信息化背景下事業單位文書檔案管理工作

黃小茗

摘要：隨著信息技術的不斷發展，信息技術已經被運用到各種不同的領域，并且取得了很好的成效。在如今，我國事業單位的檔案管理工作也充分意識到信息化技術對文書檔案工作的重要性。因此，信息化背景下事業單位文書檔案管理工作成了目前關注和研究的話題。本文主要針對信息化技術的發展背景下，事業單位文書檔案管理工作應該如何提高效率提出分析和看法。

關鍵詞：信息化；事業單位；文書檔案；管理工作

中圖分類號：G275.2 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）012-00-01

文書檔案管理是事業單位的基礎工作之一，它是每個事業單位必不可少的一項工作。如今，信息化技術的出現給事業單位的文書檔案管理工作帶來了很大的沖擊。通過信息化技術的管理可以使文書檔案管理工作更加簡單和完整，因此受到了很多事業單位的青睞。但是目前事業單位的文書檔案信息化管理還存在許多問題，仍然需要我們去研究探討。

一、信息化背景下事業單位文書檔案管理的優勢

在信息技術快速發展的今天，人們越來越重視信息技術的運用。信息技術的應用給傳統的文書檔案管理工作帶來了很多的便利，與傳統的管理工作比較，信息技術的應用顯然更具有很多優勢。

1.完整性

信息化技術因為便捷智能，所以能夠對文件和檔案統一進行管理。另外，因為信息技術具有很強的記憶性，所有檔案的修改都會存有記錄，從而保證了文書檔案管理工作的完整性。

2.提高工作效率

傳統事業單位文書檔案管理都是依靠人工完成的，這種人工管理方法花費的時間比較多，并且效率也比較低，顯然不能夠適應如今時代的變化。在如今的信息化背景下開展文書檔案管理工作，不僅減少了人工數量，因為自動化的管理還減少了時間，提高了管理工作的效率。

3.方便交流和資源共享

只要檔案整理好了，就可以隨時拿來在如今的網絡環境下運用。傳統的單位文書檔案管理工作因為管理有局限，所以當需要檔案資料運用時查找十分的不方便，從而不能實現資源共享。新時期檔案綜合管理系統很好地解決了這一問題，因為系統對所有檔案資料進行了整合，在查找相關檔案時也十分方便，方便了交流和資源的共享。

二、信息化背景下事業單位文書檔案管理存在的問題

1.對于信息化管理認識不足

在事業單位檔案管理工作中，文書檔案管理占據了很大一部分，所以十分的重要。因此，利用信息技術來管理文書檔案，是文書檔案管理工作的重要手段。但是，目前很多事業單位對信息化的檔案管理工作認識不足。造成這個原因大多是因為管理者的管理理念過于陳舊，還依賴于傳統的人工管理，很多管理者沒有正確分析傳統管理工作存在的弊端。所以，依然使用傳統的管理模式進行文書管理工作，這極大地拉低了文書管理工作的效率。由于管理者對信息化管理工作認識不足，所以對信息化管理工作不重視，阻礙了信息化管理檔案工作的發展進程。

2.管理人員信息素養比較低

雖然目前事業單位的文書檔案管理部門都配備了計算機等設備，但是因為管理人員信息素養比較低的原因，造成信息化管理往往只是流于形式。因為很多管理人員受到了傳統觀念的影響，對信息設備了解不足，導致在使用設備時存在許多的問題。特別是在將紙質檔案資料轉換為電子文檔時，很多管理人員覺得比較困難，導致文書檔案管理工作的效率不高。

3.數字化文書檔案保密性低

在處理電子文書檔案的過程中，因為電子文本資料的管理形式比較不固定，所以電子文書檔案的保密工作存在一定的風險。同時，電子檔案很容易遭受黑客的入侵，造成檔案的損失或者更換，從而不能保證檔案的安全、正確性。但是如果為了保證電子文書檔案的安全性，不將檔案共享出來，又會直接影響文書檔案的利用率。

三、信息化背景下事業單位加強文書檔案管理工作的策略

文書檔案管理工作對社會和國家來說都是十分重要的，它是一個社會性和服務性比較強的工作。文書檔案管理工作是檔案管理工作中的重要一項，因此，如何在信息化背景下加強文書檔案管理工作是當前的重要問題。要想在信息化背景下加強文書檔案管理工作，需要從這幾點開始入手。

1.創新管理理念

事業單位文書檔案信息化管理工作，首先要創新管理理念。文書檔案信息化管理工作是根據時代的變化而進行的，因此，事業單位必須跟上時代的步伐，針對信息化管理創新管理理念。首先，應該對文書檔案管理進行正確的認識，此外，還應該深刻認識到信息化管理給文書管理工作帶來的變化，這樣才能意識到信息化管理對文書管理的重要性。其次，事業單位應該加大對文書檔案信息化管理的資金投入，確保信息設備的充足，從而為文書檔案信息化管理工作的開展奠定基礎。

2.制定科學的管理制度

因為事業單位的自身性質，導致文書檔案管理工作方面與企業文書檔案管理工作相比存在很大的差距。因此，針對這種情況，事業單位對文書檔案管理工作必須制定科學的管理制度。只有制定了科學的管理制度，管理人員在工作中才會規范地遵守制度，提高工作效率。此外，對文書檔案管理工作的安全性問題也應該引起重視，減少安全風險。

3.提高管理人員的綜合素質

管理人員是文書檔案管理工作開展的主要核心，其綜合素養對文書檔案管理工作的效率和水平有著重要的影響。隨著信息化的到來，很多管理人員對如今的形勢不能適應，導致無法勝任如今的工作。這時，事業單位應該注重對管理人員綜合素養的提高。事業單位可以對管理人員進行定期的培訓，讓管理人員接觸最新的信息技術和管理理念，這樣才能通過管理人員質素的提高，提升文書檔案管理工作的水平。除此之外，還應該加強管理人員實踐操作的能力，這樣才能保證工作的規范性。總而言之，培訓的方法很多，但是事業單位一定要注重理論和實踐的結合培訓，這樣才能提高管理人員的綜合素質，才能保證文書檔案管理工作效率的提高。

四、結語

隨著信息技術的的不斷發展，信息技術與文書檔案管理工作的結合是必然的趨勢。對此，事業單位應該充分意識到文書檔案信息管理工作的優點，同時也要了解存在的弊端與不足，這樣才能有針對性地提出完善的策略，從而提高事業單位文書檔案管理工作的效率。

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