事業單位檔案資源的信息化管理技術探析

韓廣生

摘要：事業單位檔案資源的科學有效管理往往直接關系到其他各項工作的有序開展，所以我們在實際工作中必須要充分認識到檔案管理的重要性，促進信息化管理建設，從而進一步提升檔案資源管理效率，實現檔案資源共享。本文結合筆者實際工作研究，對檔案資源信息化管理技術進行了分析。

關鍵詞：事業單位；檔案資料；信息化管理

信息技術與網絡技術的發展讓事業單位檔案資源的信息化管理開始成為一種必然趨勢。為更好地適應新時期檔案工作需要，進一步開發利用事業單位檔案資源，必須要大力推進信息化管理建設，促進檔案資源共享，提升事業單位各項工作的開展效率，為事業單位工作規劃的制定提供更科學的參考依據。

一、事業單位檔案資源信息化管理的優勢

（一）檔案存儲環境的優勢

過去很長一段時間以來，檔案管理工作都是人工操作，以紙質為媒介，但其保存時間不長，工作中容易出現誤差，對檔案資源的歸檔整理、存儲利用帶來很大的不便。信息化管理之后，能夠通過構建電子信息平臺，以電子錄入的辦法來促進檔案資源的高效管理，從根本上創新了傳統的管理工作模式。檔案資源能夠存儲于硬盤等介質中，其占據空間小，能夠快速進行存儲與管理，對于存儲環境的要求也隨著現代科技的發展而越來越低。信息化管理實現之后，也讓傳統檔案管理的很多問題開始暴露出來，從檔案存儲環境的角度上來看，信息化管理更具有優勢，也能夠促進檔案管理效率的提升。

（二）檔案使用和查詢的優勢

檔案資源信息化管理屬于當前事業單位必須要重視的一項工作，怎樣科學有效地利用檔案資源，確保檔案資源的安全存儲和高效應用，這是每一名檔案管理人員都必須要深入思考的問題。過去的檔案管理工作模式在使用與查詢過程中存在諸多問題，如檔案材料老化、查詢手續復雜、查詢等待時間久等，而信息化管理之后，可以有效提升檔案資源利用效率，進一步簡化檔案查詢手續流程，更好的發揮出了檔案資源的價值。

二、事業單位檔案資源的信息化管理技術

（一）建設檔案信息網站

首先必須要盡快建設檔案資源信息管理網站，設置網絡站點，借助于內部網絡來實現檔案資源的管理利用，依靠網頁提供各種檔案服務。創新傳統的檔案資源管理模式，依靠信息化管理技術，讓檔案資源服務更為便捷，網站中提供在線搜索功能，促進查找管理和利用查詢效率的提升。在推進檔案資源信息化管理的過程中，還需要把檔案管理的相關體系融入整體系統中，隨后對本單位內部不同部門的信息予以整合，真正實現檔案資源在各個部門中的共享和高效傳輸。與此同時，還需要在實際使用過程中不斷完善和優化檔案信息管理網站的各項功能，充分凸顯出現代信息技術在檔案資源管理中的優勢。

（二）建設并使用搜索引擎

在事業單位檔案資源信息化管理中，應當建設并積極應用搜索引擎，促進檔案搜索查找效率提升，讓檔案利用者獲得更便捷的服務。搜索引擎功能屬于計算機使用中最基礎最普遍的功能，借助于輸入關鍵字即可獲得想查找的資源內容，降低了過去手工查詢方式所消耗的時間，同時也能夠促進工作效率的提升。把搜索引擎整合到單位檔案信息資源管理平臺中，在檔案信息網站內設置搜索引擎，有助于利用者更快的查找檔案材料。通過這樣的設計，能夠有效凸顯出檔案資源信息化管理的優勢與特征，真正實現對檔案資源的高效利用，檔案管理工作質量也有了明顯提升。

（三）強化檔案資源保密管理

在事業單位檔案信息化管理的過程中必須要做好檔案資源的保密工作。首先，應當做好檔案信息管理網站平臺的保密工作，唯有在事業單位內網中輸入用戶名與密碼才能夠允許登錄，同時在檔案資源查詢過程中輸入檔案管理人員的指紋，唯有經過指紋認證才允許對檔案進行查詢。其次，還需要進一步提升事業單位檔案工作人員的綜合素質能力和職業道德素質，定期組織檔案管理人員進行教育培訓，引導其主動樹立保密意識，促進檔案管理人員責任意識的提升，在強化其專業技術能力的基礎上提高其職業道德意識，唯有如此才可以保證檔案資源信息化管理的安全性，避免重要的檔案材料泄露。

（四）加強信息資源采集鑒別

事業單位檔案資源信息化管理工作，必須要做好檔案信息資源管理體系的建設、做好檔案開發利用工作體系的建設、做好檔案資源安全保密體系的建設，盡快建立事業單位檔案資源管理中心。與此同時，還需要做好網絡檔案資源的采集和服務工作，強化信息資源采集鑒別，所搜集來的檔案材料內容龐雜，其準確性和可靠性往往難以考證，因此要求檔案管理人員能夠在檔案資源的采集過程中堅持工作原則，認真細致地對檔案信息資源進行甄選和鑒別，確保檔案信息資源能夠更加完善、準確的進行歸檔。

三、結語

綜上所述，事業單位各項工作的有序開展對于國家和社會的整體發展具有非常重要的意義，所以我們必須要在實際工作中積極應用現代信息技術來促進檔案資源管理效率，堅持與時俱進，在工作實踐中積極借鑒先進的管理經驗和技術，充分發揮檔案資源的價值和作用，確保檔案管理活動的科學有序開展，促進事業單位的持續健康發展。

【參考文獻】

[1]朱雁.淺談如何加強事業單位檔案信息化建設[J].人力資源管理，2018（03）：189-190.

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