電力工程檔案管理現(xiàn)狀及完善策略

黃寶丹 張立 夏靜波 胡偉寧 王馳 趙國奇

摘 要：電力工程檔案真實完整地記錄了電力企業(yè)工程建設過程、實體情況和建設質量，是維護企業(yè)合法權益、保證企業(yè)經濟效益并反映企業(yè)歷史真實面貌的一項重要基礎工作，同時也是工程項目投產后進行運行檢修、擴建改建工作的重要材料依據(jù)。在電力工程建設中實時收集整理檔案資料，精確核查工程文件材料，規(guī)范化管理技術檔案，保證企業(yè)檔案資料系統(tǒng)性和完整性，有利于為當前工程建設工作開展各項服務，也有利于為電力企業(yè)工程后續(xù)投產工作做好基礎準備工作。

關鍵詞：電力工程；檔案管理；現(xiàn)狀；完善策略

1 電力工程建設檔案簡述

電力工程建設檔案通過收集、整理工程項目中設計、施工及驗收環(huán)節(jié)的材料信息，包括工程設計圖紙、前期勘測文件資料、技術使用材料、現(xiàn)場監(jiān)管資料等等，最終以文字或圖像的形式保存下來，從而為工程建設提供優(yōu)質服務。作為一項功在當代、利在千秋的工作，電力工程建設檔案管理中涉及內容多，且工作內容貫穿整個工程始末，不僅需要多方參與配合，還需要檔案管理工作人員具有專業(yè)的知識儲備，以嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度從事其中。

在收集管理中，電力工程建設檔案工作開展要遵循其工期、參照其專業(yè)，按部就班對電力項目相關資料進行收集整理。通過對數(shù)據(jù)信息的實時跟進，能夠有效規(guī)避工程項目盲目性，從而提升整個工程管理工作，滿足項目實際需要。同時，為防止工程數(shù)據(jù)檔案遺失，檔案管理人員需要對工程建設重要資料進行備份，從而確保施工項目檔案準確性和全面性，促進后續(xù)相關管理工作如期開展。此外，檔案工作人員要本著認真負責的工作態(tài)度，做好各個階段的數(shù)據(jù)收集整理工作，按照不同工期和專業(yè)將檔案資料進行分類保存、統(tǒng)一管理，從而能夠為電力建設工程項目決策、編報等提供有效信息材料。同時，在企業(yè)經營管理工作出現(xiàn)問題時，工程檔案資料能夠提供一定材料依據(jù)，從而起到提升工程管理水平及項目質量的作用。

2 電力工程檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理工作重視度低

傳統(tǒng)電力工程建設中只注重工程施工相關工作，把工作中心放在工程成本控制、進度及質量上，卻忽略電力建設檔案管理工作，甚至在工程建設中沒有設檔案管理部門，造成檔案數(shù)據(jù)信息材料丟失，從而影響工程進度[1]。同時，由于企業(yè)管理者缺少相關檔案管理意識，造成下屬基層人員思想認識不高，對檔案管理工作不夠重視。在工作中不僅不配合從事人員進行材料交接，甚至對其排斥抵抗，從而影響工程施工進度和質量。

2.2 檔案管理人員職業(yè)素質低

由于電力工程檔案管理部門建設歷史時間較短，其管理人員有的是從其他部門臨時調用過來，大多沒有受過專業(yè)系統(tǒng)培訓，無法將檔案管理工作系統(tǒng)科學、合理有序地展開。同時，由于沒有專業(yè)固定人員從事此專項工作，檔案管理工作相關人員在崗位上從事時間短且其綜合素質不高，不能有效順利開展工作，甚至出現(xiàn)消極懈怠現(xiàn)象。此外，在檔案管理工作中，鑒于環(huán)境等外在因素，檔案管理人員在工作中缺少檢查核對環(huán)節(jié)，無法驗證上報文件材料真實性，甚至導致檔案信息源丟失。

2.3 檔案信息化程度低

在管理工作中，由于上級部門重視度不高，資金不到位等外在因素影響，檔案管理工作數(shù)字化普及率極低。工程材料記錄工作多依賴于紙質文檔，從而給檔案查閱、歸檔等工作造成極大不便。而隨著經濟社會發(fā)展，數(shù)字化、智能化管理系統(tǒng)在工作學習中逐步普及，如電力企業(yè)無法跟上時代發(fā)展的步伐，進行企業(yè)電力工程檔案信息化管理，將會在項目工程工作中形成短板，嚴重制約項目工程開展。

3 電力工程檔案管理工作建議

3.1 加強企業(yè)重視程度

企業(yè)高層管理者應樹立檔案管理意識，重視檔案開發(fā)管理工作。只有通過自上而下地開展工作，才能讓基層人員明確自身責任，讓檔案管理規(guī)范制度落到實處，從而提高檔案管理工作效率。

根據(jù)我國對電力工程企業(yè)檔案管理工作相關法律要求，企業(yè)相關人員應加深有關法律認識，將檔案管理工作融入到企業(yè)管理中，建立健全相關制度規(guī)范。實施責任到人，落實到崗，專項工程專人負責，確保在管理工作中出現(xiàn)問題時，能夠及時找到根源，及時解決，避免出現(xiàn)互相推諉而影響施工效率情況。當然，在制度推行中，施工單位高層人員應向基層人員灌輸積極思想：問責制不是為了限制檔案管理人員工作自由度，而是為了提高檔案管理效率并減輕檔案管理人員工作負擔，從而減少基層人員排斥心理，促進檔案管理制度的有效推行。

3.2 提高管理人員素質

首先，電力企業(yè)在選擇聘用檔案管理人員時，應選擇經過系統(tǒng)培訓的專業(yè)人員，能夠運用專業(yè)理論進行檔案信息篩選歸檔，從而幫助電力企業(yè)單位建立起規(guī)范科學的檔案管理體系。同時，在正式開展工作前，企業(yè)單位還應集合新進人員進行短期崗前培訓，針對本單位具體情況進行系統(tǒng)學習，從而讓檔案管理人員能夠結合實情開展工作，避免出現(xiàn)一刀切解決問題的情況。

其次，在工作管理中，檔案管理部門應定期開展培訓交流會，總結當前檔案管理工作中存在問題并進行有效研討，根據(jù)同期行業(yè)內檔案管理變革發(fā)展提出結合本單位實情提出解決辦法，并形成規(guī)范文件在部門內瀏覽傳達，從而利于檔案管理工作系統(tǒng)性、延續(xù)性。

最后，企業(yè)既可選派優(yōu)秀骨干人員去往其他企業(yè)進行交流學習，從而提高本企業(yè)檔案管理人員專業(yè)技能水平，進一步優(yōu)化檔案管理工作。也可請業(yè)內專業(yè)人士到企業(yè)內部進行指導工作，針對個體情況提出優(yōu)化建議。

3.3 信息化管理電力檔案

信息化建設有利于推動企業(yè)檔案管理工作，促進電力工程有序化發(fā)展。因此，在電力工程建設中，必須要結合現(xiàn)代信息技術，促進電力工程檔案資料管理工作開展。

一方面，在檔案管理中，企業(yè)應建立文檔一體化管理系統(tǒng)，將在工程建設過程中積累整理的資料以電子文檔的形式進行備份記錄，同時附上檔案保存、鑒定、利用和歸檔信息以保證檔案資料完整性。此外電力企業(yè)檔案管理應實時監(jiān)管電子文件信息，確保檔案資料信息真實性和有效性。另一方面，企業(yè)還應加強檔案管理系統(tǒng)安全性，做好保密工作。由于電力工程檔案資料涉及到相關知識產權和商業(yè)機密，因此在管理工作中，電力企業(yè)單位應建立起檔案數(shù)據(jù)一體化管理，將文字圖片信息和視頻等內容都錄入數(shù)據(jù)庫中。在此基礎上建立檔案資源目錄，從而方便使用者進行信息檢索，且利于保護檔案資料信息安全，不易造成信息遺失。

4 結束語

隨著電力體制不斷改革，電力工程檔案信息管理的準確性和完整性日趨重要。作為工程項目的重要組成部分，電力工程檔案不僅記錄了企業(yè)自建業(yè)以來的工程建設成果及榮譽，還記錄了電力工程企業(yè)的發(fā)展歷程，表現(xiàn)出企業(yè)檔案管理水平和企業(yè)施工水平。因此，做好檔案管理工作，是當前工程建設工作中不可忽略的部分，直接影響到電力工程建設完工質量，甚至是企業(yè)經濟效益。

參考文獻：

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