大數據背景下檔案管理的研究

江蕾

摘要：在大數據背景下，社會數據呈現井噴式增長，檔案管理也面臨著巨大考驗，尤其是對數據的存儲、查找、收集，給檔案管理工作帶來很大難度。本文通過在大數據背景下對檔案管理面臨的問題進行分析，并提出了相應的解決方案和措施。

關鍵詞：大數據；檔案管理；背景

一、大數據背景下的時代特征

大數據就是對收集來的信息進行分析、處理、管理、提取，從而提供更全面的信息。由此可見，大數據是隨著數據量的增大、數據類型的復雜而衍生出來的。

大數據時代呈現出數據量大、數據類型多、處理數據快等特點，還可以對各種類型的數據做到快速的采集、處理、傳播。對檔案管理而言，檔案信息中對數據的采集和存儲是重點也是難點，檔案管理者必須要依靠大數據進行解決。

二、大數據時代下檔案管理面臨的問題

（一）管理手段落后

從當下的實際情況來看，相關部門對于檔案信息的管理手段相對落后，多數工作者還是以傳統的方式對檔案進行管理，從而導致不能對數據進行專業有效的處理，依然習慣在紙上記錄加以管理，不僅查找困難，也容易導致檔案數據丟失損壞，難以長久存儲。

（二）服務手段落后

對檔案信息的保護和管理最終目的是為了服務人民，大數據背景下，信息資源和結構都發生了巨大改變，因此管理服務的手段也必須要創新。但是從目前看來，服務手段比較落后，在建立電子檔案、深度挖掘檔有效信息、存儲、查找等方面都存在一定問題，無法為人們帶來高質量服務。

（三）缺少專業人才

檔案管理工作中缺少專業的人才。大數據背景下，擁有專業的數據管理人員顯得尤為重要，僅依靠聘請外國專業人才是遠遠不夠的，只是飲鴆止渴。在大數據時代背景下檔案管理工作如果沒有長遠的規劃，是無法促進檔案管理事業向前發展的。

（四）管理內容混亂

大數據技術應用在檔案管理中，為檔案管理提供了極大的便利性，使信息收集、儲存和輸出速度大大加快，提高了管理者的工作效率。但是，由于信息收集和輸出過于便捷，使其信息異構難以達到有效融合和統一，導致某些文件因傳輸端口或文件格式不同，使信息無法做到兼容統一和無法打開，最終使數據存在差異。

（五）檔案安全性匱乏

大數據應用在檔案信息管理中，所能處理的信息數據必須是開放性的，這樣一來也就增大了數據信息泄露丟失的概率，使檔案信息安全面臨巨大風險。對此在應用大數據之前，必須要保障信息資源共享平臺的安全。

三、大數據背景下檔案管理的對策

（一）改變檔案管理觀念

首先要做的是促進觀念的轉變，將以往傳統的管理觀念轉變為數字化管理觀念。以用戶的實際需求為目的，使檔案從簡單的保存向實際應用進行轉變，加強服務意識，提高服務水平。并針對用戶的要求，提供專業個性化標準服務，力求客戶滿意為宗旨。以此來滿足不同層次的客戶對檔案的需求。

（二）加強檔案資源庫建設

將檔案信息資源進行數字化管理是建立檔案資源庫的重要基礎，在建立數字化管理中首先要按照重要程度級別進行建立。由于大數據技術應用廣泛，內容復雜，檔案管理機構僅依靠自身開發難度較大，且收集數據能力差、過于單一和復雜，但是檔案管理機構可以利用大數據的廣泛性和企業或者公司合作開發，使檔案管理具有行業的管理特點，對行業內的數據收集和分析做到專業化。使其具有獨特的大數據分析能力和特制的設備。

（三）組建高素質人才隊伍

大數據背景下，檔案管理工作涉及多個領域和技術。檔案管理人員不僅要有傳統的檔案管理知識和能力，還要以檔案業務知識為基礎，對計算機、數據庫、數據結構等知識進行理解掌握，來提升數據采集、整理、分析等綜合能力。此外相關部門也要加強檔案管理人員的教育和培訓，爭取培養出專業的檔案管理人才。

（四）整合資源，提高數字化進程

在大數據背景下，檔案管理部門應加快推進檔案管理數字化進程改革，通過整合海量信息資源以此來建立跨平臺、跨系統、跨數據結構的共享檔案信息平臺，使信息以網絡的形式進行存儲，用戶直接在互聯網上就可以查找自己想要得到的相關信息，使用戶得到全新的查詢體驗。

（五）建立健全相關法規制度

檔案數據對外開放是檔案事業發展的新方向，同時也是大數據檔案信息整合的基礎。因此相關部門一定要制定相關法律法規來保護檔案信息的安全。檔案管理機構要對檔案安全管理系統定期進行檢查和升級，對檔案提取人員進行嚴格的身份核實。同時完善大數據網絡安全，建立專門的殺毒系統，做到有效的防范黑客入侵和病毒攻擊。

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