如何做好干部人事檔案的收集與整理工作

王靖宇

摘要：新形勢下，干部人事檔案工作必須與時俱進，同時立足實際。干部人事檔案材料是反映干部履歷情況和其他重要個人資料的依據，是干部工作以及人才工作的重要信息。因此，做好干部人事檔案收集與整理工作是有重要意義的。

關鍵詞：人事檔案；收集；整理；材料

干部人事檔案是反映干部個人學習工作經歷、政治思想作風、業務知識及水平等一系列相關履歷的真實記錄。人事檔案材料的收集整理是干部人事檔案管理工作中的基礎工作，收集與整理工作是否齊全規范，將直接影響著干部人事檔案的質量。

一、人事檔案的收集

（一）主動收集

個別檔案材料形成部門和各單位檔案經辦人員的個人檔案意識淡薄，材料產生后把材料據為己有，或隨手丟到一邊，不及時移交檔案管理部門。這樣就要求檔案管理的負責人員，應密切注意各單位人事檔案材料產生的信息，主動爭取各單位工作的配合，同時主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，建立一定的上交制度，避免材料形成時間過長，未及時收集或經辦人員崗位變動造成檔案材料的丟失。

（二）重點收集

目前，最新的人事檔案分類共分十項內容：一類履歷材料、二類自傳材料、三類考核考查材料，四類學歷材料、五類政歷材料、六類黨團組織材料、七類獎勵材料、八類處分材料、九類工資任免出國、十類其他材料。檔案管理工作人員要及時與各單位檔案經辦人員聯系，嚴格按照檔案的十項分類，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。

（三）追蹤收集與經常收集

檔案管理人員要經常關注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，發現缺漏的材料，要及時與相關人員或單位取得聯系，要求其將所缺材料按工作制度及時補交，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。

二、人事檔案的整理

（一）材料鑒定

材料形成要規范準確，真實有效。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。內容不實，字跡不清，不能反映干部歷史面貌、德才情況和現實表現的材料，不能歸入檔案； 對不屬于歸檔范圍的材料及時轉送或按有關規定進行銷毀。對弄虛作假者堅決拒收，以確保檔案的真實性。

（二）加工、分類、歸檔

對小于檔案規格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，切實做到整齊劃一，歸檔材料左邊應留出裝訂邊。加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其他材料相等。通過以上整理，使每卷檔案達到完整、精練，對應歸檔的材料，要進行逐份登記歸檔。對不屬于歸檔的材料，應分別情況予以處理。屬于銷毀的材料，必須登記造冊，由主管負責人審查批準簽字，統一進行銷毀，任何單位和個人不得擅自銷毀干部人事檔案材料。

（三）及時錄入

及時、準確地做好檔案目錄，定期更新，并錄入電腦。對于每年常規產生的檔案材料，如年度考核表、調資表，可集中整理，而對于年中不定期產生的材料，可采取隨時產生隨時整理方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整性及真實性。

三、加強檔案收集與整理工作的對策

（一）做好檔案的收集與整理

檔案的收集是檔案工作的起點和基礎，這項工作做得好與壞會直接影響到檔案的數量與質量，因此，要把檔案這項基礎工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經濟社會發展服務。

（二）加強管理，狠抓檔案工作制度落實

要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作。同時，要建立相應的檔案管理制度，強化規范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進行統一管理，制定一套嚴格的規章制度，防止檔案分散流失，以確保檔案歸檔質量。

（三）提高檔案信息管理和服務水平

檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

（四）提升檔案管理人員業務能力及綜合素質

檔案管理者的職業素質是干部人事檔案工作之必須。人事檔案工作具有很強的政策性。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養、作風正派、腳踏實地、責任心強，用科學發展觀來指引自己的工作。同時具備很強的專業性，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學習人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新技術，這就要求檔案人員要有一定的學習能力，才能準確領會、掌握和運用相關知識及理論指導。

四、結語

完整齊全的檔案材料能科學地、系統地為單位各項工作服務，檔案管理部門要發揮前端調控功能，從立卷歸檔做起，把基礎打牢，發揮檔案資源建設的基礎作用，確保檔案資源開發利用工作的質量和效率。

【參考文獻】

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[2]周春昌.如何做好干部人事檔案的收集整理工作[J].城市建設理論研究，2012（17）.