辦公自動化在文書檔案中的應用研究

危丹妮

【摘 要】辦公自動化作為一種新型的辦公方式，集合了網絡通信技術、計算機技術和新型辦公設備等最新技術發展成果。在文書檔案領域，辦公自動化已經廣泛普及，其給文書檔案管理帶來的不僅僅是存儲方式的變革，更多的是管理手段、管理理念和管理方式上的沖擊。

【關鍵詞】辦公自動化在；文書檔案；應用要點

引言

文書檔案管理是檔案管理工作中的主要因素，它能有效地表達出管理人員的思想。隨著國家不斷地發展與進步，文書檔案管理也隨之不斷地發展與完善。辦公自動化在文書檔案管理的應用中主要是依靠網絡辦公技術和設備對文書檔案的內容進行整理，以此來提高文書檔案管理質量。不過辦公自動化在文書檔案管理的應用中也會出現一系列的問題，因此要加強對文書檔案管理的相關技術設備進行完善，加強文件的保密性，提高文書檔案管理工作的效率。

1文書檔案管理工作中存在的突出問題

1.1對于文書檔案管理工作不夠重視

一直以來，文書檔案管理工作都沒有得到足夠的重視，有些文書檔案管理人員認為檔案管理工作可有可無，并不是單位發展過程中的核心工作，因此在工作中出現散漫的狀態，不認真對待檔案工作的現象也是屢見不鮮。另外，相關單位的領導也存在不重視文書檔案管理工作的現象，甚至一些單位都沒有配備專門從事文書檔案管理工作的人員，而僅僅是一些人兼職，這些人在管理工作中缺乏專業知識，無法進行有效管理。可以說，對于文書檔案管理工作不重視是影響檔案管理辦公自動化應用的重要因素。

1.2檔案管理觀念陳舊，辦公自動化應用程度較低

信息技術的快速發展給許多行業領域帶來了全新的發展契機，文書檔案管理工作也是如此，目前，文書檔案管理自動化已經成為發展的必然趨勢，也是文書檔案管理工作急需解決的重要問題。但是從當前的文書檔案管理工作來看，并不是所有單位都應用了辦公自動化，有些單位還一直沿用傳統的文書檔案管理方式，管理效率較低，并且耗費了大量的人工成本和時間成本，而且在文書檔案管理提檔升級的過程中也無法適應時代發展的趨勢，造成了文書檔案管理水平處于相對滯后的狀態，影響了文書檔案管理的整體工作效率，這是當前文書檔案管理過程中面臨的又一主要問題。

1.3缺乏完善的文書檔案管理辦公自動化機制

在文書檔案管理工作中，由于管理觀念傳統，并且對于檔案工作的重視程度不夠，因此有部分單位尚未制定完善的文書檔案管理工作制度，沒有科學標準的檔案管理工作流程，實際工作中處于較為隨意的狀態。有些單位即使制定了相關管理制度，但是其中絕大部分都是照搬其他單位的條文，沒有結合單位自身的實際特點，缺乏針對性和可操作性，沒有實際指導意義，缺乏完善的文書檔案管理機制，也沒有進行辦公自動化的應用。

2提高文書檔案管理辦公自動化的有效措施

2.1加強對系統自動化外網和內網的合理布局

在辦公自動化網絡安全保護的過程中，內外網有效隔離是最直接、最有效的手段。內外網隔離的具體措施如下：第一，通過路由器過濾掉被屏蔽的IP地址和服務網址，選擇那些可以進入到文檔辦公自動化網絡之中的地址予以放行；第二，引入防火墻隔離防護措施，網絡防火墻自帶的認證機制能夠起到過濾進出網數據、控制進出網絡的訪問行為、記錄防火墻信息活動、檢測和預警網絡攻擊行為的重要作用，這樣可以保證文檔信息的安全，提升網絡文件的保密性，使得檔案管理更具時效。

2.2促使檔案管理人員實現現代化與專業化的有機結合

檔案管理辦公自動化的實現需要檔案管理人員現代化作為堅實的保障。長期以來，傳統檔案管理模式的存在已經固化了檔案管理人員的工作思維和工作方式，導致他們現代化技術水平普遍偏低，甚至出現技術文盲的現象。這些因素使得一些現代化檔案管理設備不能得到充分和完全的利用，文檔信息的辦公自動化更成為天方夜譚。因此，檔案管理人員在科學技術快速發展的時代背景下需要提升自身與時俱進的意識，增強憂患意識，意識到檔案管理工作的時代要求，通過自主學習和接受培訓的形式來提升對當那管理原則、方法、技術和計算機技術、通訊技術的掌握能力，將檔案管理工作和現代化和自動化的辦公環境結合在一起。

2.3技術處理電子檔案

將辦公自動化技術應用到文書檔案中，建立電子檔案，使得檔案數據內容更加準確，實現高效地工作，對電子檔案進行技術處理，當前辦公自動化技術的應用逐漸深入，檔案管理中會出現很多新的資料，實現電子檔案管理是極為必要的，這就需要檔案管理人員科學地研究文件資源。對電子檔案進行技術性的處理，就需要做好接收、處理、儲存等工作，保證文檔內容的真實性，技術處理后，將電子文檔轉變為只讀文件，不能進行修改，使得文件的原始性得以保證，使得電子文檔更加安全、可靠。將電子檔案儲存在計算機中，能夠避免檔案信息丟失，對檔案信息進行備份，加密處理。防止檔案資料丟失或被不法人員盜取。

2.4加強電子檔案存儲設備及網絡的安全性

檔案管理單位應該注重對計算機軟硬件進行定期的檢查、更新、升級以及維修，并科學檢測與維護相關設施。在這個方面，可設立監督專員對存檔文件進行定期更新與備份，提高身份驗證和數字簽名等技術的安全性。另外，可對辦公自動化系統的內外網進行隔離。一方面，可在內部網絡與外部網絡設置物理隔離措施，即采用路由器隔離防護措施，對IP地址進行屏蔽，有選擇性地允許一些地址訪問網絡。另一方面，對內外網絡采取防火墻隔離防護措施，對進出網絡的相關數據進行過濾，并管理相關訪問行為，封堵被禁止的業務，并且記錄通過防火墻進行活動的信息內容，最后檢測網絡攻擊，并進行告警。

2.5積極進行硬件建設，促使硬件環境的改善

文書檔案管理的辦公自動化需要互聯網、計算機和其他數字化設備的支持，這些硬件設備對辦公自動化運行效果有著直接的影響。因此企事業單位需要積極地進行檔案管理硬件設備的升級，不斷地進行管理硬件環境的改善，為工作人員學習現代化信息技術和應用相關軟硬件設施進行檔案管理提供良好的內部環境，最終實現檔案管理技術和管理設備的電子化，在整體上提升檔案管理水平。

2.6健全文書檔案管理的制度

當前社會不斷發展，文書檔案管理工作也呈現出新的特點，要結合文書檔案管理的實際情況，不斷提高文書檔案管理的效率和質量，健全文書檔案管理的制度，使得文書檔案管理工作有科學的制度作保障，實現文書檔案的規范化、標準化管理。由于受到傳統管理理念以及模式的影響，當前的一些文書檔案管理還是分部門管理，不利于文書檔案的整體效果實現，而且部門間缺乏交流合作，文書檔案管理的專業化、統一化也會受到一定的影響，因此必須進一步完善文書檔案管理制度，實現文書檔案的統一管理，使得文書檔案管理滿足現代化的發展需要。

結束語

綜上所述，文書檔案在企業中是必不可少核對資源，所以企業中做好管理文書檔案非常重要，可以進行參考以及利用。由于可以作為歷史憑證，給工作提供參考，對此為了確保資料更為完整更為真實，就需要加強管理工作。可以在管理中，積極地運用自動化辦公技術，不僅提升了工作效率，而且整個服務更為周到，實現了安全傳輸資料的目的。

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（作者單位：廣西壯族自治區亞熱帶作物研究所）