如何改進高校檔案管理工作

楊陽 關英慧

摘要：社會在不斷發展與進步，高校的日常管理工作也應與時俱進，實現管理方式的不斷改進。檔案管理是高校管理工作的重要內容，其管理狀況的好壞直接反應了高校管理水平的高低。近年來，隨著高校體制不斷發生改革，檔案管理工作也面臨著相當大的考驗，工作內容也愈發復雜，基于此種現狀，本文將結合當前高校檔案管理工作現狀問題展開探討，提出改進高校檔案管理工作的具體建議。

關鍵詞：高校;檔案管理工作;改進

眾所周知，各大高校是我國人才培養的主要陣地，而高校檔案能夠清晰、準確地記錄學校的變革與發展歷程，其將教育、科研、管理集中為一體，是高校行政工作的重要組成部分，同時更是國家檔案事業的重要組成部分。由此可見，檔案管理工作是高校實現優質辦學的必要條件之一，除了能夠衡量高校的管理水平之外，實現高校檔案管理工作的改革與不斷進步也是相關檔案管理工作人員的重要工作內容與方向[1]。因此，需結合當前高校檔案管理工作的現狀和問題進行科學分析，謀求改進的方法。

一、當前高校檔案管理的現狀

（一）管理制度問題

目前，我國高校檔案管理工作受多方面因素的限制無法順利展開，如高校經費投入、師資水平等原因導致高校檔案管理工作開展并不順利，呈現檔案管理混亂的局面。究其原因在于高校檔案管理制度存在問題，如檔案目錄建立不完善，不便于后期的檔案查找等工作的進行。

（二）管理人員問題

新時期，雖然高校不斷謀求著自身的發展，對人才素養的要求也逐步提升，但在實際工作中，高校檔案管理人員的業務能力和素養仍存在諸多問題。如無法適應新時期網絡時代給高校檔案管理人員提出的挑戰，檔案管理人員信息管理能力較低。另一方面，由于學校管理人員在思想上認為高校檔案管理工作不重要，因此，檔案管理工作者的工作動機不強，在同一工作崗位上很難做出工作的創新，易產生倦怠之感。

（三）管理設施問題

當前高校檔案管理的方式過于傳統，尤其在信息技術快速發展的今天，檔案管理工作并未及時運用先進的信息技術來輔助其工作，致使高校檔案管理工作效率低下。此外，高校在檔案管理方面沒有投入相應的資金，導致高校檔案管理工作整體落后。

（四）領導層問題

高校領導層將更多的時間和精力投入到學校建設和發展等方面，對于檔案管理工作存在一定的忽視。如不能及時、有效監督高校檔案管理工作的實際進展情況，那么，高校檔案管理即使出現問題也不能及時被發現并找到相應的解決對策。

（五）檔案利用率問題

檔案管理工作之所以存在，主要原因在于通過檔案信息能夠服務于學校的發展，包括為教學、科研等多個方面提供可參考的有價值信息。但在實際的檔案利用方面，由于人員意識以及檔案管理模式等多方面的因素致使高校檔案實際利用率偏低，沒有發揮檔案管理的真正作用[2]。

二、改進高校檔案管理工作的建議

（一）不斷健全檔案管理制度

根據國家相關部門的明確指示，高校檔案管理工作要不斷健全管理制度，明確檔案管理工作人員的職責，充分發揮高校檔案管理工作的實際效益，為高校的良好發展服務。在檔案管理制度健全方面，應從檔案收集之初就明確制度細則，包括檔案的收集、歸檔、保管以及后續的利用、保密工作等的細化。要明確高校檔案管理制度是必須納入高校管理工作的一項重要內容，將其作為相關管理工作者工作考評的重要標準。在健全高校檔案管理工作時，領導層要提高重視程度、員工層要加強業務素養，在人力、物力、時間等方面都要做到科學、有目的、有意義地投入，從而使檔案管理工作開展得更加有效。

（二）提升管理人員水平

改進高校檔案管理工作，還要從檔案管理工作人員入手，全面提升檔案管理隊伍的建設，提升其業務素養和綜合能力，使高校的檔案管理工作人員能夠適應新時代發展下對其提出的高標準和嚴要求。首先要提高高校檔案管理工作人員的政治素養，使其能夠站在學校發展的角度反思自身的工作，提高對自己的要求，明確自身肩負的責任和使命，認真對待本職工作。學校要為高校檔案管理工作人員提供更多的學習和提升自我的機會，全面提升其業務素養和綜合能力。另外，要引進業務能力強、思想先進和創新能力強的人員，為高校檔案管理工作注入新鮮的血液。同時要明確獎懲制度，給予高校檔案管理工作人員充分的工作動力和信心的同時，使其能夠在工作中時常警醒自己，認真、嚴謹對待本職工作。

（三）加強管理設施建設

現代網絡技術的不斷發展應給予高校檔案管理工作新的啟示，前文提到當前高校檔案管理工作形式落后，方法傳統，如果能加強高校檔案管理設施的建設，無疑對于高校檔案管理工作的改進將起到一定的促進作用。如充分利用現代信息技術將原本以紙質為檔案記載的形式轉變為光盤等記錄的形式，不但能夠大大增加檔案存儲的空間，還能減少資源的浪費，同時便于檔案查閱和數字化管理。檔案管理工作人員能夠將更多的時間和精力投入到檔案管理的其他工作方面，實現人力資源的有效協調和利用。另外，檔案管理通過信息技術手段實現信息化和數字化，還有利于檔案資源的共享，有效提升了資源的利用率，發揮資源的最大效用。

綜上所述，高校在謀求自身不斷發展的同時要充分思考當前檔案管理工作的情況，客觀分析檔案管理現狀，謀求科學、有效的方法改進檔案管理工作，充分發揮檔案管理工作的智能作用，將檔案管理工作落到實處，從而為高校的發展提供強有力的支撐。

參考文獻：

[1]范曉燕，閆琳，牛艷莉.高校檔案管理工作信息化建設探析[J].內蒙古科技與經濟，2017 （12）：17.

[2]金愛新.高校檔案管理工作中存在的問題與對策分析[J].辦公室業務，2017 （9）：104.