書隊伍建設的現實挑戰

高校教務秘書是聯系高校師生與教務管理層的中堅力量，在扁平化管理模式中直接關系著教務管理決策和要求的落實。從實際工作狀況而言，扁平化管理模式對高校教務秘書隊伍建設的挑戰主要表現在：

其一，通過扁平化管理模式的運用，高校教務管理決策和要求與教務秘書隊伍之間形成了一條最短的聯系通道，這就意味著教務秘書隊伍將承擔更多的對接業務和直接責任，負責的業務版塊也有所增加，這就對他們的綜合業務能力提出了更高的要求，需要他們在增強自身業務能力的同時不斷學習更加先進的工作方法。

其二，在扁平化管理模式下，信息辦公的現代化也成為教務秘書隊伍亟需提高的業務素質之一。“扁平化管理模式是隨著網絡技術的發達而興起的，網絡化辦公是實行扁平化管理的必要形式”。這就要求高校教務秘書隊伍必須不斷加強對現代信息技術和新型教務管理系統的學習和應用，不斷提高自身對于現代信息系統和數據庫的應用和熟練程度。

3 扁平化管理模式下高校教務秘書專業素質的引導與提升

在扁平化管理模式逐漸被各大高校廣泛運用的背景下，如何科學有效地通過此模式不斷挖掘教務秘書的潛能，提升他們的專業素質和工作能力，使之更加符合現代教育環境的需要，不僅應當成為高校教務秘書隊伍思考的問題，也應當成為高校重點研究策略性問題。具體而言，主要包括以下幾個方面：

3.1 教務秘書隊伍的有序增長

在扁平化管理模式的驅使下，高校教務秘書隊伍直接對接高校的教務管理工作，而相對缺少了中間環節的約束和壓力傳導。但是，這并不意味著教務秘書能更輕松地完成教務管理工作，反而，實行扁平化管理模式將給教務秘書帶來更艱巨的任務。因此，必須不斷擴大高校教務秘書隊伍的基數，同時適當增加專業型人才崗位調整的機會，從而使他們能夠在更加熟悉和習慣的工作環境中釋放才能，共同為高校教務管理工作貢獻力量。

3.2 教務秘書隊伍的適時培訓

傳統的教務管理模式下，教務秘書只需要被動地完成上級領導分配的相關任務即可，而相對缺少創新性地研究和改變，這就導致他們的工作技能相對單一，而且參與學院和學校教務管理改革的熱情不夠。但在新的管理模式下，教務秘書承載著更多的責任，也擁有更多的工作權限，這就為他們的工作效率和業務能力的提升奠定了基礎。在此背景下，只有適時對教務秘書隊伍開展專業技能培訓，掌握更多的管理技巧和業務知識，才能不斷激發他們參與教務管理全過程的熱情，并為教務管理工作的進一步發展建言獻策。

3.3 教務秘書隊伍的職業提升

這主要是指要強化對教務秘書隊伍的職業道德教育，更加注重他們在職業選擇和職業發展方向的自我認知和選擇。在新的教務管理模式下，教務秘書行使的管理權限有所擴展，自主權更大，靈活性更強，這必然需要他們端正對自身職業選擇的認識，堅守職業道德。因此，各大高校必須加強對教務秘書隊伍的職業道德培育，使他們始終胸懷更大的責任心、更強的職業認同感。

4 結論

扁平化管理模式在高校的運用有效擺脫了傳統的強化層級管理的弊端，而使得教務管理部門與教務秘書之間的橫向交流和聯系逐漸加強，從而為實現高校教務管理內部集約、高效、靈活和富有創造性工作環境奠定了重要基礎。在此背景下，高校教務部門不僅要有效擴大教務秘書隊伍的整體數量，更要通過強化其職業能力和職業道德提高他們的實際工作能力和工作熱情，并使其在實際工作中充分發揮主觀能動性，不斷提升自身的專業素養。

（作者單位：惠州學院）