基于創新理念優化檔案管理

馬沐

摘要：隨著我國進入了新時代，檔案管理服務工作已經越來越得到重視為了順應信息化時代的發展和進步，應該積極探索創新檔案管理工作的模式和方法，充分讓檔案管理工作能夠高效有序的進行，充分提高檔案管理工作的效率和質量。因此在信息化時代創新檔案管理服務模式已經迫在眉睫。

關鍵詞：檔案管理;創新理念;信息時代

新時代檔案管理的目標，是數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代化先進技術的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。隨著科技的發展，現有的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調卷，適應不了時代發展的要求。檔案工作者必須認清形勢的變化，轉變觀念，開拓創新，勇于實踐，更好地為國家的利益服務，為全社會服務。

一、信息化時代創新檔案管理服務工作重要意義

隨著我國經濟和科技的發展，傳統的信息化檔案管理工作模式已經不能適應時代的發展速度和方向。傳統的檔案管理模式主要是紙質檔案管理占著主體作用，這樣不僅降低管理工作的效率，還可能增加產生錯誤的幾率，增加檔案管理工作人員的工作負擔和工作質量。并且在日常生活和自然作用的影響下，紙質檔案可能在空氣中受到腐蝕和火災的破壞，失去的數據和信息可能無法修復，對管理工作造成嚴重的工作負擔，為了避免這種情況的發生而保持檔案的完整性就需要對檔案管理工作投入大量的人力和物力資源。并且紙質檔案管理的存在繁瑣的信息管理和信息查詢的過程，需要進行大量的搜索和尋找才能得到有效的數據和信息，增加檔案管理工作的工作量。而在信息化時代創新檔案管理工作模式可以充分的保證檔案數據的有效保存，減少檔案管理工作的人力和物力，提高檔案管理工作者的工作效率，有效的減少檔案管理工作者的工作量。當然，創新檔案管理工作的模式和方法和可有有效的保證檔案管理服務工作的正常進行，充分提高檔案管理服務工作的質量。

二、推進檔案信息化的策略

1.建立規范體系

檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個專業，無法全面實施、推廣統一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。所以需要制定統一的、標準的規范體系，切實推動檔案標準化、規范化、信息化、科學化。

2.完善安全措施

檔案信息化建設最終落實都要靠人來執行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。

3.健全管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。

三、創新檔案管理理念實現管理信息化的途徑

1.檔案工作者要建立多樣性的檔案服務模式。

信息環境下，檔案工作者要轉變檔案管理理念，對信息技術的應用予以高度重視，以摒棄傳統的被動式的檔案管理為主動式的檔案管理，使檔案管理工作落實到服務層面，將檔案服務落實到實際工作中，并采取多樣化的服務形式，以使得檔案服務落實到位。檔案管理的服務化，就使得原有封閉式的檔案管理在信息技術的支持下開放化，以滿足社會對檔案資源的需求。檔案管理的目的并不是將檔案資料封閉起來，而是要為社會提供服務，所以，檔案管理服務化就是將檔案工作向社會延伸，落實到社會實踐中，使得檔案信息得以合理利用。

2.檔案信息化建設中要實施標準化管理。

檔案信息化建設使得傳統的文本管理轉向信息化管理，就必然對檔案管理有新的要求，這就需要在檔案管理中創新理念，基于信息技術實施標準化管理是非常必要的，其中檔案管理制度的構建非常必要。制定檔案信息化管理規范，檔案管理工作按照規范執行，同時根據檔案管理工作實際將行業技術標準明確。將檔案管理工作落實到信息技術，以網絡為載體延伸到各個職能部門，形成溝通網絡，實現檔案管理的網絡化運行，使檔案管理部門獲得高效準確的信息。

3.應用云計算技術對檔案管理予以優化。

云計算技術逐漸滲入到檔案管理工作中，使得檔案信息化建設跟得上時代發展的步伐。檔案管理中應用云計算技術，就是應用專業的檔案管理軟件對檔案資料在“云”端管理，檔案資料存儲在“云”端的檔案數據庫中，所有的檔案信息資料因此而實現了集成化管理。應用云計算技術，就是檔案信息經過數字化處理之后傳輸到“云”端的數據庫中。如果用戶需要檔案資料，登錄到“云”端進入到一站式檢索界面就可以獲得相關的服務，由此保證了檔案信息管理質量，提高了檔

4. 創新檔案管理信息資源利用率和服務機制

如今信息化時代最顯著的特點就是充分體現資源利用率從而有效的提高信息化的應用價值，想要提高檔案管理信息資源利用率，就要求充分體現資源共享和有效的檔案管理體制。檔案管理工作是一項枯燥和乏味的工作，為了提高工作人員的積極性和工作熱情，就需要完善當前的管理機制和制度。對表現良好的員工應該及時的提出表揚和晉升的機會，樹立優秀的模范作用，充分調動工作人員對于檔案管理工作的熱情，同時激發出管理人員對于學習信息化的積極性。有一些機構缺乏創新意識，對于自身的信息資源利用率和機制沒有及時得到進行完善和創新，也沒有正確了解到信息化檔案處理對于檔案管理服務的重要作用和意義。因此通過在信息化時代下創新檔案管理的資源利用率和服務機制可以進一步的提升檔案管理工作的服務水平和質量。案資源的使用效率。

四、結束語

檔案管理的過程中強化信息技術的應用，提高檔案的處理效果，這對管理人員的素質也有了更高的要求，管理人員不僅要熟練的操作計算機，同時還需要提高檔案管理工作人員還要掌握網絡安全防護知識，保障檔案資料的安全性和及時性，因此需要提高檔案雇你人員的培訓力度，促進檔案管理工作的信息化進程，使其不斷的適應當前社會的發展。

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（作者單位：邯鄲市邯山區人力資源和社會保障局）