檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用

趙洪偉

摘要：檔案管理模式改革是醫(yī)院檔案管理的重要發(fā)展趨勢，只有通過對醫(yī)院檔案管理工作進行改革，才能有效的促使其更好的在醫(yī)院運營活動中發(fā)發(fā)揮出應有的價值，使檔案管理工作可以為醫(yī)院提供更為優(yōu)質(zhì)的服務，為此則需考慮在實際的醫(yī)院檔案管理工作中如何從長遠角度出發(fā)來對其管理模式進行有效的優(yōu)化及改革。以下對現(xiàn)今醫(yī)院檔案管理模式的改革需求進行分析，立足于此研究了如何有效的在醫(yī)院檔案管理中對檔案管理模式改革進行應用，以此來提高醫(yī)院檔案管理工作的實行效率。

關鍵詞：醫(yī)院檔案管理；管理模式；改革

在醫(yī)院發(fā)展的過程中檔案資源可以為其為其醫(yī)療、經(jīng)營、科研等活動提供重要的資料支持，可以說檔案資源屬于醫(yī)院發(fā)展中的重要組成部分。而目前在醫(yī)療改革的形勢下醫(yī)院檔案管理工作所需面臨的內(nèi)容及要求不斷的增多，因此必須要對以往檔案管理工作中存有的問題進行有效處理，并通過對檔案管理模式改革的應用來促使各項管理活動可以更加高效的開展，進而使醫(yī)院檔案管理工作可以更好的適應現(xiàn)今醫(yī)院的發(fā)展趨勢。

一、醫(yī)院檔案管理模式的改革需求分析

首先，受醫(yī)院經(jīng)營體制的影響使得檔案管理工作在實際中的作用沒有受到足夠的重視，而此種情況造成檔案管理工作在實際中的開展受到了一定的影響及限制，尤其是在現(xiàn)今市場化經(jīng)濟形勢不斷深入的情況下，醫(yī)院內(nèi)部也進行了相應的改革及調(diào)整，而采用固有的檔案管理模式已經(jīng)無法適應醫(yī)院的發(fā)展要求，因此必須要通過檔案管理模式改革的方式來提高管理工作整體的水平。其次，醫(yī)院檔案管理基礎工作開展效果較差，在醫(yī)院檔案管理工作中檔案信息資源的收集、整理、歸檔等屬于其基礎性工作，只有做好基礎工作才能保證檔案資源的完整性、真實性、安全性，而受傳統(tǒng)管理模式的限制導致在檔案管理基礎工作開展的過程中，其無法應對現(xiàn)今大量增多的檔案資源，進而影響相關工作的開展效率。最后，一些醫(yī)院的檔案管理工作缺乏健全的監(jiān)督機制，對檔案建立沒有做出統(tǒng)一的要求，因此醫(yī)院檔案管理處于比較隨意的狀態(tài)，使得許多醫(yī)院不能按照檔案的建立原則進行信息資源的規(guī)范收集，檔案管理水平亟待提高。

二、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用分析

1、對醫(yī)院檔案管理工作予以高度重視

為促進醫(yī)院檔案管理模式改革，提高管理質(zhì)量，首要改革的一項內(nèi)容便是加強醫(yī)院各級工作人員對檔案管理工作的重視，將檔案管理的重要性詳細告知管理人員。例如，設備檔案可向醫(yī)院提供更為準確的信息，幫助醫(yī)院領導做出合理決策，在將醫(yī)療設備的效能充分發(fā)揮出來的基礎上，有效避免設備的重復購置以及閑置等問題的出現(xiàn)，而且醫(yī)療設備的正常運行也離不開檔案的支持，這是因為在維修、保養(yǎng)醫(yī)療設備時，需要查閱操作手冊以及線路圖等信息。

2、加快健全檔案管理體制

為充分做好醫(yī)院檔案管理工作，促進管理模式改革，醫(yī)院管理人員還應加快健全檔案管理體制。在開展此項工作前，首先要對檔案管理人員的工作職責進行明確，并安排專人來收集并保管好各類檔案；其次要全面推行并落實責任追究制。醫(yī)院為防止出現(xiàn)檔案改動及丟失等情況，需要加快檔案工作管理制度的建立，全面落實責任追究制，做好材料接收、轉入有機檔案查閱等登記工作。具體方法如下：第一，在借閱相關人事檔案時，應由2人及2人以上持單位證明到檔案管理單位申請，并交由領導批準。第二，部門之間做好協(xié)調(diào)工作，除了特殊情況下，任何單位在需要檔案時，必須親自前往管檔單位，切不可讓本人借出，也不可對檔案材料進行隨意復印。第三，在轉入或轉出檔案時，必須將其密封好，并蓋好密封章。待各級審查單位完成審核工作后，再進行密封蓋章。

3、大力開展醫(yī)療設備檔案信息化與數(shù)字化管理

當前，醫(yī)院檔案信息的數(shù)量呈日益升高的趨勢，亟待人們建立起以電子檔案為主的信息化管理體系。醫(yī)院為了充分滿足電子建檔的相關要求，首先就需要及時更新以往的檔案管理理念與模式，使工作人員對信息化檔案管理的高效性有一個充分了解，在將高效信息化管理流程進行整合的基礎上，充分降低檔案管理人員的工作壓力，實現(xiàn)管理效率的提升。同時還需要做好檔案資料的收集，以及檔案信息指標的確立等方面的工作。此外，還應加快配套軟件系統(tǒng)的建立，維護并備份檔案信息數(shù)據(jù)。通過科學制定醫(yī)院檔案信息核心指標，嚴格開展檔案的歸納及管理，從而實現(xiàn)檔案使用價值的提高。

4、加大醫(yī)院檔案服務模式的更新力度

醫(yī)院檔案管理的信息化需求呈現(xiàn)出不斷上升的趨勢，醫(yī)院此時就需要拓展檔案管理服務工作，對檔案的服務方式進行調(diào)整，例如，在開展醫(yī)院文化建設方面，可以利用照片檔案為院史編撰提供詳盡的第一手資料，在醫(yī)院宣傳方面提供全方位的信息，有效發(fā)揮照片檔案的教育和引導功能，在促進工作效率提高的基礎上，促進醫(yī)院文化與經(jīng)濟的和諧發(fā)展。此外，醫(yī)院還需對自己的資源進行充分利用，努力拓展醫(yī)院服務，積極到科室開展調(diào)研了解工作，改變服務模式，加大上門服務的開展力度，創(chuàng)新檔案服務方式，積極提高檔案利用價值。醫(yī)院檔案部門應根據(jù)社會檔案的需要進行改革，做到與時俱進促進服務方式的創(chuàng)新，主動為醫(yī)院各部門開展更好的服務，充分利用已掌握的檔案資源，廣泛地、多層次地為醫(yī)院職能科室及臨床科室服務，以提高檔案管理工作效率，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

5、加強檔案管理隊伍建設

為將醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性充分發(fā)揮出來，促進其綜合素質(zhì)的提高，醫(yī)院就應對員工的生活與工作予以充分關心，加大對其培養(yǎng)力度。首先，組織部門每隔兩年左右舉辦一次業(yè)務知識培訓，使其對現(xiàn)代化檔案管理工作的重要性產(chǎn)生深刻認識，并對檔案材料的整理、鑒別及歸檔等技術有一個全面的掌握。其次，做好專職與兼職檔案管理人員的配置工作，將其工資待遇落到實處。為統(tǒng)一規(guī)范干部檔案管理的外在形式，確保檔案內(nèi)容的真實性、完整性及實用性，應建立起一支熟悉各項醫(yī)院檔案業(yè)務且責任心強的管理隊伍，通過實行獎罰制度，將其工作熱情充分激發(fā)出來。

結語：

通過上述分析可以看出檔案管理模式改革可以進一步的推動醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展，因此需要以實際的檔案管理需求來采取相應的改革方法，保證檔案管理模式改革可以滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，促使檔案信息資源可以在實際中被更好的開發(fā)及利用。

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