如何推進檔案管理與信息技術的有效融合

張鑫

摘要：隨著信息科學技術不斷發展，我國進入了信息化時代，電子檔案應運而生，這就意味著，傳統的檔案管理工作遭遇全新的挑戰與機遇。將檔案管理與信息技術進行有效融合，不僅可以提高檔案管理工作質量與工作效率，同時還可以實現信息化辦公目標。基于此，本文分析了檔案管理與信息技術有效融合必要性以及有利條件，同時提出檔案管理與信息技術的有效融合策略。

關鍵詞：檔案管理；信息技術；有效融合

前言：

信息化發展使全球發展的必然趨勢，在信息科學技術不斷發展的背景下，傳統的檔案管理工作方式已經不能滿足實際工作需求以及社會需要，呈現出檔案管理工作方式落后的情況，造成檔案管理工作質量與工作效率下降。因此，將檔案管理與信息技術有效融合，不僅是滿足實際工作以及社會發展的需求，還能有效提高檔案管理工作質量與工作效率，從而促使檔案管理工作推動單位的有效發展。

1檔案管理與信息技術有效融合的必要性

傳統的檔案管理方式主要采用紙質文檔進行檔案的管理，而歷史性與長久性是檔案的主要特性，由于其特性，在檔案管理的過程中需要對檔案保管的周圍環境保持時刻的重視。同時，由于紙質文檔較為脆弱，這就意味著，紙質文檔在遭遇災難過程中將面臨十分重大的威脅，甚至導致檔案的損毀，不僅會造成嚴重的經濟損失，對于社會還會造成嚴重損失。在檔案的反復查閱過程中，極易出現檔案的損毀，甚至出現檔案丟失的情況，對于國家來說造成十分重要的損失[1]。因此，將檔案管理與信息技術進行有效融合，促使信息化檔案管理的構建，形成電子文檔，有效避免由于災害、查閱等對于檔案造成的損害以及丟失等情況的出現。由此可見，檔案管理與信息技術的有效融合不僅可以提高檔案管理工作質量，還可以滿足社會發展的必然趨勢。

2檔案管理與信息技術有效融合的有利條件

隨著檔案管理信息化建設不斷發展，我國檔案管理與信息技術的有效融合積累了一定的工作經驗，對于未來檔案管理與信息技術之間的融合提供了有利的方向與經驗，從而推動檔案管理與信息技術有效融合，構建科學合理、實用健全的檔案信息化理論體系。同時，檔案信息日益增長的需求同樣也是檔案管理與信息技術融合的有利條件。隨著信息科學技術不斷發展，其應用范圍逐漸擴大，人們對于信息的需求逐漸增多，而檔案信息以其具備的歷史價值，在社會發展過程中具有十分巨大的使用率與需求量[2]。因此，積極將檔案管理與信息技術進行有效融合，才能真正滿足檔案信息日益增長的需求。傳統的檔案管理方式已經不能真正滿足社會發展趨勢，檔案管理工作應積極轉化檔案信息服務觀念，重視提高社會公共服務能力。因此，檔案管理應積極與信息技術進行融合，有效提高檔案信息資源的使用率，同時以更為靈活的方式開展檔案管理工作，有效提高檔案信息服務，從而促使檔案管理工作質量得到提高。

3檔案管理與信息技術的有效融合策略

3.1提高檔管理與信息技術融合意識

檔案管理與信息技術的有效融合，首先應促進社會檔案意識以及檔案管理工作人員的信息化意識的提高，在檔案管理與信息技術融合過程中應正確面對信息化對于檔案管理工作所帶來的挑戰，同時深刻理解信息技術推動檔案管理工作的發展。檔案管理工作過程中應重視將檔案管理與信息技術有效結合作為檔案工作中一項十分重要的工作內容來實施，從而促使檔案管理與信息技術之間可以進行有效的融合[3]。

3.2檔案數據資料與信息技術融合

檔案的輸入環節主要是檔案數據資料與信息技術融合，這一環節是檔案管理工作的基礎環節，同時也是十分重要的環節，因此需要認真開展。在輸入檔案數據資料的過程中應重視數據格式的規范性與統一性，通過這樣的方式使檔案管理具有便利性。同時由于信息技術與檔案管理之間進行有效融合，網絡安全對于檔案管理工作產生一定影響，為使檔案始終處于安全的狀態，在檔案數據資料輸入以及保存的過程中進行有效備份。通過備份在檔案出現更改、損害、丟失等情況時可以及時將檔案進行尋回，并且可以作為出現檔案矛盾的重要證據，有效推動檔案管理工作的健康發展，同時為檔案工作打下堅實的基礎。

3.3檔案管理工作流程與信息技術融合

檔案管理工作流程與信息技術的有效融合主要體現在后臺操作過程中。人民群眾對于檔案管理工作流程的接觸并不是直接開展，但檔案管理工作流程的進行決定了人們對于檔案信息化管理的滿意程度。通過將檔案管理工作流程與信息技術的有效融合，積極實現全自動辦公，從而避免過多人員參與到檔案管理工作中，有效提高檔案管理工作效率[4]。檔案管理工作流程與信息技術之間進行有效融合，構建檔案信息化管理體系，進而檔案管理工作人員積極參與到維護系統安全工作中，避免更多人員參與到其他工作中，有效提高檔案管理工作質量與工作效率。要實現檔案管理工作流程與信息技術有效融合應積極制定統一的標準，有效規范工作流程，從而實現檔案管理信息化建設，同時這也是構建檔案信息化管理體系的基礎，只有制定統一的標準，有效促進體系中各種信息的互相融合，確保檔案信息網絡的暢通，真正實現資源共享，

3.4檔案檢索與信息技術融合

檔案檢索與信息技術之間進行游俠融合，保證使用者可以利用信息技術進行準確、及時進行檔案信息的搜索。在將檔案檢索與信息技術進行融合的過程中，應重要以下兩點：第一，網絡用戶對于搜索的檔案信息只是可讀，不能對檔案信息進行改動，確保檔案信息真實性。第二，檔案檢索內容應分為完全公開與部分公開兩部分。對于完全公開的檔案信息是所有人都可以進行搜索，對于部分公開的檔案信息，需要利用密碼才可以搜索。以這兩點作為檔案檢索安全性提供有利的保障。

3.5提高檔案管理工作人員的信息技術水平

檔案管理與信息技術的有效融合其基礎是檔案管理工作人員具備良好的信息技術能力，因此提高檔案管理工作人員的信息技術水平是融合檔案管理與信息技術的重要方式。首先，檔案管理工作人員應具備熟練的信息技術操作能力，同時應全面了解網絡安全相關知識。其次，檔案管理工作人員應重視提高自身專業職業素養，對現有的檔案管理工作人員應加強信息技術水平的培養，提高檔案管理工作人員的信息技術操作水平，同時提高檔案管理工作人員網絡安全知識以及相關信息的掌握情況，促使檔案管理工作人員在開展檔案管理工作的過程中可以積極融合信息技術，從而推動檔案信息化管理系統的發展，有效提高檔案管理工作效率與工作質量。

總結

本文主要針對于推進檔案管理與信息技術融合的策略進行了相關方面的分析，在信息科學技術不斷發展的背景下，檔案管理與信息技術之間進行有效融合是符合社會發展需求，以及實際工作需要的。推進檔案管理與信息技術的有效融合，有效實現構建檔案信息化管理體系，有效提高檔案管理工作質量，進而推動檔案管理工作的健康發展，同時也實現相關工作效率的提高，推動社會的和諧發展。

參考文獻：

[1]郭瑞苗.電子信息技術在檔案管理中的有效應用[J].電子技術與軟件工程，2018（18）：251.

[2]吳藝紅.信息化背景下電力企業檔案管理面臨問題與對策[J].通訊世界，2018（09）：319-320.

[3]林江翔.信息時代檔案管理工作面臨的問題及措施分析[J].長江叢刊，2018（28）：154+165.

[4]艾偉.如何推進檔案管理與信息技術的有效融合[J].機電兵船檔案，2018（03）：39-40.