初探高職學(xué)校檔案管理中電子檔案管理的應(yīng)用

張婷

摘 要： 在信息全球化的背景下，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化逐漸成熟，電子檔案得到廣大高職院校的認(rèn)可和廣泛應(yīng)用。與傳統(tǒng)的檔案相比，電子檔案管理使高職院校人員的工作變得更加方便和快捷，在一定程度上促進(jìn)的高職學(xué)校實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和全面化的管理。為了緊隨時代的步伐，為社會培養(yǎng)能夠出更多技術(shù)型人才，高校一定要實(shí)行電子檔案管理。

關(guān)鍵詞： 高職學(xué)校；電子；檔案管理；應(yīng)用

【中圖分類號】 G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A【文章編號】 2236-1879（2018）14-0280-01

電子檔案管理是一種新型的管理工具，它廣泛應(yīng)用于學(xué)校、辦公和企業(yè)等領(lǐng)域。電子檔案的使用不僅降低了學(xué)校檔案管理的成本，而且提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。在高職學(xué)校中使用電子檔案，有利于更加全面的掌握學(xué)生的信息對于學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行科學(xué)整理，合理評定學(xué)生的獎學(xué)金，減輕相關(guān)工作人員的工作壓力，減少了檔案查找和錄入的時間。

1.高職學(xué)校檔案管理中應(yīng)用電子檔案帶來的優(yōu)勢

1.1科學(xué)合理的配置資源，提升效率。

電子檔案具有方便、高效和快捷等優(yōu)點(diǎn)。高職學(xué)校中學(xué)生的數(shù)量多達(dá)數(shù)萬名，同時還包括學(xué)校的教師和職工等等，如果使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，會耗費(fèi)大量的人力、物力和財力，并且需要很大的空間安放和儲存檔案，極其容易出現(xiàn)檔案丟失的情況。電子檔案避免了傳統(tǒng)檔案的缺點(diǎn)，保證了學(xué)校檔案管理的完整性，提升了檔案管理的工作效率[1]。除此之外，電子檔案充分利用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案查詢工作不再受時間、地點(diǎn)的限制，大大節(jié)省了時間和空間，具有較強(qiáng)的靈活性。在電子檔案的管理方面，僅僅需要一部分人員，改變了傳統(tǒng)的枯燥的工作模式，避免管理人員在工作中出現(xiàn)消極情緒。電子檔案的使用減少了學(xué)校對于檔案管理人員的投入，學(xué)?？梢詫⑹Ｓ嗟娜藛T重新分配到其它部門和崗位上，使資源的分配更加合理化，保證了學(xué)校各個部門發(fā)展的均衡性，促進(jìn)高職學(xué)校整體進(jìn)步。

1.2實(shí)現(xiàn)高效化管理，降低強(qiáng)度。

高職學(xué)校使用電子檔案管理可以將學(xué)生和教師職工的信息統(tǒng)一整理在一起，實(shí)現(xiàn)資源共享，可以清晰的將教師的工作績效呈現(xiàn)出來，將學(xué)生和學(xué)生進(jìn)行直觀的對比，加強(qiáng)學(xué)校對于人才的權(quán)利，促進(jìn)學(xué)校全面發(fā)展。例如，學(xué)校在對學(xué)生進(jìn)行評優(yōu)時，相關(guān)工作人員可以通過電子檔案搜索學(xué)生平時的成績，了解學(xué)生課堂表現(xiàn)，對學(xué)生進(jìn)行一個綜合的評定。電子檔案包含的內(nèi)容很多，有圖片、視頻、音頻還有學(xué)生個人的情況等。為了保證學(xué)生評優(yōu)的公正性和公平性，減少評優(yōu)的時間，檔案管理人員可以進(jìn)行排列比較[2]。除此之外，在整理學(xué)生和教師的電子檔案時，工作人員都是按照一定的順序和規(guī)則進(jìn)行整理的，實(shí)現(xiàn)了檔案和文本的一體化，減輕相關(guān)工作人員的工作壓力，降低了工作強(qiáng)度，使檔案管理人員在較短的時間內(nèi)輕松的完成工作，產(chǎn)生積極樂觀的工作心態(tài)，保證了工作的準(zhǔn)確性，促進(jìn)多項工作的順利開展，豐富了校園活動，促進(jìn)高職學(xué)校綜合實(shí)力的提升。

2.電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用策略

2.1加大電子檔案在高職學(xué)校的管理力度。

學(xué)校小檔案管理人員在錄入學(xué)生和教師的個人信息后一定要加密保存，防止信息被泄露出去。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不同，電子檔案僅僅存儲在一個小小的儲存卡中，這很容易造成儲存卡損壞或者出現(xiàn)信息丟失等等情況，在這方面學(xué)校相關(guān)管理人員一定要高度重視。同時，學(xué)?？梢越⑾嚓P(guān)的制度和行為規(guī)范，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員的工作行為，對于出現(xiàn)失誤的工作人員要加大懲罰力度，避免在檔案管理工作中出現(xiàn)一系列問題。除此之外，高職學(xué)校要安排專業(yè)人員定期維修和修正電子檔案，刪除錯誤的信息，加大存儲空間，保證檔案信息的真實(shí)性。電子檔案管理人員一定要端正工作態(tài)度，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，充分了解和掌握信息錄入的基本流程，對于不同年級，不同專業(yè)的學(xué)生進(jìn)行有效的分類，如實(shí)記錄學(xué)生在校園中的表現(xiàn)和獎罰情況。例如，在電子檔案管理中，管理人員可以針對不同的學(xué)生設(shè)置不同是記號，不同的編號建立不同的文件夾，記錄學(xué)生的表現(xiàn)。這樣學(xué)校在舉辦活動時，可以更加快捷的了解學(xué)生的基本情況，對學(xué)生有一定的了解，為學(xué)生創(chuàng)造一個公平公正的校園氛圍[3]。當(dāng)有人需要查詢檔案信息時，檔案管理人員一定要嚴(yán)格遵守學(xué)校相關(guān)的制度規(guī)定，不能私自將信息泄露出去，不能擅自更改檔案信息，充分發(fā)揮電子檔案在學(xué)校各項工作中的積極作用。

2.2提高對電子檔案的重視程度。

在高職學(xué)校管理中，電子檔案在學(xué)生事務(wù)和人事管理中發(fā)揮著重要作用，因此，學(xué)校管理人員要提高對電子檔案管理的重視程度。首先，學(xué)校管理人員要樹立正確觀念，充分認(rèn)識電子檔案管理的重要意義，使用不同的管理方法，充分發(fā)揮電子檔案的積極作用[4]。呼吁檔案管理人員整齊有序的管理學(xué)生檔案，本著對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，防止出現(xiàn)信息與本人不匹配的現(xiàn)象。其次，相關(guān)工作人員要改變傳統(tǒng)檔案管理的方式，從內(nèi)心認(rèn)可電子檔案，了解電子檔案的優(yōu)勢，熟悉電子檔案的工作流程，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。同時，工作人員要及時更新教師和學(xué)生的個人信息。例如，學(xué)生的學(xué)籍和教職工的崗位發(fā)生變動，一定要及時更新，保證電子檔案的時效性。

2.3提高高職學(xué)校電子檔案管理人員的工作水平。

隨著電子檔案在高職學(xué)校中的應(yīng)用，對于電子檔案管理人員的要求也逐漸提高，相關(guān)工作人員不僅要掌握專業(yè)知識，而且要有較高的電腦操作能力以及嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度。例如，在錄入信息時，相關(guān)工作人員需要錄入大量的信息到電腦中，這不僅在考驗工作人員的實(shí)際動手操作能力，而且在考核他們工作的態(tài)度。電子檔案涉及的范圍較廣，內(nèi)容復(fù)雜，相關(guān)工作人員一定要進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)[5]。因此，學(xué)校可以聘請專業(yè)的講師向他們傳授專業(yè)知識，提升他們工作的效率和質(zhì)量。

結(jié)語：

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時代，電子檔案管理正在逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。電子檔案憑借其省時、高效等優(yōu)點(diǎn)，提升了高職學(xué)校檔案管理的質(zhì)量和效率，促進(jìn)了高職學(xué)校健康、全面、可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3] 陳玄.高職學(xué)校檔案管理中電子檔案管理的應(yīng)用[J].才智，2018（14）：248.

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[5] 張紅.電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].蘭臺世界，2016（12）：65-67.