提升高職院校檔案工作服務能力的思考

王琴

摘要：本文結合高職院校檔案管理工作存在的問題，從細化歸檔范圍、指導檔案整理、開展檔案宣傳、打造特色活動、強化檔案意識等方面論述了提高高職院校檔案工作服務能力的具體途徑。

關鍵詞：高職院校;檔案工作;服務能力

檔案管理工作雖然是高校的一項具有戰略意義的基礎性工作，但是長期以來受重視程度普遍不高，特別是在高職院校，檔案管理工作大多掛靠在學校辦公室，由相關人員兼職管理，這種情況無法有效發揮檔案工作服務學校教學科研管理的作用，因而更加得不到重視和支持。結合工作實際，本文分析了高職院校檔案管理存在的常見問題，并提出了檔案工作主動服務學校工作的實施途徑。

一、高職院校檔案管理常見問題

（一）檔案管理制度不健全。由于高職院校檔案管理工作多為兼職完成，因而缺乏系統完善的檔案管理制度，學校各部門開展檔案工作缺乏制度依據，各部門對資料的收集、整理、移交缺乏明確規范的標準作參考，所提交的檔案材料格式不一，內容散亂。檔案查詢借閱制度的缺失則導致檔案使用和保管情況混亂，或者不利于提供查閱利用，或者查閱利用者不能及時歸還而導致檔案材料遺失，給后續的檔案管理工作造成隱患。

（二）檔案資料收集不完整。一些高職院校檔案收集或者沒有明確的歸檔范圍，或者完全參考機關文書檔案的歸檔范圍，檔案工作的開展主要依靠各部門負責人的個人經驗，歸檔材料的上交也多是依據各崗位工作人員的個人判斷，造成歸檔材料不完整不齊全的情況，不僅不能全面反映學校發展的真實情況，而且嚴重影響檔案材料的編研利用和綜合服務質量。

（三）檔案編研開展不深入。很多高職院校在檔案管理方面存在存而不用的現象，對檔案的編研僅限于完成教委教育年鑒相關內容要求和學校大事記編撰，較少開展檔案文化宣傳活動，加上人員數量有限，也很少開展對學校教學、科研、文化建設等方面的特色檔案編研工作，由于不能為其他部門提供切實有效的幫助，因而也影響到其他部門對檔案工作的重視。

二、檔案工作服務學校工作的途徑

（一）主動細化歸檔范圍。高職院校的檔案工作人員應發揮在檔案專業知識領域的特長，在歸檔范圍的制定方面主動為各部門提供服務，結合學校部門工作相關職能，參考相關院校歸檔范圍具體內容，提前擬定各部門歸檔范圍，為各部門負責人提供信息參考，協助各部門在此基礎上結合具體業務工作的開展明確歸檔范圍，并明確各部門各崗位應負責的歸檔內容，使得各崗位的工作人員明確自己應提交的檔案材料類型，為后續完整全面收集檔案資料打下堅實基礎。

（二）具體指導檔案整理。檔案整理工作瑣碎細致，環節繁多，很多高職院校開展此項工作都是通過發文或者口頭告知的形式來解決，這樣做對于檔案工作人員而言固然簡便易行，但是對于具體歸檔人員來講則難于統一標準，由于個人理解角度的差異，很容易造成檔案整理不規范的問題。因此，高職院校檔案工作人員要主動到一線崗位為各部門兼職檔案員提供個性化指導，特別是科研、資產、基建等部門的檔案整理，材料類型多，整理要求不同，如果能結合具體情況為相關人員提供具體的指導，既幫助他們解決了個性化問題，有利地推動了歸檔工作的落實，又豐富了檔案工作人員自身的經驗，進一步熟悉了歸檔內容，為后續開展其他工作提供了便利。

（三）開展檔案知識宣傳。很多單位和部門對檔案工作重視程度不夠，主要是因為缺乏專業檔案知識，檔案意識比較淡薄。檔案工作在很多高職院校雖然屬于兼職工作，但是檔案人員應利用掛靠部門的有利條件，抓住各種機會宣傳檔案專業知識，不僅是對兼職檔案員進行業務培訓，更重要的是對學校管理層進行檔案專業知識的宣傳，利用學校中層干部培訓等機會進行檔案知識模塊的培訓教育，通過聘請行業專家開展講座和邀請高校檔案專家進行工作經驗分享等形式強化學校管理層對檔案工作重要性的認識，切實統一提高歸檔意識。

（四）打造特色檔案活動。高職院校的檔案管理也應重視“管”“用”結合，努力開展富有職業院校特色的檔案宣傳活動，發揮檔案的文化教育職能，提高檔案利用附加值。高職院校檔案工作人員可結合學生入學教育、學生職業素養提升等方面開展學校校史檔案編研工作，幫助學生全面理解學校發展歷程及改革創新成果;可以結合職業技能大賽活動編輯學校歷屆職業大賽參與情況檔案資料，展示學校在職業教育方面的特色和成績;可以根據建設校外實習實踐基地的情況編輯校企合作特色檔案，展示學校在社會合作、社會服務方面的實踐與成效等。

（五）加強學生檔案意識教育。學生檔案管理是高職院校檔案管理的重要內容之一，由于缺乏檔案意識，很多學生在畢業離校時對檔案工作一無所知，若干年后需要時又不知如何查找，甚至出現學生自己取走檔案隨意拆封乃至遺失檔案等現象，對學生個人成長發展造成不良影響。為此，高職院校檔案工作人員更應主動作為，結合新生入學和學生畢業活動進行檔案知識和檔案管理宣傳，幫助學生樹立正確檔案意識，同時也提高學校檔案工作的服務水平。

（六）發揮檔案規范管理作用。高職院校檔案工作人員應該充分意識到，檔案工作不僅是一項需要學校各部門支持和配合的工作，更可以幫助各部門提高管理規范程度，為部門工作完成情況提供有效測評參考。通過部門對各崗位歸檔工作的規范化系統性落實，可以進一步明確崗位工作內容和要求，有效地促進員工提高責任意識，增強工作的規范化。同時，歸檔材料的齊全度、及時性、完整度也為崗位考核提供了客觀依據，提高了工作考核的針對性和合理性。另外，即使部門人員轉崗，檔案資料的移交和存檔也為接任者提供了具體的工作參考，避免因為人員離崗等情況造成部門工作脫節的問題。

（七）開展特色檔案編研工作。檔案編研是檔案信息服務水平的具體體現，高職院校檔案工作人員可以結合學校年度大事記的編撰工作開展學校年鑒編撰工作，將學校年度重要工作、重要文件制度、重要會議活動、教學科研社會服務重要成果及教職工基本信息等整體匯總，為學校各部門全面掌握學校動態發展提供信息服務支持。很多檔案工作實力雄厚的本科院校在檔案編研方面也有很多創新案例，為我們結合學校特點挖掘檔案信息做出了示范，提供了有益的借鑒。

三、提高檔案工作服務學校工作的能力

（一）加強專業知識學習，提高專業素養。高職院校檔案工作要想提高受重視程度，就要發揮出服務學校發展的實際作用，而要做到這一點，首先需要檔案工作人員具有扎實的專業基礎知識，不僅能夠全面掌握檔案學、檔案管理的基礎知識，而且要了解檔案管理的發展動態和前沿趨勢，結合學校實際借鑒有益的經驗和做法，提高學校檔案管理工作的有效性，提高檔案服務工作實效;其次要不斷提高檔案管理大局意識，全面掌握學校重要工作和各部門重要活動，不僅學習檔案知識，而且學習了解其他部門工作內容，熟悉各個崗位工作重點，不斷積累工作經驗，進而對其他部門開展檔案工作提供具體有效的指導，引導和推動學校檔案工作扎實落實。

（二）培養主動服務意識，提高服務水平。提高高職院校檔案工作有效性的關鍵是切實提高主動作為的意識，檔案管理不能被動等待其他部門的配合，要把握工作的主動權。首先要主動分析學校年度重點任務與檔案收集直接的關系，與各部門逐一聯系歸檔工作，明確歸檔具體工作職責、工作要求和歸檔時間等信息，協助各部門推進歸檔任務的落實。其次是服務各類檔案利用人員，根據檔案利用人員的需求，主動提供解決問題的思路和途徑，特別是對于那些無法提供準確查檔信息的人員，要結合以往工作經驗多方嘗試解決辦法，為查檔人員提供滿意的服務，通過為各部門提供查檔服務樹立檔案人積極主動、熱情周到的職場形象，建立部門間相互支持協作的合作關系，并不斷分析總結檔案利用規律，為優化歸檔管理和深化檔案編研提供參考。再次是服務學校創新發展，把檔案管理與利用作為學校文化建設的陣地和展示學校文化的窗口，為學校教學科研工作創新發展提供信息服務，打造展示平臺。

參考文獻：

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